Bättre möten och mer växtkraft med nytt intranät

En av Sveriges snabbast växande teknikleverantörer för möten och konferenser, Informationsteknik, har byggt ett Omniabaserat intranät för att stärka organisationens sammanhållning och internkommunikation. Den nya lösningen ger medarbetarna bättre möjligheter att hålla sig informerade, mötas digitalt och samarbeta samt dela kunskap och kompetens över kontorsgränserna.

– Vår nya kommunikationsplattform ger oss betydligt bättre stöd i vardagen med enklare och snabbare åtkomst till information, kunskap, processer, samarbeten, verktyg och intern kompetens. Genom att samla allt på ett ställe kan vi arbeta effektivare. Det nya intranätet leder också till att vi kan knyta samman och hålla ihop vår snabbt växande organisation bättre och få nya kontor på banan snabbare, säger Andreas Lindbergh, IT-chef på Informationsteknik Scandinavia AB.

Snabb expansion kräver gemensam kommunikationsplattform

Informationsteknik startade 1989 och har vuxit till en rikstäckande teknikleverantör för möten och konferenser, med kontor från Umeå i norr till Malmö i söder. Företaget är en av de större aktörerna i branschen och har på senare år accelererat tillväxttakten. 2019 hade Informationsteknik 50 anställda på två kontor. Tre år senare, hösten 2022, är företaget dubbelt så stort med över 100 anställda utspridda på fem kontor.

Fram till 2021 hade Informationsteknik ett relativt enkelt och egenutvecklat intranät med ett fåtal funktioner för bland annat resursbokning, lagerhantering och produktinformation. Större delen av kommunikationen hanterades via mejl. Övrig företagsintern information samt processer, projektrelaterad kunskap, manualer med mera fanns utspritt i olika mappar som huserade lokalt på medarbetarnas datorer, på fysiska servrar i företagets nätverk och på diverse SharePoint-sajter. För att hitta viss information var användarna tvungna att veta exakt var de skulle leta. Behovet av att skapa en företagsgemensam kommunikationsplattform och ett modernt intranät var stort.

– Företagets snabba expansion skapade helt nya kommunikations-, samarbets- och informationsbehov. Vi behövde skapa en gemensam plattform för alla kontor där medarbetarna kan hitta allt de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter, driva projekt, samarbeta och kommunicera med varandra effektivt. En plattform som håller alla uppdaterade om det senaste och skapar samhörighet över kontorsgränserna, poängterar Andreas.

Andreas berättar att de haft ögonen på Omnia under några år och att de därför kunde ta ett snabbt beslut att välja Omnia som plattform för intranätet. Det som bland annat avgjorde var Omnias djupa integration med SharePoint, Microsoft 365, Teams, Yammer och Stream.

Tydlig plan möjliggjorde blixtsnabbt intranät-införande

Införandeprojektet startade i juni 2021 och det nya intranätet lanserades tre månader senare i början på september.

– När vi väl hade beslutat att bygga ett nytt intranät blev det bråttom att få det klart. Införandeprojektet startade i början på juni och den 9 september skulle det lanseras på en kick-off för hela företaget. Det var första gången som medarbetare från alla fem kontoren skulle samlas och ses på ett fysiskt möte efter pandemin. Därför var det viktigt att kunna visa upp den nya plattformen, menar Andreas.

Det intensiva arbetet skedde under de heta sommarmånaderna då alla i Andreas team fick kavla upp ärmarna och pussla ihop semesterdagar utifrån den tajta tidplanen. Den största utmaningen för dem var framförallt tiden men också att strukturera, rensa och skapa bra och rätt prioriterat innehåll.

– Vi hade aldrig klarat att få det klart i tid utan den mycket tydliga och genomtänkta projektplan som Precio Fishbones projektledare Martin Antonsson tog fram åt oss. Med denna som bruttolista kunde vi enkelt gallra och prioritera vad som var viktigast att få med i den första versionen. Som kund har man oftast begränsad erfarenhet av att bygga intranät, vilket gör det svårt att beräkna tidsåtgången för de olika delmomenten. Till exempel ville vi prioritera skapandet av en informationsdel vi kallar för ”Stöd & Support” som innehåller manualer och annat material som visar hur våra verktyg och system ska användas, förklarar Andreas.

Successiv utrullning av intranätet ger bättre slutresultat

Det nya intranätet ”Inside” blev snabbt populärt hos de medarbetare som var vana vid att arbeta med moderna molnverktyg. För dem som tidigare mest arbetat med mejl och lokala lösningar tar det lite längre tid att komma in i det nya sättet att arbeta.

– Även om våra användargrupper tar till sig lösningen lite olika beroende på tidigare IT-vanor så uppskattar alla den kraftigt förbättrade tillgängligheten till information, kunskap och verktyg. Inte minst gillar de möjligheten att snabbt och enkelt kunna filtrera fram dokumentation som finns i vår SharePointmiljö via Omnia. Även Personalboken är mycket uppskattad och vi ser att kunskap och kompetens delas mellan kontoren i mycket högre grad än tidigare, framhåller Andreas.

Andreas berättar att de efter lanseringen kontinuerligt byggt vidare på intranätet och fyllt på med både funktionalitet och innehåll. Till exempel har de efter lanseringen skapat en onboardingsida med företagspolicys, rutiner, verktyg och annan organisatorisk information som hjälper nya kontor att integreras på ett effektivt sätt. Ledningssystemet har också lagts upp med en preliminär artikelstruktur i Omnia för att i nästa steg göras om med Omnias visualiseringsverktyg så att användarna kan klicka sig fram till olika processer och länkade strukturerade dokument.

– Det är en stor fördel att dela upp utrullningen av intranätet i flera steg, istället för att göra allt på en gång. Dels kan man få upp en första version snabbt, dels får man möjlighet att testa, ompröva och finslipa på både funktioner och innehåll för att få fram den optimala lösningen. Som jag ser det är intranätet ett ständigt pågående utvecklingsprojekt, konstaterar Andreas.