Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 5: Var intuitiv

Ingen digital arbetsplats har en chans att lyckas om den inte ger medarbetarna en bra användarupplevelse. Det gäller att skapa en intuitiv, personligt anpassad och uppgiftsorienterad upplevelse som gör arbetet enklare och roligare om den digitala arbetsplatsen ska leverera fullt ut.

I denna femte bloggpost i temat hur du skapar en framgångsrik digital arbetsplats diskuterar vi hur du formar en digital arbetsplats som användarna snabbt känner sig hemma och produktiva i.

Om du inte läst de tidigare bloggposterna i denna serie så hittar du dem här:

Här går vi bland annat igenom:

Grundregler för att skapa en bra användarupplevelse.
Hur du bygger en digital arbetsplats som medarbetarna snabbt kommer in i, förstår, hittar det de söker och blir produktiva i.
Vad DEX-verktyg och -metoder är och hur du kan använda dem för att förbättra användarupplevelsen.
Hur du skapar en digital miljö där användarna känner sig hemma och vill vara.
Hur du säkerställer en användarupplevelse i världsklass över tid.

Byggstenar för en bra användarupplevelse

Om du googlar på UX, UI och interaktionsdesign kommer du att få mängder med tips och åsikter om vad som utgör ett bra gränssnitt och vad som lägger grunden för en bra användarupplevelse. De flesta av dessa råd baseras dock på en över trettio år gammal rekommendation framtagen av interaktionskonsulterna Jakob Nielsen och Rolf Molich, vilken refereras till som Nielsen's heuristics.

Med utgångspunkt från Nielsens kriterier och med fokus på användarnyttan kan en grovt förenklad lista över grundreglerna för bra interaktions- och användardesign se ut så här:

Sätt användaren först. Involvera dem från start och lägg frikostigt med tid på att analysera befintliga och framtida behov, processer och vanor. Skapa personas för alla typer av användare och mappa dessa mot den tekniska lösningen. Låt verkliga användare testa lösningen successivt genom hela design- och utvecklingsprocessen.
Optimera användbarheten. Användbarhet kan delas upp i två egenskaper: nytta och upplevelse. Användarnyttan avser i vilken grad användaren kan nyttja ett system för att uppnå avsedda mål på ett effektivt sätt. Användarupplevelsen handlar om hur pass behaglig, begriplig och lättanvänd lösningen är. Förenklat uttryckt uppnås hög användarbarhet genom användarorienterade funktioner, gränssnitt och innehåll. I praktiken innebär det att:
1. Innehållet ska vara relevant, dvs. att information, nyheter, dokument och media är intressant eller av nytta för användaren.
2. Funktioner och verktyg ska vara anpassade för användaren så att personen snabbt hittar information och kan uppnå sina mål och/eller utföra sina arbetsuppgifter.
3. Gränssnittet ska vara så intuitivt som möjligt så att användaren förstår hur allt fungerar, utan att behöva ta reda på det eller gå en utbildning först.
Var konsekvent och följ standarder. Det ska vara så enkelt som möjligt för användaren att känna igen och förstå symboler, objekt, situationer och valmöjligheter. Användaren ska inte behöva leta och försöka minnas, utan istället intuitivt förstå och agera genom igenkänning.
Ge användaren maximal kontroll och stöd. Det ska vara enkelt för användaren att avbryta, ångra och/eller återställa ett kommando eller en åtgärd. Lösningen bör också innehålla rikligt med hjälpinformation, FAQ:s och självhjälpsinstruktioner.
Visuell hierarki och minimalism. Genom att arbeta med grafiska element, menyer, färger, bilder och textformatering i hierarkisk ordning hjälper du användaren att navigera, filtrera och hitta det som är relevant.
Säkerställ hög tillgänglighet. Tillgänglighet syftar på en lösnings accesspunkter, snabbhet/svarstider, responsivitet, driftsäkerhet, redundans samt hjälpfunktioner för användare med funktionshinder. Då mobila enheter i allt större utsträckning utgör det främsta kommunikations- och arbetsverktyget idag är det mer eller mindre en hygienfaktor att mobilanpassa den digitala arbetsplatsen. Att integrera olika applikationer med varandra, till exempel Teams med intranätet, ökar också tillgängligheten och förenklar användandet. Läs mer om detta i bloggposten Teams och intranätet i perfekt harmoni.

För en mer utförlig beskrivning av byggstenarna ovan läs bloggposten Sex grundregler för att skapa en bra användarupplevelse.

Håll koll på användarupplevelsen med DEX

DEX är en förkortning av Digital Employee Experience och beskriver vilken inverkan en arbetsgivares teknik har på den anställde. Det finns en mängd DEX-baserade metoder och verktyg som du kan använda för att mäta er organisations DEX och identifiera förbättringsområden. Om er digitala arbetsplats inte levererar förväntade resultat kommer troligen en DEX-undersökning att ge er svaren.

Förenklat består en DEX-lösning av två delar. Dels samlar den in användardata för de applikationer, nätverkssystem och hårdvaruenheter som DEX-verktyget konfigurerats för att följa. Det handlar bland annat om en applikations prestanda över tid, eventuella driftstörningar och användarmönster. Dels inhämtar den data om hur användarna upplever de digitala lösningarna genom återkommande undersökningar. Läs mer om DEX i bloggposten Optimera användarupplevelsen och befolka intranätet med DEX.

Skapa arbetsplatsen alla vill vara på…

En populär arbetsplats är där alla känner sig inkluderade, respekterade och uppskattade och där miljön, verktygen och processerna är anpassade för att de ska trivas och kunna arbeta effektivt. Det är ingen skillnad på den fysiska och den digitala arbetsplatsen i det här avseendet. Om intranätet utgör eller används som påfart till hela den digitala arbetsplatsen är det relativt enkelt att skapa en inkluderande, lätthanterlig och personligt anpassad arbetsplats.

Några av de viktigaste åtgärderna är att:

Bygga in strukturer för transparens, gemenskap och återkoppling. Det är viktigt att tänka igenom vilken information som är för alla och vilken som bör riktas (läs om targeting nedan). För att skapa strukturer som ökar gemenskapen och engagemanget genom bland annat delaktighet och återkoppling kan du läsa bloggposten Ladda organisationen via intranätet.
Optimera navigeringen och sökbarheten som gör det enkelt att hitta nyheter, dokument, verktyg, människor, projekt, processer och information om den egna anställningen.
Skapa en personlig och uppgiftsorienterad användarupplevelse så att användaren snabbt kommer åt sina arbetsuppgifter, samarbeten, filer med mera och känner att innehållet är relevant. För att uppnå detta måste användarnas profiler göras så detaljerade och fylliga som möjligt. Detta ger redaktörerna möjlighet att rikta information till rätt mottagare (targeting).
Hjälpa användarna att hjälpa sig själva. Var generös med mallar, steg-för-steg-guider, videos, FAQ:s, wikis och kunskapsforum där medarbetarna kan dela kunskap och hjälpa varandra. Det gäller allt från att visa hur man gör en sjukanmälan till tekniska instruktioner om ett särskilt program.
Inrätta virtuella fikarum. I hybridbaserade och helt virtuella verksamheter är det bra att skapa informella mötesplatser för medarbetarna. Under pandemin blev det tydligt för de flesta organisationer hur viktigt det är för sammanhållningen och engagemanget att medarbetarna träffas under mer informella former.

För mer information och en djupare beskrivning av ovanstående rekommendationer läs bloggposten En digital arbetsplats ingen vill lämna.

…för alltid.

För att säkerställa att den digitala arbetsplatsen lever upp till organisationens krav och förväntningar över tid måste du betrakta den som ett ständigt pågående utvecklingsprojekt.

Med DEX-verktyg kan uppföljningen av medarbetarnas upplevelse av och nöjdhet med den digitala arbetsplatsen, liksom korrigerande åtgärder, till stor del automatiseras. Även intranätet kan konfigureras så att allt innehåll, alla sidor, forum med mera mäts och analyseras. Genom att till exempel studera besöksfrekvensen, gillamarkeringar och kommentarer går det lätt att se vilken typ av blogginnehåll som uppskattas och anpassa innehållet därefter.

De flesta intranätplattformar har inbyggda förvaltningslösningar som gör det enkelt att följa och analysera innehållets popularitet och användarnas beteenden och preferenser. Till exempel har Omnia kraftfulla förvaltnings- och livscykelverktyg för analysera användandet på intranätet och att hålla innehållet fräscht och uppdaterat. Läs mer >>

Mer information

Lär dig mer om hur du skapar en framgångsrik och effektiv digital arbetsplats genom att ladda ned vårt whitepaper Så kan du skapa en bättre digital arbetsplats. Du kan också delta i vårt webbinarium Så skapar du en modern digital arbetsplats.