Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 2: Strukturera för effektivitet

När en digital arbetsplats byggs upp är det viktigt att ha en plan för hur produktiviteten kan optimeras. Det handlar bland annat om att skapa strukturer som underlättar kommunikation, processer, informationssökning, navigering, dokumenthantering och samarbete. Men också om incitamentsdrivande strukturer som ökar engagemanget, innovationskraften och arbetsglädjen.

I denna andra bloggpost i temat hur du skapar en framgångsrik digital arbetsplats ger vi dig råd och tips om hur du skapar en struktur som effektiviserar arbetet och optimerar produktiviteten.

Om du inte läst den första bloggposten i denna serie, som behandlar den inledande fasen i byggandet av den digitala arbetsplatsen, hittar du den här: Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 1: Formulera en strategi.

Var personlig

Individanpassning är tveklöst den viktigaste egenskapen hos den digitala arbetsplatsen för att uppnå optimal effektivitet och produktivitet. Med ett användarorienterat och personligt gränssnitt hittar medarbetarna verktyg och information enklare och snabbare. Samtidigt stimuleras samarbete, engagemang och nytänkande genom en positiv användarupplevelse.

Det finns många möjligheter till individanpassning, med allt från personligt anpassade startsidor och navigationsgränssnitt till målgruppsanpassat innehåll och rollbaserade åtkomstfunktioner. Den gemensamma nämnaren för alla dessa funktioner och möjligheter är användarens befattning, ansvar och arbetsuppgifter. Med andra ord ska du utgå från medarbetarnas roller och behov av att lösa sina arbetsuppgifter när du skapar den digitala arbetsplatsens gränssnitt och informationsstruktur.

Forma en personlig, effektiv och träffsäker digital arbetsplats så här:

Skapa roll- och uppgiftsorienterade startsidor, menyer och navigationsfunktioner. I Omnia och liknande intranätplattformar kan du skapa personliga startsidor med till exempel listor av dokument, arbetsuppgifter och länkar till verktyg och information. I Omnia kallas funktionen och modulerna för Rollups. Du kan också konfigurera menyer och notifieringspanel för olika arbetsroller så att användarna snabbt kommer åt relevanta nyheter och de dokument, projekt, arbetsgrupper och forum som de är involverade i.
Målgruppsanpassa innehåll som nyheter, sidor, länkar och dokument. Genom att tagga innehåll, som till exempel bloggposter och dokument, med en eller flera arbetsroller kan du styra det till visa målgrupper. I Omnia kallas funktionen för Targeting. Här gäller det också att ha en bra och väl genomtänkt struktur för organisationens olika roller. Ni kan definiera roller efter ansvar och befattningar, som till exempel projektledare och linjechefer, men också utifrån kompetens- och intresseområden.
Konfigurera åtkomststyrda anpassningar och begränsningar till innehåll, forum och verktyg. Du kan konfigurera åtkomsten till olika resurser på arbetsplatsen så att bara vissa arbetsroller får tillgång till dem. Det kan till exempel vara särskilda verktyg, forum, dokument och sidor som du vill begränsa åtkomsten till. Förutom att det kan vara bra av säkerhetsskäl att göra det, underlättar det också navigationen för användarna eftersom bara de resurser som de har tillgång till visas i deras navigationsvyer.
Strukturera sökfunktionaliteten med möjlighet till uppgiftsorienterad sökning. Många intranät och webbplatser erbjuder relativt enkla sökfunktioner som genererar resultatlistor utan möjlighet till kategorisering, begränsning av resultat eller utökade sökvillkor. Med en sådan söktjänst blir sökeffektiviteten helt beroende av användarens förmåga att formulera träffsäkra sökfraser. I plattformar som erbjuder avancerad sökning, som Omnia, kan funktionaliteten struktureras efter användarnas prioriterade sökbehov. Till exempel kan sökningarna kategoriseras utifrån lösnings- och kompetensbehov, projekt eller arbetsgrupper, kvalitetsarbete etc. Dessa sökkriterier kan också sparas i fördefinierade listor/mallar som användaren kan återanvända och på så sätt effektivisera sökningarna. Med dessa funktioner kan alla användare, oavsett sökerfarenhet, får träffsäkra resultat.
Skapa fylliga användarprofiler. För att få målgruppsanpassning, åtkomstfunktionalitet och lösningsorienterade sökningar att fungera krävs välfyllda användarprofiler. Dessa bör bland annat innehålla användarnas utbildningar, kompetenser, certifieringar, erfarenheter, intresse- och ansvarsområden. Annars kan inte information och resurser matchas rätt. Se därför till att den digitala arbetsplatsen stöder den här typen av användarprofiler och att medarbetarna verkligen fyller i nödvändig information. Du kan till exempel göra vissa fält i profilerna obligatoriska.

Kontrollera mera

För att skapa en välsmord och produktiv digital arbetsplats krävs ordning och kontroll. Ju mer information som kan kontrolleras desto effektivare blir medarbetarna. Med detta menar vi förstås inte att det fria ordet och nytänkandet ska styras och kontrolleras. Tvärtom så leder bra informationsstyrning till högre informationskvalitet, vilket ger bättre underlag för idéutveckling och innovation och gör medarbetarna mer självgående.

Kontroll i det här sammanhanget handlar om strukturerad informationshantering, vilket är processer och funktioner som tillgängliggör eller begränsar, kategoriserar och automatiserar information. Så här skapar du en bra grundstruktur för informationshantering:

Säkerställ att det finns stöd för olika publiceringsroller. För att undvika informationsanarki och osäkerhet kring vad man får göra i den digitala arbetsplatsen, måste det finnas stöd för olika läs-, redigerings- och publiceringsrättigheter. Dessa inställningar styr vilka som får publicera ny information och ändra layout eller bara text och annat innehåll.
Automatisera publicering och konsumtion av innehåll. Genom att automatisera distribution och rensning av information kan du på ett effektivt sätt hålla flödet jämnt och arbetsplatsen städad. Till exempel kan publicering av nyheter och annan information schemaläggas med automatisk ny- och avpublicering. Det bör också finnas möjlighet att prenumerera.
Bygg in stöd för dokumenthantering. Flera plattformar, liksom Omnia, erbjuder stöd för dokumenthantering för att effektivisera skapande, redigering, samarbete kring och kategorisering av dokument. Med ett dokumentstödsystem blir det enkelt och tydligt för medarbetarna hur olika dokument skapas, när ett dokument ändrats och av vem. Ni slipper dubbletter, håller koll på versioner och vet exakt var alla dokument finns. Dessutom erbjuder det möjlighet att skapa integrerade ärende- och godkännandeprocesser på ett enkelt sätt.
Verifiera kunskapsnivån. En välinformerad organisation borgar för hög effektivitet och ett starkt engagemang. Därför är det viktigt att skapa processer som ser till att medarbetarna får och tar till sig verksamhetskritisk information på rätt sätt. Genom läskvittenser och så kallad Mandatory Read-funktioner kan du dels verifiera den aktuella kunskapsnivån, dels säkerställa att alla tar del av viss information i rätt tid.

Lär dig mer om hur du skapar en bra struktur som optimerar effektivitet och produktivitet genom att ta del av vår webcast ”Den bästa vägen till ett utmärkt intranät i Office 365 och SharePoint”. Här får du bland annat veta hur du arbetar med individanpassning och strukturerad informationshantering i Omnia.

Här hittar du övriga bloggposter i denna serie: