Guide för planering av dokumenthantering inför ISO-certifiering

Att förbereda sig för ISO-certifiering är en viktig milstolpe för alla organisationer. En viktig aspekt som ni måste fokusera på är en effektiv dokumenthantering. Att hantera organisationens dokument på rätt sätt säkerställer inte bara att ISO-standarderna efterlevs, utan ökar också effektiviteten i verksamheten och driver på ständiga förbättringar.

I den här artikeln redogör vi för några viktiga steg och överväganden som kan hjälpa dig att planera din dokumenthanteringsstrategi när du förbereder dig inför en ISO-certifiering. Och om du vill fördjupa dig i ämnet kan du kolla in vårt populära webbinarium Så lyckas du med dokumenthantering i Microsoft 365."

Förstå ISO:s krav på dokumentation

Till att börja med är det viktigt att du bekantar dig med de specifika dokumentationskraven för den ISO-standard som du söker certifiering för. Varje ISO-standard har sin egen uppsättning dokumentkrav, inklusive policyer, procedurer, arbetsinstruktioner, register och mycket mer.

Ta dig tid att identifiera de nödvändiga dokumenten och förstå deras syfte, innehåll och föreslagna livscykel.

Genomför en dokumentinventering

Gör en grundlig inventering av era befintliga dokument för att bedöma vad som redan finns på plats och vad som behöver skapas eller revideras. Kategorisera dokumenten utifrån formella krav, målgrupp och deras relevans för ISO-kraven. Dessutom bör ni utforska dokumentmallar och överväga metadata som kan vara användbara både ur ett organisatoriskt perspektiv och ur ett slutanvändarperspektiv.

Denna inventering kommer att fungera som en solid grund för att utveckla en omfattande dokumenthanteringsplan och kommer att vara till stor hjälp när du skapar en översikt över er lösning.

Utveckla rutiner för dokumentkontroll

Att skapa robusta rutiner för dokumentkontroll är avgörande för en framgångsrik hantering av viktiga dokument. Rutinerna bör innehålla tydliga instruktioner för varje dokumenttyp, inklusive hur man skapar, godkänner, granskar, versionshanterar, arkiverar och bevarar dem. Glöm inte att ta upp aspekter som mallar, egenskaper, bilagor och åtkomsträttigheter. Definiera roller och ansvarsområden för dokumentägare, granskare och godkännare. Det är också viktigt att implementera ett system som spårar dokumentändringar och säkerställer att endast de senaste versionerna finns tillgängliga.

Implementera ett system för lagring och hämtning av dokument

Det är viktigt att välja ett dokumenthanteringssystem eller programvara som passar organisationens behov. Välj och konfigurera ett system som effektivt kan stödja de dokumentrutiner som ni har fastställt för livscykeln för varje dokumenttyp.

Se till att systemet uppfyller förväntningarna hos administratörer som ansvarar för att konfigurera, underhålla och utveckla lösningen, samt hos dokumentägare och författare som skapar och hanterar dokument. Slutanvändarna ska enkelt kunna hitta den senaste versionen av varje dokument, så prioritera ett flexibelt gränssnitt som använder navigering, sökfunktioner och anpassningsbara metadatabaserade filter snarare än att enbart förlita sig på mappar.

Utbilda medarbetarna i dokumenthantering

Att alla i organisationen förstår och följer rutinerna för dokumenthantering är nyckeln till framgång. Ta dig tid att kommunicera dokumenthanterings-strategin och förklara varför det är viktigt att hantera viktiga dokument i enlighet med de fastställda rutinerna. Att bygga upp denna förståelse bland medarbetarna kommer att bidra till att de köper in och samarbetar.

Utbilda slutanvändarna i hur de ska hitta dokumenten och betona att endast de senaste versionerna kommer att finnas tillgängliga. Ge vägledning till dokumentägare och författare om hur man skapar och hanterar dokument på ett effektivt sätt. Se dessutom till att administratörer och systemägare får utbildning i hur man övervakar lösningen, dess innehåll och hur man kan förbättra den utifrån nya affärsbehov.

Etablera cykler för granskning och uppdatering av dokument

För att bibehålla dokumentens korrekthet och relevans bör man fastställa regelbundna gransknings- och uppdateringscykler för alla kritiska dokument. Definiera intervall för dokumentgranskning och involvera relevanta intressenter i processen. Tilldela en relevant ägare till varje dokument och utveckla en modell för effektiv uppdatering av dokument i bulk för att hantera situationer som när någon lämnar organisationen.

Utvärdera regelbundet hur effektiva dokumenten är, samla synpunkter från intressenter och gör nödvändiga revideringar. Håll koll på om dokumenten är föråldrade och upprätta rutiner för att ta bort inaktuella dokument.

Genomför interna revisioner

Interna revisioner är värdefulla för att utvärdera effektiviteten i dokumenthanteringssystemet. Genomför regelbundna internrevisioner för att kontrollera att ISO-kraven uppfylls, inklusive rutiner för dokumentkontroll. Identifiera eventuella luckor, avvikelser eller möjligheter till förbättringar och vidta omedelbart korrigerande åtgärder.

Sammanfattningsvis

Att planera en strategi för dokumenthantering på rätt sätt är avgörande när man förbereder sig för en ISO-certifiering. Ett väl utformat dokumenthanteringssystem kommer att förbättra efterlevnaden, effektiviteten och organisationens övergripande prestanda. Genom att förstå ISO:s dokumentationskrav, genomföra en dokumentinventering, utveckla robusta kontrollrutiner, tillhandahålla lämplig utbildning för anställda och genomföra regelbundna interna revisioner kan du tryggt navigera i ISO-certifieringsprocessen och dra nytta av fördelarna med effektiv dokumenthantering.

Kom ihåg att dokumenthantering är en kontinuerlig process, inte en engångsinsats. Övervaka, granska och förbättra kontinuerligt era rutiner för dokumenthantering i linje med nya ISO-standarder och organisationens föränderliga behov. Med en stark grund för dokumenthanteringen på plats kommer du att främja en kultur av kvalitet, efterlevnad och ständiga förbättringar under hela din ISO-certifierade resa