Stärk medarbetarnas engagemang: Strategier för en blomstrande arbetsplats

I dagens tuffa affärsklimat är det viktigt att organisationer förstår vilken betydelse medarbetarnas engagemang har för verksamhetens produktivitet och långsiktiga framgång. Genom en väl underbyggd arbetsplatsstrategi kan en miljö formas där medarbetarna känner sig uppskattade och motiverade att alltid göra sitt bästa för att förbättra verksamheten.

I denna bloggpost utforskar vi strategier och initiativ som leder till ett förbättrat medarbetarengagemang och en välmående arbetsplats.

Vad är medarbetarengagemang?

Medarbetarengagemang är ett slags mått på den lust, motivation och samhörighet en medarbetare känner för sin arbetsplats. Det kan vara helt avgörande för ett företags eller en organisations framgång. Engagerade medarbetare tenderar att vara mer produktiva, innovativa och tillfredsställda, vilket gör dem mycket värdefulla för arbetsgivaren. Ett starkt engagemang leder också till högre arbetsmoral och efterlevnad av arbetsplatsens gemensamma värderingar.

Kontinuerligt förbättringsarbete

Även om ett högre medarbetarengagemang är slutmålet så handlar åtgärderna för att nå detta mer om att införa både ett nytt synsätt och processer för kontinuerlig förbättring av arbetsplatsen. På detta sätt kan en organisationskultur växa fram som välkomnar förändring, lyfter medarbetarna och ger dem större arbetsglädje och ett högre syfte med arbetet. I förlängningen leder det till mer engagerade och högpresterande medarbetare.

Skapa en väl underbyggd strategi

För att kunna skapa en organisationskultur där engagemanget frodas behöver du först ta fram en strategi som harmonierar med organisationens övergripande mål, visioner och värderingar. Sätt upp tydliga mål för förbättringsarbetet, sortera åtgärderna i prioritetsordning och skapa ett ramverk för kontinuerlig uppföljning och förbättring. Fokusera på att utveckla en arbetsmiljö och organisationskultur där medarbetarna känner att de kan utvecklas och att de är delaktiga och uppskattade. Ledarskapet har förstås en nyckelroll i förbättringsarbetet. Det är därför viktigt att uppmuntra ledare och medarbetare på alla befattningsnivåer att verka som ambassadörer för strategin och att stödja och guida sina kollegor i förbättringsarbetet.

Använd intranätet för att stimulera engagemanget

Ett modernt intranät är ett effektivt verktyg för att organisera och följa upp alla engagemangsdrivande åtgärder. Nedan beskrivs 10 olika scenarier där intranätet kan vara en central motor och plattform för framgångsrikt förbättringsarbete. Om du vill lära dig mer om de olika scenarierna, inklusive ett antal praktikfall, ladda ned dokumentet Driving Employee Engagement with a modern intranet.

1. Välkomnande ombordstigning (Onboarding)

Arbetet med att skapa ett starkt engagemang bör starta redan innan en person ska påbörja sin anställning. Hur personen förbereds inför och välkomnas till den nya arbetsplatsen sätter tonen för hans eller hennes fortsatta resa in i organisationen. Se därför till att nyanställda känner sig välkomna och uppskattade även innan de klivit innanför dörren till arbetsplatsen. Till exempel kan de få träffa sitt arbetsteam och ta del av information om arbetsplatsen och arbetsuppgifterna samt organisationskulturen en viss tid innan första arbetsdagen.

2. Personlig utveckling

Genom att lägga stor vikt vid de anställdas kompetensutveckling visar arbetsgivaren att medarbetarnas personliga utveckling och karriär är prioriterade mål. Detta stärker arbetsrelationen och givetvis engagemanget och motivationen hos den anställde, vilket oftast leder till snabbare personlig och kompetensmässig utveckling. I förlängningen skapar det också större organisatoriska och affärsmässiga framgångar.

Kompetensutvecklingen kan bland annat bestå av en kombination av öppna och personligt anpassade online- och klassrumsbaserade lärarledda program och självstudiekurser.

3. Använd en bred kommunikationsplattform

En effektiv kommunikationsstruktur är helt avgörande för att kunna skapa engagemang och en inkluderande arbetsplats. Använd en bred palett av kanaler, som till exempel intranät, mobilappar och chattar, informationsskärmar, nyhetsbrev med mera för att kommunicera nyheter och annan relevant information. Detta för att säkerställa att alla medarbetare alltid nås och hålls informerade, oavsett vad de arbetar med eller var de befinner sig.

4. Möjliggör riktad och sociala medier-baserad kommunikation

För att verkligen nå fram till en medarbetare och få henne eller honom att läsa och ta till sig informationen måste den upplevas som relevant. Det gäller därför att anpassa budskapen efter personens intressen, arbetsroll, kompetens etc. Med så kallad riktad kommunikation (targeting)-funktionalitet kan nyheter och meddelanden effektivt anpassas och distribueras till organisationens olika målgrupper på intranätet.

Men det räcker inte att bara informera medarbetarna för att få deras engagemang. De måste också kunna kommentera och interagera, med både ledningen och sina kollegor, kring olika nyheter och verksamhetsorienterade frågeställningar. Se därför till att de på ett enkelt sätt kan återkoppla, ställa frågor och aktivt engagera sig i den information som kommuniceras.

Eftersom de flesta människor idag är bekanta med sociala medier och hur de fungerar är det fördelaktigt att tillämpa den typen av funktionalitet på intranätet. Då kan användarna enkelt interagera genom att gilla, kommentera, diskutera och dela innehållet med sina kollegor. Detta stärker också känslan av samhörighet och gemenskap inom organisationen.

5. Skapa en kunskapsdelande organisationskultur

En organisationskultur och ett ledarskap som uppmuntrar kontinuerligt lärande och kunskapsdelning bidrar starkt till att öka medarbetarengagemanget. Skapa möjligheter och en plattform som gör det enkelt för medarbetarna att dela sina kunskaper, insikter och erfarenheter med varandra. Det handlar bland annat om att kunna diskutera olika frågeställningar och förbättringsinitiativ samt att dela dokument, artiklar, inlägg och annan information. Detta kommer att bidra till högre innovationstakt och en bättre kompetensutveckling för organisationen som helhet.

6. Erbjud effektiva och smarta samarbetsverktyg

Att kunna samarbeta effektivt inom organisationen är en av de viktigaste förutsättningarna för ett starkt engagemang och verksamhetens framgång. Inte minst för geografiskt och tidsmässigt spridda arbetsgrupper. För att underlätta kommunikationen och internt samarbete är det bra att kunna erbjuda lösningar som projekthanteringsprogram samt onlinebaserade meddelandesystem samt video- och mötesverktyg.

7. Uppmuntra förbättringsinitiativ och återkoppling

För de allra flesta blir arbetet mer intressant och engagerande om man känner sig delaktig i verksamhetens utveckling. Särskilt om ledningen vill höra dina åsikter och idéer. Gör det enkelt för medarbetarna att framföra och dela sina tankar och förslag till förbättringar via dedikerade kommunikationsytor för förbättringsinitiativ (ideation) och innovation. Se också till att ni har bra processer på plats som säkerställer att medarbetarnas idéer och förslag tas om hand på rätt sätt. Det vill säga att återkoppling ges inom rimlig tid och att de bra idéerna införs, så att medarbetarna känner att deras åsikter räknas och leder till verklig verksamhetsnytta.

8. Etablera ett program för uppskattning och erkännande

Det är oerhört viktigt att uppmärksamma och belöna medarbetarnas personliga framgångar och prestationer om du vill få deras engagemang för verksamheten som helhet. För att få en bra struktur och process för detta kan det vara lämpligt att införa ett formellt program som säkerställer att alla medarbetares och arbetsgruppers prestationer identifieras och synliggörs. Erkännanden och belöningar kan göras i form av interna publikationer, som till exempel omnämnanden i veckobrev, eller ekonomiska belöningar och befordringar.

9. Stötta lagandan

Det som får många människor att stanna kvar länge hos en arbetsgivare är samhörigheten och utbytet de har med sina kollegor. En trivsam och positiv arbetsmiljö innefattar oftast ett bra arbetsklimat där kollegorna har roligt tillsammans samt stöttar och uppmuntrar varandra. Ett sådant arbetsklimat växer ofta fram naturligt med rätt ledningsfilosofi och värderingsplattform. Den kulturella utvecklingen kan också påskyndas genom att införliva värderingsstyrda rutiner på arbetsmöten där medarbetarna uppmuntras att ge varandra beröm och erkännanden. Samma koncept kan också tillämpas digitalt, bland annat i diskussionsforum och samarbetsytor där de kan lyfta varandra offentligt inför arbetsgruppen eller hela organisationen.

10. Lyssna på medarbetarna

Förutom att skapa en bra struktur för återkoppling (se punkt 7 ovan) är det bra att aktivt ta reda på vad medarbetarna tycker om arbetsmiljön, verksamhetsplaner med mera. Det kan till exempel göras med hjälp av onlinebaserade enkätundersökningar, fokusgrupper och personliga djupintervjuer. Att återkommande ta pulsen på organisationen ger ledningen bra kunskap om medarbetarnas trivsel och nöjdhet, men också bra underlag till förbättringar. För medarbetarna demonstrerar undersökningarna en genuin vilja från arbetsgivaren och ledningen att ta reda på deras åsikter. Om medarbetarnas idéer leder till konkreta förändringar stärks också förtroendet mellan parterna, liksom medarbetarnas engagemang och motivation till att vilja förbättra verksamheten.

Sammanfattning

Medarbetarengagemanget – måttet på den lust, motivation och samhörighet medarbetarna känner för sin arbetsplats – kan vara helt avgörande för ett företags eller en organisations framgång. Engagemanget kan stärkas med rätt kommunikationslösningar, kompetensutveckling, belöningar och erkännanden samt processer för delaktighet, kunskapsdelning och återkoppling med mera.

Att höja engagemanget måste betraktas som ett kontinuerligt förbättringsarbete som kräver stora insatser, anpassning och en genuin förändringsvilja hos både ledning och organisation. Ett modernt intranät kan vara en mycket effektiv plattform för att strukturera, driva och följa upp insatserna.

Om du vill lära dig mer om hur ett modernt intranät kan stödja din organisation i förbättringsarbetet, ladda då ned detta dokument. Det innehåller bland annat flera praktikfall och bilder inom de 16 vanligaste scenarierna. Du kan också kontakta oss för att få en demonstration av hur Omnia kan hjälpa till i arbetet att stärka medarbetarengagemanget.