BIOFOS enar företaget och renodlar kommunikationen med Omnia

Det danska spillvattenrenings- och energiföretaget BIOFOS har vidareutvecklat sin digitala arbetsplats med ett nytt Omniabaserat intranät. Lösningen ger BIOFOS möjlighet att skapa ett mer enat företag med ökat internt samarbete, engagemang och kommunikation över anläggnings- och enhetsgränserna. Omniaplattformen skapar också bättre möjligheter för målgruppsanpassad kommunikation och personalisering.

– Vår nya digitala arbetsplats ger alla medarbetare möjlighet att enkelt ta del av all företagsinformation, interna diskussioner, utbildningar och verktyg på ett enda ställe. Med Omnia har också de medarbetare som arbetar flexibelt på flera enheter för första gången fått personligt anpassad åtkomst till intranätet via mobiltelefon. Det gör det enklare för dem att hitta rätt och relevant information och lättare för oss att nå ut med information till och involvera hela organisationen. Den nya lösningen kommer att effektivisera och stärka vår interna kommunikation samt öka samarbetet och dialogen mellan våra olika enheter och anläggningar. På sikt leder det till ett mer enat företag, säger Stig Dalum, Kommunikationschef på BIOFOS.

På jakt efter en lättskött modern standardplattform

BIOFOS är Danmarks största avloppsreningsverk. Med sina tre anläggningar Lynetten, Avedøre och Damhusåen renar företaget spillvatten från 1,2 miljoner Köpenhamnsbor. Restprodukterna från reningsprocessen används sedan till att producera klimatvänlig energi i form av el, biogas och fjärrvärme. BIOFOS omsätter cirka en halv miljard danska kronor och har omkring 170 medarbetare.

Företaget hade tidigare ett egenutvecklat och SharePoint-baserat intranät som började bli svårt och kostsamt att hålla uppdaterat i linje med verksamhetens föränderliga krav och behov. BIOFOS ville också separera det tidigare helintegrerade ledningssystemet från intranätet för att istället länka in det som en separat SharePoint-applikation. I maj 2020 började därför en arbetsgrupp att undersöka marknaden med målet att hitta en SharePoint-baserad standardplattform med smidig integration till Microsoft 365 och som är enkel att anpassa och utveckla. Valet föll till slut på Omnia och införandeprojektet startade i augusti samma år.

– Vi ville bort från specialbyggda lösningar som kräver extern konsulthjälp för enkla förändringar, tillägg, konfigurationer och rutinmässig förvaltning. Vi ville ha en plattform som vi kan hantera, förvalta och göra enklare anpassningar av själva. När Precio Fishbone presenterade Omnia för oss föll alla bitar på plats. Plattformen kändes modern, lättskött, anpassningsbar och funktionell. Dessutom fastnade vi för Omnias gränssnitt och visuella möjligheter, förklarar Mia Schultze, ansvarig för Intranet Task Force på BIOFOS.

Stort projektdeltagande nyckeln till framgång

Mia berättar att de investerat mycket tid på att bemanna införandeprojektet med rätt beslutsfattare och referensgrupper för att få en bra representation av hela organisationens behov, krav och önskemål. En annan mycket viktig och tidskrävande del i projektet har varit att rensa ut, välja och kategorisera om all information som skulle migreras över till den nya plattformen. För att veta vilket innehåll som det nya intranätet skulle bära utgick de från frågeställningarna ”Vad måste medarbetarna veta?” (need to know) och ”Vad är trevligt att känna till?” (nice to know). Innehåll som hamnade i den senare kategorin kanaliseras via andra kanaler.

– Vi har haft många människor, med rätt kompetens och inflytande i organisationen, involverade i bland annat behovs-, funktions- och processanalyser samt uppföljningar genom hela projektet. Idag vet vi att strategin varit helt rätt då slutlösningen bevisligen lever upp till de verkliga behoven och önskemålen i alla enheter och användargrupper. Vi har också lagt mycket tid på att renodla, kategorisera och rollstyra innehållet som förts över till det nya intranätet. Detta har gjort det betydligt lättare för medarbetarna att hitta relevant information, verktyg, samarbetsytor och andra resurser, poängterar Mia.

Större gemenskap och engagemang

BIOFOS nya intranät lanserades i mitten av december, bara fem månader efter införandeprojektets start. Användarna kan bland annat hitta kollegor och beslutsfattare, externa media- och interna företagsnyheter. Med Omnias Process Management-modul har BIOFOS skapat en visuell och länkad presentation av organisationsstrukturen så att användarna enkelt kan klicka sig fram till olika beslutsfattare och deras kontaktinformation. Omnias Event Manager används också för att skapa, bjuda in till och administrera sociala aktiviteter och utbildningar. BIOFOS vidareutvecklar nu intranätet med en lösning som ger full integration mellan Omnia och Teams. En funktion som installeras under sommaren 2021 kommer att göra events och utbildningar, som skapas på intranätet, automatiskt tillgängliga i Teams.

– Intranätet har fått ett bra mottagande av organisationen. Vi ser att aktiviteten har ökat på intranätet och att många kommenterar och diskuterar nyheter och andra inlägg. Det är tydligt att medarbetarna uppskattar att de nu hålls uppdaterade om allt som händer i företaget via notifieringar och att de kan kommunicera inom och mellan enheterna och anläggningarna på ett enkelt och effektivt sätt. Vi tror att detta kommer att stärka gemenskapen och öka engagemanget för gemensamma frågeställningar och mål, siar Stig Dalum.