Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 1: Formulera en strategi

Innan du kavlar upp ärmarna och börjar bygga en digital arbetsplats är det klokt att lägga lite tid på planering. Det lönar sig i längden. Vill du skapa en framgångsrik och hållbar digital arbetsplats bör du formulera en strategi som väger in alla befintliga och framtida behov, aspekter och scenarier.

I denna första bloggpost på temat hur du skapar en framgångsrik digital arbetsplats ger vi dig råd och tips kring den inledande fasen i projektet och vad du måste tänka på när du utformar en strategi.

Vad är målsättningen med digitaliseringen?

För att kunna skapa en bra strategi måste du veta varför ni ska bygga. Är det för att öka produktiviteten, vässa effektiviteten och det interna samarbetet eller skapa ökad flexibilitet? Eller finns det andra skäl?

Är det huvudsakliga syftet att skapa en arbetsplats som underlättar ett flexibelt och rörligt arbete så är den mobila upplevelsen helt avgörande vid val av plattform, gränssnitt och funktionalitet. Handlar det istället främst om att effektivisera det interna samarbetet är det samarbets-, kommunikations- och projektverktygen ni ska fokusera på och skapa de bästa förutsättningar för.

Att bygga en digital arbetsplats utan en långsiktig plan för vad den ska uppnå blir sällan en bra arbetsplats. Risken är då att användarna uteblir och följaktligen de önskvärda effekterna.

Vilka tjänster och verktyg ska arbetsplatsen erbjuda?

Det som främst utgör den digitala arbetsplatsen är dess tjänster och verktyg. Om den är synonym med intranätet brukar den normalt innehålla bland annat nyhets- och publiceringstjänster, medarbetarprofiler, söktjänster samt kontors-, kommunikations- och samarbetsverktyg.

För att välja rätt plattform behöver du undersöka dess kompabilitet med de tjänster och verktyg som ni vill integrera, men även systemets anpassningsbarhet, kapacitet och utvecklingstakt. Tänk på att bygga för framtiden och inte bara för att tillgodose dagens behov. Då behövs en plattform som lever i harmoni med omvärldens IT-utveckling och dynamiska användarbehov.

En plattform som har ett öppet ramverk, med kraftfulla API:er, och som följer teknik- och användartrenderna är oftast att föredra. Då slipper ni bland annat skapa egna kostsamma lösningar och bryggor till nya tjänster och verktyg som era användare kräver. Ni vill säkert också ha en plattform som det är enkelt att göra egna anpassningar i, om det skulle behövas för en speciell funktion som standardlösningen inte erbjuder. Vad gäller kapaciteten behöver det kanske inte ens påpekas att ju snabbare, stabilare och säkrare plattformen kan ladda och stödja era tjänster och verktyg desto effektivare blir organisationen.

Fundera också på vilka av era befintliga verktyg, tjänster och processer som ska följa med in i den nya digitala arbetsplatsen. Det kan vara ett bra tillfälle att se över och kanske byta ut eller förändra nuvarande lösningar och processer för att skapa en mer effektiv och användarorienterad arbetsplats.

Om ni till exempel har eller funderar på att växla till Office 365 är det klokt att undersöka hur denna och besläktade applikationer som Microsoft SharePoint, Teams, Planner och Stream kan införlivas. Ni kanske också använder eller planerar att införa externa webbtjänster som Trello, Yammer, Slack, Facebook Workplace med flera. Ta då reda på om det finns färdiga anslutningar till dessa, så att de snabbt kan sättas i händerna på medarbetarna när dörren till den nya arbetsplatsen öppnas.

Vem ska göra vad?

Visst låter det lockande med fri publicering och att alla får göra vad de vill på arbetsplatsen, men det kan få tråkiga konsekvenser. Känslig information kan hamna i orätta händer och okontrollerad publicering kan dränka de viktiga budskapen. För ordning och kontroll är det därför viktigt att arbetsplatsen erbjuder stöd för rollbaserade och åtkomstbegränsade funktioner. Det kan till exempel vara begränsningar i möjligheten att publicera information, nyheter och dokument eller att viss information och särskilda verktyg och forum endast ska vara tillgängliga för vissa användare.

Rollbaserad åtkomstkontroll går också hand i hand med uppgiftsorienterad navigering, det vill säga att navigeringen kan struktureras utifrån användarnas roller och arbetsuppgifter. Detta skapar mycket effektiva arbetsplatser eftersom det hjälper användarna att snabbt hitta det de behöver.

Fundera därför på hur den digitala arbetsplatsens information och resurser kan struktureras utifrån användarnas roller, uppgifter och informationsbehov.

Undvik växtvärk och språkbarriärer

Även om ni idag använder ett gemensamt språk i organisationen kommer det kanske inte alltid vara så. Verksamheter expanderar och utvecklas, förvärvar och slås samman. Om några år kanske ni har ett dotterbolag på andra sidan jorden. Tänk noga efter om möjligheten finns att den digitala arbetsplatsen behöver stödja flera språk och planera i så fall för det redan nu så att basstrukturen är förberedd för flerspråkighet. Det blir alltid dyrare och mer komplicerat att göra det i efterhand.

I likhet med flerspråksstöd behöver kanske arbetsplatsen också anpassas eller förberedas för en organisation med heterogen bolagsstruktur samt många olika varumärken och erbjudanden. Det kan kräva en separerad informationsstruktur, med olika instanser av arbetsplatsen där bara viss information och vissa resurser delas. Hur ska då lokal respektive global information hanteras?

Er digitala arbetsplats kommer också att växa snabbt med en konstant ström av bland annat nya webbsidor, dokument, inlägg, applikationer, arbetsgrupper och externa tjänster. För att den inte ska drabbas av växtvärk måste ni utforma en noga genomtänkt underhålls- och förvaltningsplan innan arbetsplatsen invigs. Med kraftfulla och standardiserade förvaltningsverktyg blir det enklare att hålla arbetsplatsen slank, uppdaterad, framtidsorienterad och effektiv.

Avslutningsvis, glöm inte bort att räkna efter först, innan byggnadsprojektet sparkas igång. När ovanstående frågetecken är uträtade kan du skapa ett business case där både utvecklings- och förvaltningskostnader samt förväntade effektiviseringsvinster vägs in.

Checklista

Så här skapar du en strategi för en framgångsrik digital arbetsplats:

1. Kartlägg verksamhetens behov samt informations- och organisationsstruktur, idag och imorgon.

2. Formulera mål och syfte med den digitala arbetsplatsen.

3. Ange hur målen ska förverkligas genom de tjänster, verktyg och processer som arbetsplatsen ska innehålla.

4. Skapa nyckeltal och rutiner samt utse ansvariga för att mäta arbetsplatsens framgång.

5. Välj plattform utifrån fastställda användar- och strukturbehov, mål, tjänster, verktyg och framtida scenarier.

6. Upprätta en underhålls- och förvaltningsplan.

7. Ta fram ett business case för att analysera investeringens långsiktiga effekter.

8. Skapa en implementations- och utrullningsplan där lösningsområdena prioriteras.

Håll utkik efter nästa del i denna bloggserie, där vi diskuterar hur du kan strukturera den digitala arbetsplatsen för ökad effektivitet!

Här hittar du övriga bloggposter i denna serie:

• Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 2: Strukturera för effektivitet
• Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 3: Stimulera kunskapsöverföring
• Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 4: Förenkla internt samarbete