Anpassa den digitala arbetsplatsen för effektivt hybridarbete

I kölvattnet på pandemin funderar många företag och organisationer på om och hur deras arbetsplatser ska förändras. Efter 1,5 år med övervägande hem- och distansarbete är det mycket som förändrats vad gäller arbetssätt, behov och krav på arbetsplatsen. Inte minst hamnar den digitala arbetsplatsens funktion, innehåll och utformning i nytt ljus när många återvänder till sina fysiska arbetsplatser. Hur kan den anpassas för optimalt hybridarbete?

När nu möjligheten att återvända till den fysiska arbetsplatsen öppnats för de flesta, som under pandemin arbetat hemifrån, är det i många fall en ny arbetsplats de möter. Ny i den bemärkelsen att många verksamheter insett kraften i och fördelarna med distansarbete och som därför uppmuntrar medarbetarna att fortsätta arbeta hemifrån även efter pandemin. Med allt från ökad frihet och livsbalans för individen, minskad resursförbrukning, färre transporter och ökad effektivitet är fördelarna med distansarbete vid det här laget uppenbara och väl kända för alla. Enligt nyhetstjänsten Bloomberg visar en amerikansk studie med 30 000 respondenter att distans- och hybridarbete efter Covid-19 leder till en ökad produktivitet med minst 5 %.

De flesta verksamheter som uppmuntrar fortsatt distansarbete anser dock att en del tid bör avsättas för fysiska möten och arbete på kontoret. Trots den digitala arbetsplatsens förmåga att skapa levande och naturliga möten gör de fysiska mer för gemenskapen och företagskulturen. Ett vanligt hybridmönster är idag 2-3 dagar i veckan på kontoret och resten hemma på många arbetsplatser. Vilken modell som är den bästa för både anställda och verksamhet lär den närmaste tiden utvisa. Gemensamt för alla verksamheter, som normaliserar hybridarbete, är att både den fysiska och digitala arbetsplatsen behöver anpassas för att bättre stödja det nya sättet att arbeta.

Några av de viktigaste stödfunktionerna för ett framgångsrikt hybridarbete, som du bör se över och eventuellt stärka i den digitala arbetsplatsen, är:

• Verktyg och processer för ett hybridanpassat ledarskap.
• Lösningar för effektiva och inkluderande hybridmöten.
• Systemstöd för god hälsa och medarbetarupplevelse.
• Applikationer som stöder och stärker kreativitet och innovationskraft.
• Mobilanpassat användargränssnitt för alla typer av enheter, via responsiv design eller app.

 

Ledarskap i den hybrida arbetsplatsen

Enligt Gartner kommer 51 % av världens kunskapsarbetare att jobba på distans före slutet av 2021, vilket är en uppgång med 89 % från 2019 (27 %). Gartner konstaterar också att 75 % av kunskapsarbetarna förväntar sig ännu bättre distans- och flexmöjligheter och att 39 % skulle söka ett nytt jobb om de tvingas tillbaka till kontoret på heltid. Bilden är densamma i liknande undersökningar världen över. Arbetstagarna ställer helt nya krav på arbetsplatsen och vill i allt större utsträckning arbeta flexibelt och virtuellt. Det innebär också att ledarskapet behöver förändras.

Till exempel måste större fokus läggas på att stimulera innovation och engagemang samt motverka alienation och exkludering. Om inte nya hybridanpassade ledarprocesser införs är det exempelvis lätt hänt att ledare fokuserar på dem som fysiskt finns i närheten och glömmer bort de som för tillfället arbetar på distans.

Ett framgångsrikt ledarskap i den hybrida arbetsplatsen kräver system och processer som stöttar, utvecklar och inkluderar medarbetarna oavsett var de befinner sig. Läs bloggposten Nytt ledarskap i den hybrida arbetsplatsen för råd och tips på vad man ska tänka på som ledare i den hybrida arbetsmiljön.

Förutsättningar för effektiva hybridmöten

Ett lyckat hybridmöte kräver att alla hör och ser varandra tydligt, att alla känner sig delaktiga och att tekniken fungerar. Ett annat grundkrav är att ni använder en lösning, som Teams eller Zoom, med rik mötesfunktionalitet som chat, whiteboard, inspelning, anteckningar, begära ordet-funktion etc. Dessutom måste det vara en applikation som alla deltagare är vana vid och vet hur den fungerar.

Den stora skillnaden mellan ett hybridmöte och ett renodlat online-möte är att de som deltar på distans riskerar att bli eller känna sig exkluderade. Det finns också risk att kreativiteten dämpas av att distansdeltagarna håller tillbaka tankar och idéer. För de flesta människor är det enklare att vara spontan och ta plats i det fysiska rummet.

För att stimulera inkludering och kreativitet tänk på att:

• Skapa förutsättningar så att alla deltar på samma villkor, oavsett hur de deltar. Se därför till att alla syns och hörs tydligt, dvs. att kamera och mikrofon fångar även de fysiska deltagarna. Att vi ser varandra i bild betyder mycket för samhörigheten, förtroendet och kreativiteten. När något ska ritas upp, använd då den digitala whiteboarden, inte tavlan på väggen. Använd chat- och anteckningsfunktionen så mycket som möjligt för att dels dokumentera allt som sägs och beslutas, dels underlätta för distansdeltagarna att hänga med.
  
  
• Ge alla samma möjligheter att förbereda sig inför mötet och att påverka agendan. Skapa därför en bokningsrutin där agendan alltid inkluderas i inbjudan och lägg inte till nya mötespunkter, som ni på kontoret pratat om, strax innan mötet startar.
  
  
• Fördela ordet så jämnt som möjligt. Starta alltid mötet med att berätta hur man begär ordet och använd applikationens begär ordet-funktion. Ha som mål att alla deltagare ska bidra med något. Det kan räcka med att mötets ordförande frågar dem som varit tysta om de vill tillägga något innan mötet avslutas. Det kan vända känslan av exkludering till inkludering.

 

Digitala stöd för god hälsa och medarbetarupplevelse

Även om det mesta pekar på att hybridarbete generellt leder till en bättre medarbetarupplevelse, så finns det skäl att vaksam och aktivt bidra till bättre trivsel, livsbalans och hälsa. Som nämnts i avsnittet Ledarskap i den hybrida arbetsplatsen ovan ökar till exempel risken för alienation i en hybrid miljö. Dessutom finns en ökad risk för utbrändhet om medarbetare har svårt att sätta tydliga gränser mellan arbete och fritid eller känner att de måste överprestera när de inte är på kontoret. Omnia och jämförbara intranätplattformar erbjuder smarta enkätlösningar och frågeverktyg för att skapa trivsel- och hälsoundersökningar. Det finns också många dedikerade applikationer, som till exempel Microsoft Viva Insights, för bättre medarbetarupplevelse och hälsa. Läs bloggposten Omnia och Microsoft Viva i samklang för att se hur Omnia och Viva fungerar tillsammans.

Stimulera hög innovationstakt i en hybrid miljö

Det finns många teorier om de bästa förutsättningarna för innovation och nytänkande. Många ledare anser att innovationer göds bäst genom fysiska möten. I vissa verksamheter är det säkert så, men undersökningar visar också att en god innovationskraft kan med rätt ledning och metodik uppnås i en hybrid miljö. Läs bloggposten Vässa kreativiteten via intranätet om hur kreativiteten kan stimuleras.