Kan Teams ta intranätets plats?

Med Teams kan användarna enkelt mötas, kommunicera och samarbeta online. Flera av Teams och intranätets egenskaper överlappar därmed varandra. Detta har gjort att många användare växlat till Teams som det primära arbetsverktyget och ingångsporten till verksamhetens informations- och samarbetsytor. Det har också fått många att fundera på om Teams kan ersätta intranätet helt. Här rätar vi ut några av frågetecknen kring Teams som potentiellt intranät.

Att ta ett ”Teamsmöte” är idag synonymt med ett onlinebaserat möte för en stor del av den arbetande populationen. Men Teams är mycket mer än bara ett mötesverktyg. Användarna kan även hantera sin kalender, dela dokument, starta och driva projekt och ringa med Teams. Lösningen fungerar också som hub för Microsoft 365 och det är enkelt att skapa egna integrerade appar i Teams eller att aktivera tredjepartsappar för att fylla på med funktionalitet.

Den snabba utvecklingen och breda användandet av Teams har genererat stora produktivitets- och effektivitetsvinster. Samtidigt har Teamsanvändandet skapat lite huvudbry för beslutsfattare världen över. Det många funderar på är hur Teamsanvändandet kan nyttjas på intranätet för att optimera internkommunikationen eller om Teams rent av kan axla intranätets roll.

För verksamheter med fler än en handfull medarbetare tror vi att det är ett misstag att använda Teams som intranät. Det finns många skäl till detta, men några av de viktigaste är:

• Teams informationsstruktur är inte anpassat för intranätets syfte och funktion.
• Teams är inte ett CMS-system.
• Verksamhetens varumärke och identitet osynliggörs i Teams.
• Verksamhetsomfattande information har ingen naturlig plats i Teams.

Däremot finns det bara fördelar med att skapa en stark integration mellan intranätet och Teams. I den här bloggposten går vi igenom ovanstående skäl till att inte ersätta intranätet med Teams och varför det lönar sig att integrera lösningarna.

Svårnavigerad informationsstruktur

För att göra det lätt att förstå och hitta i en komplex verksamhet krävs en tydlig, kategoriserad och hierarkisk navigations- och informationsstruktur. Detta är intranät specifikt utformade för med bland annat mega-, sub- och nedfällbara menyer, mouseover-information, sammanfattande startsidor samt filtrerade och strukturerade sökfunktioner. Teams saknar allt detta och har en helt platt informationsstruktur, utan inbördes rangordning eller kategorisering. Lösningen utgår från att du vill hitta människor och projekt, inte information om till exempel din anställning.

Teams är inte ett CMS-system

För att kunna publicera och förvalta innehåll effektivt och framgångsrikt krävs en bra struktur, regelverk och funktioner som säkerställer att innehållet är korrekt, pålitligt, relevant och uppdaterat. Detta är extremt viktigt för att hålla ordning och reda i den digitala arbetsplatsen och för att den ska vara engagerande, trygg och ge medarbetarna optimalt stöd i deras arbete. Det handlar bl.a. om förvaltningsregler och funktioner som hanterar informationsägandeskap, kontroll och roller för behörighet och publicering, godkännandeflöden och automatiska påminnelser för revideringar etc. Teams saknar dessa funktioner och regler av det enkla skälet att det är ett kommunikationsverktyg och inte ett CMS (Content Management System), som till exempel Omnia och liknande intranätplattformar.

Verksamhetens varumärke och identitet osynliggörs

Teams kan du inte forma efter verksamhetens unika identitet och grafiska profil. Canvasen i Teams är blå och grå och går inte att ändra på. Likaså går det inte att ändra på typsnittet i Teams eller färgen på ett team eller en kanal. Den enda möjligheten till att väva in verksamhetens grafiska profil i Teams är att använda logotyper och illustrationer i egna Teamsappars programikoner och på flikarna i en kanal. Användaren ser dock bara några bekanta ikoner mot den blågrå Teamsbakgrunden, vilket inte på långa vägar kommer i närheten av den hemkänsla ett intranät vanligtvis omsluter användaren med. För många verksamheter är intranätets förmåga att kommunicera och utveckla organisationens gemensamma identitet och varumärke en av intranätets viktigaste uppgifter. Läs till exempel om Signifys och Oatlys intranätstrategier som tar avstamp i företagens interna varumärkesarbete.

Verksamhetsomfattande information får svårare att nå fram

På ett intranäts startsida visas vanligtvis verksamhetsomfattande nyheter och notiser om viktig information som medarbetarna bör ta del av. Det kan till exempel handla om ett företagsuppköp, en ny verksamhetsstrategi, en produktlansering eller förändrade arbetsplatsregler. Den här typen av information brukar också publiceras på egna sidor på intranätet och i användarnas notifieringspaneler. I en modern intranätplattform, som Omnia, går det också att styra innehållspublicering till en viss målgrupp eller till hela organisationen. På så sätt kan man säkerställa att alla nås av den information de bör eller måste ta del av. Med en obligatorisk läsfunktion (Mandatory Read) kan man också få kvitto på att en användare läst informationen.

I Teams finns varken en startsida eller möjlighet att skapa dedikerade nyhetssidor. Här skapar man arbetsgrupper/team för olika ändamål. I dessa kan man sedan publicera nyheter och dokument på olika flikar. Det går att skapa ett så kallat organisationsomfattande (org-wide) team, i vilket hela organisationen och alla Microsoft 365-användare automatiskt blir medlemmar. Här kan sedan flikar med till exempel globala och lokala företagsnyheter infogas. Du kan däremot inte påverka placeringen av dessa team i användarnas teamslistor. Det blir därför ett team i mängden, vilket gör att det riskerar att hamna i skymundan. Fördelen är att de meddelanden som publiceras i ett organisationsomfattande team når hela organisationen. Det finns dock en gräns på 5000 användare för den här typen av team, vilket gör lösningen obrukbar för större organisationer.

Vår slutsats: Att integrera ger mera

Om målsättningen med att använda Teams som intranät är att underlätta informationsförvaltning, effektivisera och stärka internkommunikation och internt samarbete är integration vägen framåt. Genom att integrera Teams med intranätet kan lösningarnas unika styrkor komplettera varandra på ett sömlöst och användarorienterat sätt.

Det finns flera sätt att integrera Teams med intranätet. Du kan bland annat:

• Integrera intranätet med appar i Teams. Till exempel kan hela eller delar av intranätets resurser som sidor, block, sökfunktionalitet, mallar samt statistik- och analysfunktioner paketeras och integreras som Teamsappar.
• Använda djuplänkning (deep linking) för att integrera delar av intranätet med samarbetsytor och filer i Teams och vice versa. Bland annat kan du länka en sida eller ett block på intranätet till en Teamsflik eller spegla en konversation eller en hel kanal i Teams på intranätet med hjälp av djuplänkning.
  
  

Läs bloggposten Teams och intranätet i perfekt harmoni om de viktigaste argumenten för och fördelarna med att integrera Teams med intranätet. För att lära dig mer om vilka vägval och integrationsmetoder som finns kan du delta på vårt nästa webbinarium Integrera intranätet med Microsoft Teams eller ladda ned vår webcast med samma namn. Läs också bloggposten Strategies for integrating your Intranet with Microsoft Teams som diskuterar olika strategier för framgångsrik integration.

Mer information om samspelet mellan Teams och intranätet

För mer information om hur er kommunikationsstrategi kan anpassas för att optimera samspelet mellan Teams och intranätet se webcasten How Microsoft Teams changes Internal Communications.
Läs också vår bloggserie Förenkla hemarbetet med Teams för att få praktiska tips och råd om hur distansarbetet kan förenklas och bli mer produktivt och engagerande med Teams.

Läs om SharePoint-intranät här.