Vad är ett intranät och vilket värde ger det?

Ett intranät är ett privat och internt kommunikationsnätverk som underlättar arbetsprocesser, samarbete, kommunikation, informationslagring och kunskapsdelning mellan anställda, medlemmar i en organisation eller andra som erbjuds tillträde. Moderna intranät använder ofta sociala medier-funktioner som gör det möjligt för användarna att blogga, kommentera, dela, diskutera och interagera med varandra på ett lättsamt och effektivt sätt.

Alla typer av företag, från små och medelstora företag till stora koncerner, använder intranät för att uppfylla en mängd olika krav och resultat. Här är några vanliga användningsområden:

Distribuera nyheter och information om företaget.
Koppla samman medarbetare och bidra till smidig intern kommunikation.
Underlätta en välstrukturerad lagring, åtkomst, sökning och delning av dokument och andra filer.
Göra samarbetet enklare och mer produktivt.
Stärka sammanhållningen i organisationen och öka medarbetarnas engagemang.

I intranätens barndom användes de främst för kommunikation från ledningen och lagring av filer. I dag främjar moderna intranät dubbelriktad kommunikation. Ett väl utformat och använt intranät hjälper organisationer att uppnå företagets vision och mål. De bästa intranäten främjar ett genuint engagemang hos medarbetarna, underlättar en naturlig interaktion mellan ledning och medarbetare samt ökar organisationens produktivitet.

Ett intranät leder till många värdeskapande förbättringar i verksamheten:

Enkel åtkomst till intern information och filer.
Effektiv sammankoppling av medarbetare.
Förbättrad produktivitet.
Stärkt organisatorisk sammanhållning och ökat engagemang.
Bättre internkommunikation och smidigare internt samarbete.
Konsolidering av information, filer, verktyg och samarbeten på en och samma plats.
Effektivare delning av kunskap och kompetens samt bättre innovationskraft.

Det finns i princip tre sätt att bygga ett intranät på:

1. Bygg ett intranät från grunden och hosta det på din lokala server (in-house) eller i molnet (hosting-tjänst online).

2. Skapa ett anpassat intranät med hjälp av standardprogramvara för intranät och hosta det lokalt eller i molnet. Programvaror som Microsoft SharePoint kan antingen licensieras för en lokal installation eller en molnbaserad lösning.

3. Bygg intranätet med hjälp av en standardiserad och paketerad intranet-in-a-box-plattform. Med den här typen av lösning får du de flesta funktioner som din organisation behöver idag och imorgon. Lösningen uppdateras också kontinuerlig av leverantören för att säkerställa dess funktionalitet och att den håller jämna steg med den tekniska utvecklingen.

Omnia har tilldelats ClearBox Consultings "Intranet Choice Award" sju år i rad. I den oberoende rapporten "Intranet and Employee Experience Platforms Report" slår man fast att Omnia levererar heltäckande funktionalitet, imponerande prestanda och en utmärkt användarupplevelse på alla klienter, från mobiler till informationstavlor. För mer information, ladda ned den kostnadsfria rapporten här.

LADDA NER RAPPORTEN

Ett framgångsrikt intranät är en lösning som verkligen stödjer och engagerar hela organisationen. För att få det att hända behöver du veta vad som driver medarbetarna, vilken typ av innehåll de är intresserade av och vilka verktyg och funktioner de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter mer effektivt. Men först och främst måste du ha en strategi på plats, som beskriver varför och hur, innan du påbörjar införandeprojektet. Läs blogginlägget Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 1: Formulera en intranätstrategi.

Här beskrivs de tre viktigaste faktorerna bakom ett framgångsrikt intranät:

1. Gör intranätet till organisationens förstahandsval för kommunikation.

Även om ditt företag har ett intranät fortsätter medarbetarna ofta att använda e-post för att leverera information som bäst lagras och delas via intranätet. Gör ditt intranät till den självklara platsen för intern kommunikation.

2. Fyll intranätet med engagerande och relevant innehåll.

Det är egentligen ganska enkelt att göra intranätet till en honungsfälla för hela organisationen. Fråga bara de anställda vilket innehåll de vill ha. Använd intranätplattformens funktioner för att distribuera personligt anpassat innehåll till användarna (targeting) om organisationen är stor och heterogen. Om plattformen inte erbjuder detta kan ni utveckla det själva. Det är en kritisk funktion i ett intranät som betjänar många användare.

3. Skapa en bra användarupplevelse, navigering och informationsstruktur.

Om intranätet erbjuder en fantastisk användarupplevelse, enkel navigering och en träffsäker och snabb sökmotor kommer det garanterat att bli medarbetarnas förstahandsval. Ett verktyg som de verkligen vill starta arbetsdagen med. I förlängningen kommer det att öka produktiviteten och medarbetarnas engagemang. För att uppnå snabba sökresultat som levererar relevant information och en navigering som snabbt leder användarna rätt krävs en välstrukturerad informationsarkitektur. Att utforma en bra arkitektur är ett av de viktigaste stegen i ett införandeprojekt. Läs mer i blogginlägget Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 2: Strukturera för effektivitet för att lära dig mer om målgruppsanpassning och personalisering.

Lär dig hur Omnia kan hjälpa din organisation att förbättra intern kommunikation, produktivitet och medarbetarnas engagemang.
Under demonstrationen möter du experter med många års erfarenhet som delar med sig av värdefulla insikter.

BOKA DEMO

För att skapa ett modernt och framgångsrikt intranät bör ett antal funktioner inkluderas i lösningen. Några av dessa är:

Lättanvända verktyg för att skapa, publicera och hantera sidor, nyheter, event, blogginlägg och annat innehåll är avgörande för att skapa och administrera ett attraktivt intranät. Administrations- och publiceringsverktygen bör inkludera kraftfulla ägar- och livscykelfunktioner som säkerställer ständigt uppdaterat och relevant innehåll. Med dessa verktyg kan du till exempel se till att inaktuellt innehåll arkiveras automatiskt eller granskas och revideras av dess ägare.

Det är också viktigt att ha stöd för olika åtkomst- och redigeringsbehörigheter. Dessa inställningar styr vem som får göra vad, som att ändra den grafiska layouten, redigera text, menyer och annat innehåll eller bara ha läsbehörighet.

Användar- och målgruppsanpassning (targeting) är helt avgörande om ska du skapa ett intranät som verkligen betyder något för medarbetarna. Om de inte hittar relevant information snabbt och enkelt kommer de att söka andra vägar och tappa intresset för intranätet.

För att driva trafik och engagemang och hjälpa medarbetarna att hitta information och resurser de behöver för att utföra sina arbeten effektivt bör du personalisera användarupplevelsen. Det inkluderar bland annat personlig startsida, prenumerationsbaserad notifieringspanel, användarorienterad navigeringsstruktur, en Mina arbetsuppgifter-sida/-panel och målgruppstyrning för att kunna rikta nyheter, meddelanden, blogginlägg och annat innehåll till rätt användare.

Din intranätplattform integreras antingen med befintliga eller externa fildelningslösningar, som Microsoft OneDrive eller Dropbox, eller så har den inbyggd dokument- och filhantering.

Flera intranätplattformar, inklusive Omnia, erbjuder stöd för effektiv fildelning och dokumenthantering, med funktioner som underlättar skapandet, redigering, strukturering och revision av samt samarbete kring dokument. Ett dokumenthanteringssystem gör det också lättare för användaren att se när och av vem ett dokument har skapats och ändrats. Dubbletter elimineras och alla versioner av ett dokument sparas så att man kan granska dess historia och/eller återskapa en tidigare version. Systemet ger dig också information om var varje dokument lagras. Dokumenthanteringssystem kan även användas för att skapa integrerade ärendehanterings- eller godkännandeprocesser.

Ett medarbetarregister låter användarna söka efter kollegor och kompetenser i hela organisationen. Detta kräver att medarbetarna tillhandahåller omfattande användarprofiler med utbildning, kompetens, certifieringar, erfarenheter, ansvarsområden och roller. Därför är det en bra idé att göra viktiga profilfält obligatoriska.

De flesta användare föredrar att använda sökfunktionen för att hitta information, filer, nyheter och till och med konversationer på intranätet. Det går mycket snabbare än att navigera via menyer och bläddra på sidor för att hitta det du letar efter. Snabbheten beror dock på sökmotorns prestanda och funktionalitet. Sökfilter är ovärderliga och hjälper användarna att hitta samarbetsytor, konversationer och communities.

Den intranätplattform ni väljer bör naturligtvis ge möjlighet att profilera den med organisationens färger, teman, typsnitt och naturligtvis er logotyp. Om intranätet är utformat med ert varumärkes utseende kommer det att få de anställda att känna sig mer hemma och samlade.

Att genomföra regelbundna användar-/medarbetarundersökningar är förmodligen det bästa sättet att ta reda på vad som skapar engagemang och driver trafik på intranätet. Du kan använda undersökningar och omröstningar för att kontrollera organisationens åsikt om något och få människors uppmärksamhet. Använd analyser av undersökningar och enkäter för att mäta resultat och hitta insikter.

Att ha en kalender på startsidan är helt klart en hygienfaktor. Detta gör att du kan marknadsföra viktiga interna och externa event och aktiviteter som produktkampanjer, kickoffer, sport- och fritidsaktiviteter etc.

Den mobila upplevelsen av ett intranät är avgörande för att optimera den interna kommunikationen. På många arbetsplatser kanske medarbetarna inte ens har en dator, utan en smartphone eller surfplatta är kanske den enda digitala kommunikationsenhet som finns tillgänglig. Den mobila upplevelsen är en viktig del av ett välanvänt intranät.

Ett av syftena med ett intranät och hela den digitala arbetsplatsen är att stärka medarbetarnas engagemang och produktivitet genom att ge dem möjlighet att samarbeta på ett enkelt och effektivt sätt. Moderna intranät ger användare möjlighet att arbeta med filer i olika format och applikationer, som till exempel Microsoft 365. Att kunna arbeta och samarbeta med olika filer, utan att behöva lämna intranätet för att starta en extern applikation, gör samarbeten mer effektiva och fokuserade på uppdraget. Detta kräver att intranätplattformen erbjuder bra integrationsmöjligheter med externa tjänster och tredjepartsapplikationer.

Genom att använda mallar kan du också säkerställa att samarbeten inleds, drivs och hanteras på ett effektivt, konsekvent och enhetligt sätt och med rätt applikationer. Det blir också enklare för användarna att starta och hantera samarbeten med hjälp av mallar som innehåller rätt verktyg, resurser och applikationer och steg-för-steg-guider. Många intranätplattformar tillhandahåller också mallar för samarbete i appar som SharePoint, Planner, Teams, Yammer etc.

För att kunna förbättra intranätet över tid behöver du värdeskapande analysverktyg. Använd analysverktygen för att skapa rapporter om användning, föråldrat eller underutnyttjat innehåll, utcheckade sidor, användarmönster osv. Med hjälp av dessa analyser kan du mäta medarbetarnas engagemang på en bred skala eller för ett specifikt blogginlägg, en kampanj eller en nyhet.

En av möjligheterna med ett intranät är att stärka organisationens sammanhållning och vi-känsla. Ett modernt intranät, med sociala medier-funktioner, gör det möjligt för användarna att nätverka och engagera sig i forum och konversationer om verksamhetsförbättringar kan göra stor skillnad. När alla kan kommunicera fritt och enkelt med vem som helst i organisationen, och allas röster och åsikter är lika viktiga, kommer nya synergier och otämjd kreativitet att frigöras samtidigt som medarbetarengagemanget ökar.

Använd verktyg för att skapa och hantera communities och funktioner för sociala medier som att gilla, kommentera och dela en blogg, nyheter och annat innehåll. Använd spelifiering för att öka medarbetarnas engagemang och uppmuntra till kunskapsdelning. Läs blogginlägget Starkare medarbetarengagemang med ett socialt intranät för att lära dig mer.

Ett modernt intranät stödjer flexibelt/hybridarbete och är utformat för öppen, transparent och inkluderande kommunikation och samarbete. Det moderna intranätet står i bjärt kontrast till det traditionella intranätet med toppstyrd kommunikation och hierarkiska informationsstrukturer. Istället är det anpassat för personlig och riktad kommunikation för att göra innehållet mer relevant för användarna. Ett modernt intranät är mer eller mindre synonymt med ett socialt intranät då det är utvecklat för att hjälpa medarbetarna att nätverka, delta i konversationer, dela kunskap och idéer samt engagera sig i verksamhetsförbättringar.

Ett modernt intranät fungerar ofta som ingång till den digitala arbetsplatsen och samlar all information, interna samarbeten, verktyg och andra digitala resurser på ett ställe. Detta hjälper medarbetarna att hitta allt de behöver snabbare, vilket gör dem mer effektiva och produktiva.

Lär dig hur Omnia kan hjälpa din organisation att förbättra intern kommunikation, produktivitet och medarbetarnas engagemang.
Under demonstrationen möter du experter med många års erfarenhet som delar med sig av värdefulla insikter.

BOKA DEMO

Intranätets huvudsakliga syfte är att möjliggöra effektiv, transparent, engagerande och inkluderande kommunikation samt att göra det lättare för medarbetare att samarbeta, hitta och dela information, verktyg, intern kompetens och kunskap. Detta för att öka effektiviteten, flexibiliteten, den organisatoriska sammanhållningen och produktiviteten.

Du är förmodligen väl bekant med webbplatser. Det är en samling webbsidor och annat relaterat innehåll som hålls samman av ett gemensamt domännamn och publiceras på en webbserver. En webbplats på internet är alltid offentlig i den meningen att vem som helst kan komma åt den via internet.

Ett intranät är en webbplats som ligger i ett privat nätverk och som endast är tillgänglig för inloggade användare, t.ex. anställda på ett företag eller i en organisation. På webbplatsen kan användarna söka efter intern information och kollegor, delta i diskussioner, samarbeta i projekt, dela sina tankar och kunskaper med hela organisationen, få tillgång till olika arbetsverktyg och mycket mer.

Ett intranät är den mest effektiva plattformen för internkommunikation och för delning av information, verktyg, kompetens och kunskap. I de flesta organisationer fungerar det också som nav för internt samarbete, vilket möjliggör smidig åtkomst till samarbetsytor, verktyg, arbetsgrupper, filer, projektmallar etc.

Genom att samla all information, dokument, mediefiler, verktyg och andra resurser på en enda plats blir det lättare för användarna att komma åt och hitta allt de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Effekten av att nyheter och all annan information finns på ett ställe, kombinerat med intranätets inneboende transparens, skapar också "en enda version av sanningen". Detta förstärker informationens tillförlitlighet och trovärdighet samt motverkar feltolkningar, falska nyheter och dåliga beslut baserade på felaktig information.

Internet är ett globalt offentligt kommunikationsnätverk, tillgängligt för alla. Ett intranät är ett privat nätverk som endast ger anställda, medlemmar och andra inbjudna åtkomst. Ett intranät kan också köpas och implementeras som en molntjänst, en så kallad Software as a Service (SaaS). Ett extranät liknar ett intranät i den meningen att det är ett kontrollerat privat nätverk som oftast är en delmängd av innehållet och funktionaliteten i organisationens intranät. Skillnaden mellan dem är att medan intranätet omfattar de anställda eller medlemmarna i en organisation, sträcker sig extranätet utåt och erbjuder åtkomst till partners, leverantörer, kunder och andra externa användare.

Internet ägs och kontrolleras inte av någon. Istället samarbetar regeringar, företag och organisationer som Internet Governance Forum (IGF), Internet Society (ISOC) och Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) om det grundläggande ram- och regelverket för internet. Detta inkluderar till exempel tilldelning av IP-adressutrymme, tilldelning av protokollparametrar, hantering av domännamnssystem (DNS) etc. Allt detta är nödvändigt för att säkerställa internets stabilitet, drift och säkerhet.

Prefixet "intra" i "intranät" är latin för "inuti" eller "inom". Eftersom internet och ett intranät fungerar ungefär likadant kan man säga att ett intranät är en miniatyrversion av internet inom ett privat nätverk. Det kan vara ett nätverk som ägs av en organisation, ett företag, en kommun, en skola etc. Både intranät och internet använder kommunikationsstandarden TCP/IP för att koppla värdar till användare i ett nätverk. De använder också webbsidor för att distribuera och presentera texter, bilder, videor, formulär och filer att ladda ner samt skript att köra och interagera med (som chattar).

En webbplats på internet körs normalt på en webbserver som tillåter publik åtkomst, vilket innebär att vem som helst i världen kan surfa på den. Ett intranät kan antingen vara molnbaserat eller lokalbaserat, vilket innebär att den är installerad på lokal webbserver hos företaget eller organisationen. Båda lösningarna har dock begränsad användaråtkomst, till exempel att endast företagets anställda kan logga in. Ett molnbaserat intranät är lite lättare att komma åt när du är borta från kontoret, eftersom det kan nås som vilken annan webbplats som helst på internet (även om du måste logga in på sidan med olika säkerhets- eller autentiseringslösningar). Många organisationer och företag gör också sina lokala intranät tillgängliga för användarna via internet med hjälp av så kallade VPN, Virtual Private Networks.

Intranät som saknar stöd för interaktion, kunskapsdelning och kommunikation mellan användarna är inte sociala. Dessa icke-sociala intranäts huvudsakliga syfte är att kanalisera information och nyheter uppifrån och ned och att göra intern information och resurser mer tillgängliga. Ett socialt intranät uppmuntrar medarbetarna att engagera sig i konversationer, förbättringsprojekt, kunskapsdelning och idéutveckling med mera och att utöka och stärka sina relationer inom organisationen. Läs blogginlägget Starkare medarbetarengagemang med ett socialt intranät för att lära dig mer om det sociala intranätets egenskaper och fördelar.

Praktiskt taget alla system kan utsättas för angrepp och ”hackas”. Intranät utgör inget undantag. Vissa företag och organisationer väljer att installera sina intranät lokalt av just den anledningen. Men även om ett intranät körs på lokala servrar, utan möjlighet till inloggning/åtkomst via internet, kan det utsättas för hackerattacker och skadlig programvara. Dålig/farlig kod kan installeras på de lokala servrarna via till exempel en USB-sticka som en medarbetare eller utomstående för in i en dator på nätverket. Och eftersom användarna använder e-post och surfar på internet finns det gott om tillfällen för hackare och kriminella att locka dem att klicka på skadliga länkar eller ladda ner infekterade filer.

Men det finns ingen anledning att få panik! Med robusta brandväggar och virusskydd, en genomtänkt policy för lösenord och autentisering (helst multifaktorautentisering), strikta regler om vad användarna får göra på sina datorer och i nätverket och säkerställa att alla applikationer hålls uppdaterade kan hackare motas i grind. Ett starkt IT-försvar är byggt i flera lager och ju mer värdefulla tillgångar du vill skydda, desto fler lager behöver du runt dem.

Omnia är en modern och flexibel Microsoft 365- och SharePoint-baserad samt paketerad intranet-in-a-box-lösning. Plattformen inkluderar spetsteknologi för kommunikation, samarbete och systemadministration som hjälper företag och organisationer att förbättra intern kommunikation, samarbete och kunskapsdelning.

Den prisbelönta intranätplattformen Omnia erbjuder hög prestanda och en intuitiv, personlig och uppgiftsorienterad användarupplevelse på alla typer av enheter. Med komplett intranätfunktionalitet tillgodoses både enkla och komplexa publiceringsscenarier samtidigt som det är enkelt att hålla användarna informerade om det senaste och säkerställa att innehållet aldrig blir gammalt eller inkorrekt. Omnia erbjuder verktyg för riktad och målgruppsanpassad kommunikation, strömlinjeformat samarbete och avancerad sökning med träffsäkra resultat. Funktioner som minskar tiden användarna lägger på att söka information och som hjälper dem att samarbeta och utföra sina arbetsuppgifter mer effektivt. Plattformen innehåller även funktionalitet och stöd, inklusive ett avancerat processvisualiseringsverktyg (Process Viewer), för skapande av dokumenthantering och kvalitetsledningssystem.

Omnias kraftfulla sociala medier-funktioner, som till exempel mallar och guider för att enkelt skapa samarbetsforum, hjälper organisationer att stärka sammanhållningen samt öka kunskapsdelningen och medarbetarengagemanget. Med en väl utvecklad integrationsportfölj möjliggörs också smidig integration med interna och externa applikationer, vilket skapar en enhetlig användarupplevelse.

Med Omnia kan ett företag eller en organisation konsolidera och integrera hela informationsarkivet samt alla dokument, processer, samarbeten och verktyg på ett ställe. Detta kommer att göra all information och andra interna resurser tillgängliga via en gemensam accesspunkt och förse organisationen med en "enda version av sanningen". I förlängningen leder det till stärkt produktivitet och engagemang. Plattformen erbjuder också unika möjligheter för framtida anpassning och utveckling i takt med att era behov utvecklas.

Vill du stärka dina medarbetares engagemang men vet inte var du ska börja? Vill du veta mer om Omnia eller boka en produktdemo? Kontakta oss, vi finns här för att hjälpa dig!

Vad är ett intranät och hur kan det vara till nytta för din organisation?

Innehåll