Effektivare internkommunikation – så utformar du en kanalstrategi för den digitala arbetsplatsen

Effektiv internkommunikation utmärks av att rätt information når rätt personer i rätt kanal vid rätt tidpunkt. En avgörande faktor för att lyckas med det är att ha en genomtänkt kanalstrategi – som också gör det enklare för användare att hitta tillbaka till information i efterhand. I denna artikel går vi igenom vilka hur du kan ta fram eller förbättra er strategi kring vilken information som bör publiceras i vilken informationskanal.

Med nya moderna arbetssätt följer nya utmaningar. Troligen känner du igen dig i följande: Du vet att du läst information om en ny produktlansering, men du kan inte för ditt liv hitta den igen. Fick du informationen via e-post, som en nyhet på intranätet eller var det en kollega som skrev till dig i en chatt på Teams, eller kanske i en kanal?

Att leta efter information tar onödig tid och får anställda att tappa fokus från uppgiften de försöker lösa. För personer som ska förmedla information är det också viktigt att de vet att informationen verkligen når fram till den tilltänkta målgruppen.

Möten, videosamtal, chattar & gruppkonversationer, communities, nyheter, intranätssidor och e-post – med en plattform som Microsoft 365 är sätten att kommunicera många och kraftfulla. Det ger stora möjligheter, men innebär också att det är viktigt att ni som organisation har ett tydligt ramverk som beskriver var olika typer av information ska publiceras, delas och konsumeras.

Ett sådant ramverk kallas för en kanalstrategi. Begreppet kommer från marknadsföringssidan och beskriver traditionellt vilka olika marknadsföringskanaler ett företag använder sig av för att nå sin målgrupp, sina kunder. Som beskrivits ovan finns det numera många interna utmaningar som gör att en kanalstrategi kan göra underverk även för internkommunikation och kunskapsdelning.

Utforma en effektiv kanalstrategi

Att utforma en kanalstrategi för internkommunikation, samarbete och kunskapsdelning kan vara en utmaning, men det finns några steg ni kan följa för att göra processen mer hanterbar.

Identifiera målgrupper och deras behov

Börja arbetet med att hitta de målgrupper som finns i er organisation. Genom att beskriva de olika målgrupperna och de behov de har kring både att dela och ta del av information får ni en bra översikt över vilka typer av kanaler / verktyg som behövs i er organisation.

Exempel på målgrupper kan vara internkommunikatörer, projektledare, ledningsgrupp, kontorsanställda, säljare, butiksanställda eller produktionspersonal. Varje målgrupp har unika behov och förutsättningar som behöver tas hänsyn till när kanalstrategin tas fram.

Förstå verktygens styrkor och svagheter

Givet att den moderna digitala arbetsplatsen, i Microsoft 365 och andra plattformar, innehåller en uppsjö av snarlika verktyg med i många fall överlappande funktionalitet är det viktigt att fullt ut förstå verktygen. Genom att analysera styrkor och svagheter hos de tillgängliga verktygen får ni en bättre kunskap om vilka verktyg som bäst uppfyller de olika målgruppernas behov.

Ta fram tydliga riktlinjer

När det finns en tydlig beskrivning över målgrupper och deras behov och en tydlig bild över vilka verktyg som finns till hands är det dags att matcha målgruppernas behov till olika verktyg.

Ett generellt framgångsrecept i detta steg är att försöka hålla nere antalet verktyg så långt som möjligt. Detta för att göra det enklare för era anställda att arbeta i de olika verktygen, och för er som organisation att se till att användarna har en tillräckligt hög kompetens i verktygen. Det innebär att det kan vara fall där man inte väljer det bäst lämpade verktyget för behovet, utan ett som redan finns i ”verktygslådan” och som uppfyller behovet tillräckligt väl.

Gör matriser för respektive målgrupp som för varje behov presenterar ett verktyg som de förväntas använda, antingen för att kommunicera själva eller för att konsumera information. Validera sedan kanalstrategin med den berörda målgruppen och höj vid behov deras kompetens i verktygen.

Lead by example

För att säkerställa förändrade arbetssätt och se till att era anställda agerar utifrån kanalstrategin är det viktigt att inte underskatta behovet kring förändringsarbete. Ett bra sätt att få medarbetare att arbeta på nya sätt är att låta organisationens ledare gå först i ledet.

Genom att ledare visar att de följer den nya kanalstrategin och gör det tydligt för medarbetarna att det finns stora fördelar med att göra så kommer ni snabbare att se att internkommunikationen blir mer effektiv och att era anställda känner sig tryggare med var de hittar information och hur de ska kommunicera med varandra.

Kontinuerlig utvärdering och justering

Kom ihåg att det inte är ett engångsarbete att ta fram en kanalstrategi. Över tid kommer organisationens mål och strategi ändras, kanaler tillkomma eller försvinna och omvärldens krav förändras. Kanalstrategin måste hållas uppdaterad för att behålla sin relevans. Gör det därför till en vana att kontinuerligt utvärdera era målgruppers behov och de verktyg som finns till hands. Men gör det inte för ofta, varje förändring i arbetssätt innebär påfrestningar på organisationen.

Summering

Genom att skräddarsy kommunikationskanaler och verktyg baserat på olika anställdas behov, minimeras tidsåtgången för informationssökning och produktiviteten ökar. En genomtänkt kanalstrategi säkerställer att rätt information når fram till rätt personer vid rätt tidpunkt, vilket i sin tur bidrar till en mer engagerad, informerad och effektiv arbetsstyrka.