Nytt ledarskap i den hybrida arbetsplatsen

Att leda medarbetare i en hybrid arbetsmiljö är av naturliga skäl svårare än att leda en grupp där alla alltid är på kontoret eller, som under pandemin, där alla arbetar på distans. När gruppen ständigt växlar mellan den fysiska och digitala (hem)miljön måste du ha system, processer och ett ledarskap som stöttar, utvecklar och inkluderar medarbetarna oavsett var de befinner sig.

Det är både mänskligt och vanligt att ledaren fokuserar på dem som fysiskt finns i närheten och därför glömmer dem som är lika närvarande i den digitala arbetsplatsen. För att undvika detta och bädda för ett framgångsrikt ledarskap i en hybrid miljö krävs lösningar som bl.a. ger möjlighet att:

• Hantera arbetsuppgifter och förväntningar på ett effektivt, tydligt och motiverande sätt. Då möjligheten att ”ta en sväng förbi en kollegas arbetsbord” är begränsat i en hybrid miljö är det extremt viktigt att vara tydlig vid tilldelningen av arbetsuppgifter. Det handlar om att specificera utförande, omfattning, kvalitet, leverans och rapportering, men också att som ledare följa upp och återkoppla. Annars kroknar till slut även den mest engagerade medarbetaren. Med verktyg som Microsoft Planner, Trello, Slack eller intranätets arbetsuppgifts- och notifieringslösning, som Omnias My Task-funktion, kan detta hanteras effektivt. Tänk också på att tilldela och följa upp arbetsuppgifter på ett enhetligt (digitalt) sätt för alla, oavsett hur och var de arbetar. Annars blir det snabbt rörigt, otydligt och inkonsekvent.
  
  
• Fokusera på resultat, inte tid och processer. För att få en hybrid arbetsplats att fungera måste mindre fokus läggas på arbetstid och processer. Resultat och kvalitet är egentligen den enda som räknas. Inte när eller hur medarbetarna utför sina arbetsuppgifter. Istället för att försöka kontrollera vilka tider på dygnet och antal timmar de arbetar, vilket kan skapa förtroendeklyftor, lägg tid och resurser på att stötta dem att göra ett bra jobb. Möjliggör för dagliga avstämningar med samtliga gruppmedlemmar via t.ex. chat, Teams eller intranätets samarbetsytor. Se också till att det är enkelt för medarbetarna att hitta processbeskrivningar, verktyg, information och dokument samt kompetens som de kan behöva. Till exempel kan du använda mallar för att tillgängliggöra alla resurser för en viss uppgift eller ett projekt i en samarbetsyta på intranätet eller Teams. Läs mer om hur det funkar i bloggposten Bygg en framgångsrik digital arbetsplats, steg 4: Förenkla internt samarbete.
  
  
• Inkludera alla alltid. Det finns alltid en risk att de som arbetar på distans blir åsidosatta i både planerade och spontana fysiska möten på kontoret. Ha därför inga oplanerade fysiska möten, utan ta för vana att alltid boka mötena via Teams eller liknande mötesapplikationer så att alla i gruppen har möjlighet att delta. Läs mer om hur mixade möten kan bli mer effektiva och inkluderande i bloggposten Anpassa den digitala arbetsplatsen för effektivt hybridarbete under avsnittet Förutsättningar för effektiva hybridmöten.
  
  
• Överkommunicera. Behovet av planerad och strukturerad kommunikation är betydligt större i en hybrid kontra en kontorsbunden organisation. När alla sitter tillsammans uppstår en kollegial osynlig kommunikation som binder teamet och skapar samhörighet. Dessutom har det informella kaffepratet stor betydelse för motivationen och kulturen. När halva kontoret omväxlande arbetar hemifrån måste den fysiska distansen överbryggas med strukturerade kommunikativa insatser. Det handlar om allt från att planera in regelbundna grupp- och enskilda onlinemöten till att dagligen informera om grupp- eller verksamhetsrelaterade händelser. Även diskussioner och delning av kunskap på intranätets forum, Yammer eller liknande interna sociala medie-plattformar binder organisationen hårdare samman.
  
  
• Regelbundet ta pulsen på varje medarbetare och arbetsgrupp. I en hybrid arbetsmiljö finns det en större risk för dolda hälsoproblem, alienation och minskat engagemang. Det kan vara svårare att upptäcka att en medarbetare mår dåligt eller gruppkonflikter när man inte ses. Skapa därför förutsättningar för att regelbundet undersöka hur medarbetarna mår och om de är motiverade och känner sig delaktiga i verksamheten. I mindre organisationer kan det förstås göras genom enskilda samtal, men i större kan du enkelt distribuera och följa upp medarbetarenkäter via intranätets formulärverktyg eller molntjänster som SurveyMonkey. I Omnia finns bland annat frågeverktyg för att göra snabba undersökningar (Quick Polls).
  
  

Mer information

För mer information om hur arbetsplats, system och processer kan anpassas för det hybrida arbetssättet läs bloggposten Anpassa den digitala arbetsplatsen för effektivt hybridarbete.