Teams och intranätet i perfekt harmoni

Microsoft Teams explosionsartade framväxt den senaste tiden har lett till att många verksamheter idag brottas med nya kommunikationsstrategiska utmaningar. Vissa ser Teams som ett alternativ till intranätet. Andra vet inte vad som bäst kommuniceras var. Genom att sömlöst integrera intranätet med Teams kan produktivitet och kostnadseffektivitet optimeras och det interna samarbetet, innovationskraften och kommunikationen stärkas.

Lite förenklat kan de vägval många beslutsfattare upplever sig stå inför gällande Teams utveckling och popularitet och förhållandet mellan intranätet och Teams sammanfattas så här:

Fortsätta som tidigare med parallella plattformar, dvs. Teams och intranätet som isolerade öar som användarna hoppar mellan.
Migrera intranätets innehåll till Teams och låta Teams bära även intranätets roll i den mån det går.
Integrera intranätet med Teams.

Det finns för- och nackdelar med alla tre alternativ. Enligt vår erfarenhet är det mest fördelaktigt att gifta samman intranätet med Teams än att låta dem leva separata liv. Genom integrationen kan gränserna suddas ut och lösningarna komplettera varandra för att skapa en starkare och mer användarorienterad helhet och digital arbetsplats.

Under avsnittet Integrera Teams med intranätet för att nedan, listar vi några av de starkaste argumenten till varför du bör välja integrationsvägen.

Många integrationsmöjligheter från båda hållen

Det finns många sätt att integrera lösningarna på och integrationen kan ske från både Teams och intranätet. Till exempel kan du med Teamsmallar i intranätet säkerställa att Teamsbaserade projekt och grupper skapas med rätt verktyg, regler, strukturer och andra resurser. Det går också att använda så kallad djuplänkning (deep linking) för att knyta samman delar av intranätet och Teams med varandra. Bland annat kan du länka en sida eller ett block på intranätet till en Teamsflik och spegla en kanal eller en konversation i Teams på intranätet med hjälp av djuplänkning. På liknande sätt kan hela eller vissa ytor och funktioner i intranätet integreras i Teams med hjälp av appar i Teams. Omnia innehåller flera färdiga funktioner för Teamsintegration, som bland annat mallar för skapande av nya Team.

Läs bloggposten Strategies for integrating your Intranet with Microsoft Teams för att lära dig mer om vilka möjligheter och metoder som finns för att integrera lösningarna. Du kan också delta på vårt nästa webbinarium Integrera intranätet med Microsoft Teams eller ladda ned vår webcast med samma namn för att få mer information om olika integrationsmöjligheter.

Integrera Teams med intranätet för att:

Göra det lättare att hitta information
Genom att väva samman intranätet med Teams kommer medarbetarna åt all data från SharePoint, OneDrive, Teams och andra applikationer som finns i intranätet och Teams på ett ställe. Det innebär också att intranätets ofta mer avancerade sökfunktion kan användas för att hitta information även i Teams, vars inbyggda sökfunktion är relativt enkel och utan filteralternativ.
Låta medarbetarna forma sin egen digitala arbetsplats

För användare som föredrar Teams som sin primära klient ger en integration med intranätet dem ytterligare en dimension och fler möjligheter att skapa en personligt anpassad digital arbetsplats. Med större frihet att arrangera konversationer, samarbetsytor, verktyg och filer efter personliga preferenser ökar produktiviteten, effektiviteten, engagemanget och innovationskraften.
Göra all kommunikation omedelbart tillgänglig i en gemensam vy
Istället för att behöva växla mellan två eller flera olika applikationer för att hålla sig uppdaterad och agera på nyheter och konversationer blir allt tillgängligt via en enda vy. Hos många användare, som har många dagliga Teamsmöten eller/och som flyttat mejlkonversationerna till Teams chatt, är Teams alltid igång. Detta ger dem god överblick av flödena i de olika Teamsgrupperna. Däremot kan de missa viktiga händelser och nyheter som kanaliseras via intranätet. Men genom att integrera hela eller delar av intranätet som appar i Teams får de samma minutiösa kontroll på alla flöden i Teamsfönstret.
Låta varumärket genomsyra hela den digitala arbetsplatsen
En viktig funktion som Teams saknar är möjligheten att anpassa gränssnittet och användarupplevelsen med företagets eller organisationens grafiska profil och identitet. Fördelen med ett intranät som klätts med verksamhetens färger, bildspråk, typsnitt och illustrationer är att medarbetarna känner sig ”hemma på kontoret”. Dessutom förstärks det personliga engagemanget för varumärkets både uttalade och mer sublima budskap om man arbetar i en varumärkesbetonad miljö. Integreras hela intranätet via en app i Teams kan denna utgöra en slags startsida i Teams. Det ger användaren samma känsla och åtkomst till intranätet och dess funktioner som om personen loggat in direkt på intranätet.
Kontrollera informationsspridningen
Teams är i huvudsak ett mötes- och kommunikationsverktyg. Det innebär att kommunikationen och den information som delas främst sker inom ramen för ett projekt, en arbetsgrupp eller mellan två personer. Det är för det syftet applikationen är utformad. Det finns därför ingen naturlig plats eller funktion för att distribuera verksamhetsomgripande information, som företagsnyheter eller ny organisationsinformation som alla måste ta del av.

Visserligen kan du skapa ett så kallat organisationsomfattande (org-wide) team, i vilket hela organisationen och alla Microsoft 365-användare automatiskt blir medlemmar. De meddelanden som postas i dessa team når hela organisationen men du kan inte påverka teamets placering i användarens teamslista, vilket gör det osäkert som övergripande informationskanal. Genom att infoga hela intranätet, eller sidor och ytor med verksamhetsomfattande information, som appar i Teams kan informationsstyrningen och kontrollen bibehållas i den digitala arbetsplatsen.

Glöm inte bort internkommunikationens övergripande mål!

Det är lätt att dras med i användarnas entusiasm över Teams och den effektivisering som verktyget erbjuder. Men det är viktigt att fundera över syftet och den övergripande målsättningen för den interna kommunikationen när nya riktlinjer för IT-användningen dras upp. Till exempel måste du fundera på vilka långsiktiga konsekvenser det får att låta användarna använda Teams som sin primära klient. Effektiviteten ökar kanske inledningsvis, men hur påverkas verksamhetens interna varumärke? Vad händer med organisationens sammanhållning och strävan mot gemensamma mål och hur ska kunskap och idéer till verksamhetsförbättringar delas effektivt i fortsättningen?

Teams som intranät?

Det kan låta frestande att låta Teams axla intranätets roll, men för alla verksamheter med fler än en handfull medarbetare är det ett misstag. Lösningarna har helt olika arkitekturer och Teams är inte utvecklad för att serva en organisation med intranätets alla viktiga funktioner. Bland annat går det inte att forma Teams efter er unika grafiska identitet. Hanteringen av strukturerad, organisatorisk och verksamhetsomfattande information försvåras och någon CMS-baserad struktur för publicering och förvaltning av innehåll finns inte.

Vill du veta mer om detta kan du läsa bloggposten Kan Teams ta intranätets plats?. Du kan också se webcasten How Microsoft Teams changes Internal Communications där vi tillsammans med ClearBox Consultings vd Sam Marshall diskuterar strategier för och samspelet mellan Teams och intranätet.

Läs om SharePoint-intranät här.