En digital arbetsplats ingen vill lämna

De populäraste arbetsplatserna är de som får medarbetarna att känna sig inkluderade, respekterade och uppskattade samt att det finns utrymme för utveckling. Nästan lika viktigt är att miljön, verktygen och processerna är anpassade för att medarbetarna ska trivas och kunna arbeta effektivt. Det är ingen skillnad på den fysiska och den digitala arbetsplatsen i det här avseendet. Här ger vi några tips och råd om hur du skapar en digital arbetsplats där alla vill vara.

På ett sätt är det faktiskt enklare att uppfylla trivselfaktorerna i den digitala arbetsplatsen. Detta eftersom du kan skapa tydliga strukturer, anpassade verktyg och automatiserade processer som adresserar medarbetarnas behov och önskemål.

Om intranätet utgör eller används som påfart till hela den digitala arbetsplatsen är det relativt enkelt att skapa en inkluderande, lätthanterlig och personligt anpassad arbetsplats.

Några av de viktigaste åtgärderna är att:

Bygga in strukturer för transparens, gemenskap och återkoppling. För de flesta är känslan av samhörighet, möjlighet att påverka, uppskattning och personlig utveckling helt avgörande för att trivas på jobbet. En av fördelarna med ett intranät är att transparensen, som är en viktig pusselbit för gemenskapen, kommer naturligt. Borta är den tiden då medarbetare gick miste om viktig information bara för att de var sjuka, bortresta eller lediga. Men det sker inte automatiskt. Det är viktigt att tänka igenom vilken information som är för alla och vilken som bör riktas (läs om targeting nedan). För att skapa strukturer som ökar gemenskapen och engagemanget genom bland annat delaktighet och återkoppling kan du läsa bloggposten Ladda organisationen via intranätet.
Optimera navigeringen och sökbarheten som gör det enkelt att hitta nyheter, dokument, verktyg, människor, projekt, produkter, processer och information om den egna anställningen. Gör en tydlig och lättbegriplig megameny på startsidan, utnyttja sidmenyer och breadcrumbs samt lägg mycket krut på att konfigurera en bra sökfunktionalitet. Att kunna kategorisera och filtrera sökningen är några basfunktioner som sökfunktionen bör ha. Hos Omnia, Episerver och liknande intranät- och CMS-plattformar är den här typen av anpassad och avancerad sökfunktionalitet inkluderad.
Skapa en personlig och uppgiftsorienterad användarupplevelse så att användaren snabbt kommer åt sina arbetsuppgifter, samarbeten, filer med mera och känner att innehållet är relevant. För att uppnå detta måste användarnas profiler göras så detaljerade och fylliga som möjligt. Detta ger redaktörerna möjlighet att rikta nyheter och inlägg, sidor, dokument med mera till rätt mottagare (targeting). Med hjälp av fylliga användarprofiler kan också startsidan personifieras med artiklar, projekt, samarbetsgrupper, verktyg, filer och tjänster riktade till användaren. Med samma logik som mobiltelefonens notifieringar, erbjuder t.ex. Omnia användaranpassade meddelanden via en notifieringspanel, liksom tilldelade uppgifter och dokument (som flaggas när de ändrats) via samma panel.
Hjälpa användarna att hjälpa sig själva. Som användare av intranätet och hela den digitala arbetsplatsen vill man inte behöva kontakta supporten stup i kvarten. Det ska vara enkelt att ta reda på hur verktyg fungerar och uppgifter ska lösas. Var därför generös med mallar, steg-för-steg-guider, videos, FAQ:s, wikis och kunskapsforum där medarbetarna kan dela kunskap och hjälpa varandra. Det gäller allt från att visa hur man gör en sjukanmälan till tekniska instruktioner om ett särskilt program. Med mallar blir det t.ex. väldigt enkelt att skapa vissa dokument och nya samarbeten. Läs mer >>
Inrätta virtuella fikarum. I hybridbaserade och helt virtuella verksamheter är det bra att skapa informella mötesplatser för medarbetarna. Under pandemin blev det tydligt för de flesta organisationer hur viktigt det är för sammanhållningen och engagemanget att medarbetarna träffas under mer informella former. Fenomenet virtuell fika blev ett vedertaget begrepp och en lösning på den sociala undernäringen för många organisationer. Det är kanske inte rätt lösning för alla, men om din organisation är geografiskt utspridd eller om ni rent av saknar gemensamt kontor är det här en viktig fråga att fundera över.