Ladda organisationen via intranätet

Ett intranät är inte bara den effektivaste interna kommunikationskanalen och plattformen för kunskapsöverföring, resursdelning, samarbete och självservice. Det är också den mest kraftfulla mentala laddstolpen i en organisation med fler medarbetare än som ryms runt ett konferensbord. Här förklarar vi varför och hur du använder ert intranät för att ladda organisationen till max.

Hur är den perfekta medarbetaren? Är det en person som nickar ivrigt medhållande så fort du ber om något, kommer med förslag eller bara tänker högt? Eller är det en person som tänker och handlar själv? Förmodligen den senare om du vill ha en innovativ, driven och engagerad organisation.

Det här inläggets fyra tips handlar om olika sätt att göra medarbetarna mer självgående, beslutsamma, initiativrika, kreativa och modiga. Kort sagt – mer entreprenöriella. Du kanske tänker att det inte går att ändra alla kollegors egenskaper på det sättet, men där tar du fel. Med rätt förutsättningar och coachning kan alla bli entreprenörer. Inom vissa gränser förstås. Främst handlar det om att stärka människors självförtroende, handlingskraft, delaktighet och engagemang.

I en mindre verksamhet, där alla har daglig fysisk kontakt, är det personliga mötet kanske den mest effektiva påverkansformen. Men i en större, en virtuell eller en organisation med mycket flexarbete är intranätet oslagbart.

1. Lyssna

Alla vill bli hörda och sedda. Dina medarbetare utgör inget undantag från den regeln. Om de dessutom arbetar i frontlinjen gäller det att lyssna extra noga på vad de har att säga. De vet förmodligen bättre än någon annan vad era kunder tycker och tänker. Skapa därför tydliga processer och forum för hur medarbetarnas iakttagelser och åsikter ska tas om hand på bästa sätt.

Du kan till exempel inrätta diskussionsforum på intranätet där medarbetarna kan skapa, kommentera och dela varandras reflektioner kring olika områden. Det kan exempelvis vara ett forum för trender, ett annat för kundservice, ett tredje för marknadsföring och försäljning och så vidare. Viktigast är förstås att någon ansvarar och modererar forumen, så att de som bidrar känner att ledningen lyssnar på dem. Snabb feedback är helt avgörande.

Även om ni själva kanske tycker att organisationen är platt och prestigelös, så smäller det trots allt lite högre om någon från det absoluta toppskiktet gör nedslag i forumen ibland. Självförtroendet får en extra knuff om VD eller någon annan i ledningsgruppen säger något positivt om forumets insikter och idéer. Närmaste chefer och forumansvariga bör förstås hantera den dagliga återkopplingen.

Diskussionsforum är också ett effektivt verktyg för att binda samman organisationen och stärka de interna relationerna på ett personligt plan. Det är inte bara av sina överordnade som man vill bli sedd och hörd. Närmaste kollegors uppmärksamhet är minst lika viktigt för engagemanget. Enligt Gallup-artikeln Why We Need Best Friends at Work är kvinnor som har nära vänner på jobbet mer dubbelt så engagerade i verksamheten och arbetsplatsen än dem som inte har det. Samtliga Gallup-undersökningar, där man frågat människor om de har nära vänner på jobbet, pekar i samma riktning: På arbetsplatser där vänskapsbanden är starka är också resultaten bättre! Det gäller allt från produktivitet till omsättning och kreativitet.

2. Spela

För att ytterligare stimulera medarbetarnas aktivitet och bidrag på intranätet kan du arbeta med spelifiering (gamification) och belöna deras aktiviteter med poäng och utmärkelser, så kallade community badges. Det innebär till exempel att när en användare skriver, delar eller kommenterar ett inlägg så tilldelas han eller hon ett visst antal poäng. När poängen överstiger en viss nivå får personen en utmärkelse i sin användarprofil. Utifrån användarnas poäng och utmärkelser kan du sedan lista forumens mest aktiva och bidragande deltagare för att sporra till ökat engagemang.

Enligt en färsk undersökning gjord av TalentLMS upplever 89 % av användarna att spelifiering i olika sammanhang på arbetsplatsen ökar deras produktivitet och 88 % blir gladare av spelmomenten. Daniel Newman, CMO Network, hävdar att de största fördelarna med spelifiering är att det erbjuder omedelbar feedback och att det eliminerar rädslan för favorisering som ofta dödar engagemang. Rädsla för favorisering är oroskänslan många har att chefen favoriserar andra på arbetsplatsen. Det förhindrar dem att göra sitt bästa då det ändå inte kommer att uppmärksammas eller premieras. Med ett välstrukturerat, tydligt och automatiserat poängsystem, som belönar allas digitala aktiviteter, elimineras detta engagemangshinder.

3. Släpp

Tänk på att din och verksamhetens framgång bygger på dina kollegors framgångar. Det är summan av alla individuella prestationer som avgör verksamhetens framtid. Därför måste du skapa möjligheter för varje medarbetare att kontinuerligt utvecklas och nå längre. Annars stagnerar verksamheten.

Det handlar bland annat om att erbjuda tydliga och öppna kompetensutvecklings- och karriärvägar, mentorskap och utvecklingssamtal. Det handlar också om att sätta gränser och släppa tyglarna på samma gång. Tvärtemot vad många tror hämmar inte gränser en anställds handlingsförmåga. Det skapar frihet att agera inom gränserna. Osäkerheten är mer begränsande och leder till obeslutsamhet. Om du istället för att kontrollera varje beslut en medarbetare tar ger denne en tydliga ramar att agera fritt inom kommer personens engagemang, kreativitet och fokus att stärkas.

Med integrerade HR-lösningar som Agda samt projekt- och samarbetsprogram som Microsoft Project, Trello och Planner på intranätet är det enkelt att skapa individuella utvecklingsvägar och frigörande gränser. Det blir också lätt för varje medarbetare att se vilka möjligheter, resultatmål och förutsättningar som anställningen och arbetsrollen erbjuder. Dag för dag, projekt för projekt.

4. Uppmuntra

Det finns många sätt att uppmuntra medarbetare till att tänja på gränserna och nå längre. Ryggdunkar, bonusar och befordringar är klassiska metoder och biter oftast ganska bra. Men det finns mycket mer att göra. Särskilt om du vill styra personen i en viss riktning. Att bara säga ”bra jobbat!” med en klapp på axeln ger honom eller henne en kort stund av lycka och stärkt självförtroende, men det leder förmodligen inte till någon utveckling. Då krävs det konstruktiv feedback som beskriver exakt vad personen gjort bra och om det kan göras ännu bättre.

Den här typen av uppmuntran kan du gödsla med i intranätets diskussionsforum, i arbetsgruppers virtuella samarbetsrum, i projektplaner/-tavlor och återkopplingar på genomförda uppgifter. Det kräver förstås lite mer av chefer och projektledare om de idag är vana vid att bara gratulera lagets framgångar och säga ”mer av det!”. Vill du förstärka beteenden som tar hela laget till en ny nivå, så finns det inget annat sätt än att nagelfara, analysera och lyfta fram varje individuell prestation.

Ett annat mer resultatorienterat och strukturerat sätt att uppmuntra medarbetare på, som också stimulerar kreativitet och intraprenörskap, är att utmana dem. Bokstavligt talat. Med en integrerad lösning för idéhantering, som edison365ideas, kan du gå ut med så kallade Challenges till hela organisationen eller en utvald grupp för att generera nya idéer. Det kan vara ett problem som behöver lösas, en produkt eller en process som måste förbättras eller förslag till nya kampanjer.