Vässa kreativiteten via intranätet

Alla ledare vet hur viktigt det är att hålla organisationen vital och idérik för att verksamheten ska fortsätta utvecklas. Med ett modernt, socialt och levande intranät kan du se till att medarbetarnas kreativitet och nytänkande stimuleras även när de arbetar på distans.

Det är sällan som de riktigt bra idéerna föds i ensamhet hemma på kammaren. Oftast växer de fram i ett kreativt idéutbyte människor emellan. Brainstormingmöten är inget skojigt påhitt av företagets lekledare. Det är en beprövad modell som ger resultat. Idéer behöver plockas isär, testas, speglas i olika sammanhang och mot olika erfarenheter, och vidareutvecklas för att bli riktigt bra.

Även Thomas Edison arbetade med olika team för att utveckla sina idéer till fulländning. Faktum är att en av hans framgångsfaktorer var förmågan att samla och leda kreativa talanger mot ett gemensamt och passionerat mål. Passion och samarbete är tveklöst några av de viktigaste nycklarna till en organisations kreativa dammlucka.

I en tid när allt fler arbetar på distans kan det vara svårt att tända glöden i idéarbetet. De flesta behöver den kollegiala gemenskapen på nära håll för att få upp ångan och känna att de skapar något tillsammans. På en arbetsplats där många arbetar nära varandra sker en stor del av idéutvecklingen spontant i olika arbetssituationer, men också vid informella möten och på fikaraster. I den virtuella organisationen kan därför den kreativa processen behöva lite mer uppmuntran och struktur.

Här ger vi dig några tips om hur du kan stimulera kreativiteten via intranätet.

Utnyttja distanseringens fördelar

Även om det kreativa arbetet oftast fungerar bättre när människor arbetar nära varandra finns det också fördelar med isolering och distansarbete. Det ger framförallt möjlighet att i lugn och ro reflektera och fördjupa sig i problem och utmaningar. På en livlig arbetsplats blir man ofta störd av möten, samtal och andra distraktioner. En distansarbetare har lyxen att få tänka klart. En intressant studie från 2012 visade att tråkiga monotona uppgifter utförs sämre vid distansarbete medan både kreativiteten och produktiviteten ökar för uppgifter som kräver nytänkande.

Hos många människor väcks också den kreativa lusten till liv vid isolation, delvis som en reaktion mot ledan av att vara isolerad. När barn är uttråkade bygger de slott och låtsasvärldar. När vuxna har tråkigt hittar de kanske på en ny produkt eller ett nytt sätt att göra affärer på. Det sägs att Isaac Newton hade en av sina mest kreativa perioder när han isolerade sig från pesten 1665.

Ta därför tillfället i akt och utnyttja fördelarna med isoleringens effekter på kreativiteten. Skapa rätt förutsättningar för distansarbetaren att kunna kanalisera och utveckla sin kreativitet och tänd skaparlusten hos dem som behöver inspiration för att komma igång.

Gör så här:
• Skapa forum och processer på intranätet som inspirerar, väcker nya tankar och gör det enkelt att formulera, testa och diskutera idéer. Till exempel kan du sätta upp ett antal diskussionsforum med inriktning mot innovation, kunskapsdelning och förbättringsarbete. Kategorisera forumen utifrån de mest prioriterade förbättringsområdena. Alternativt kan de struktureras utifrån era linjeenheter, affärs- eller kärnområden. Försök att skapa ett utbud av forum så att alla medarbetare hittar åtminstone ett att delta i. Att involvera medarbetarna i idéutveckling är ett bra sätt att öka engagemanget.

• Öka effektiviteten och energin i idé- och förbättringsarbetet med strukturerade Idea Management-lösningar, idéutmaningar, spelifiering och inspirationsartiklar. Med till exempel en integrerad lösning för idéhantering, som edison365ideas, kan du gå ut med så kallade Challenges till hela organisationen eller en utvald grupp för att generera nya idéer. Det kan vara ett problem som behöver lösas, en produkt eller en process som måste förbättras etc.

Vill du veta mer om hur du praktiskt går tillväga för att skapa, kategorisera och populera forum och communities, eller hur spelifiering fungerar i Omnia kan du se följande webcast. Du kan också ladda ned presentationen som en PDF.

Att vässa organisationens kreativitet handlar också om att få medarbetarna att våga tro på och ventilera sina idéer. Läs mer om detta i avsnittet nedan.

Dra nytta av det sociala intranätet

Det sociala intranätet erbjuder många fördelar för organisationens kreativa process. Inte minst för att få fler medarbetare att bidra. För även om den medryckande stämningen och intensiteten i ett fysiskt möte kan leda till storslagna idéer, så är det inte alla som öppnar munnen. De bästa idéerna kommer därför kanske inte fram. På intranätet har däremot fler möjlighet att komma till tals. Det beror bland annat på att många människor behöver tid att formulera sina idéer och att gruppdynamiken fungerar annorlunda online. Till exempel är hierarkier och åldersskillnader inte lika tydliga, vilket gör idéutväxlingar och diskussioner friare och mer jämbördiga.

Med det sociala intranätets möjlighet att dela, kommentera och gilla varandras inlägg och idéer blir idéutvecklingen och kunskapsdelningen också mer strukturerad och effektiv. Som ledare kan du även styra och påverka processen genom att återkoppla och uppmuntra vissa idéer och medarbetare. Med snabb och konstruktiv feedback kan du till exempel få medarbetare som i vanliga fall håller en låg profil att bli mer aktiva i intranätets idéforum och mötesrum. Och vill du att diskussionerna ska gå i en viss riktning kan du visa det i dina kommentarer till medarbetarnas inlägg.

Ytterligare fördelar med det sociala intranätet som plattform för idéutveckling och kunskapsdelning är att allt som görs och sägs dokumenteras per automatik samt dess transparens och öppenhet. Som du säkert vet blir en idé alltid bättre ju fler som tar del av och tillför sina kunskaper till den.

Gör så här:
• Uppmuntra medarbetarna att blir mer aktiva i olika forum genom att posta egna samt dela och kommentera varandras inlägg. Poängtera att det är viktigt att hålla god ton i forumen och att man bör undvika att kritisera om det inte kan göras på ett konstruktivt sätt.

• Stimulera användarnas aktivitet och engagemang med poängsystem och community badges, dvs. spelifiering, samt listning av forumens mest aktiva deltagare.

• Uppmuntra medarbetarna att själva ta initiativ till och skapa egna forum och arbetsrum för idé- och kunskapsutbyte. Skapa enkla guider och/eller videoinstruktioner som visar hur.

Vill du ha några ledarskapstips kring hur man bäst coachar distansarbetare eller ett virtuellt team för optimal produktivitet och kreativitet är den här guiden från Deloitte värd några minuter av din tid.