För bättre digitalt samarbete och dialog i Hillerøds kommun
Hillerøds kommun har etablerat en digital arbetsplats och ett nytt intranät baserat på Office 365 och Omnia. Lösningen är inriktad på kommunala behov och ger en grund för bättre dialog över organisationen genom nya digitala kommunikationskanaler.
Hillerød kommun som organisation
Hillerød kommun är en stor organisation med 4 900 anställda. I organisationen finns 400 medarbetare som arbetar i Hillerøds stadshus, medan övriga finns utspridda på olika arbetsplatser i kommunen. Hillerøds kommun är uppdelad i många enheter, så digitalt stöd har tidigare varit en utmaning för kommunen, eftersom det ofta varit svårt att kommunicera inom organisationen via de vanliga kanalerna. För en stor organisation som Hillerøds kommun var ett nytt intranät viktigt för att stödja och hjälpa medarbetarna till utökat samarbete. Målet var att intranätet skulle göra det möjligt för personalen att enkelt och snabbt kunna kommunicera digitalt över hela organisationen, mellan enheter och inom respektive avdelning.
Varför valde Hillerød kommun Omnia som digital plattform
Hillerøds kommun ville ha ett intranät som kunde integreras med övriga samarbetsytor i SharePoint. Tidigare hade man utmaningar när det gäller att strukturera och organisera dokument, vilket gjorde det svårt för medarbetare att hitta den information de behöver. Målet var att implementera en digital arbetsplats som skulle bidra till att både skapa struktur och skapa dialog, över hela organisationen. För Hillerød handlade det om att få ett intranät med en enkel och sammanhängande struktur, vilket gjorde att valet föll på Omnia.
”Vi har valt Omnia, eftersom det uppfyller många av de önskemål och mål vi hade med ett nytt intranät för kommunen. Omnia erbjuder möjligheter att skapa dialoger mellan anställda i kommunens många enheter, över hela organisationen." Säger Ulla Iess Andersen, projektledare och kommunikationskonsult i Hillerøds kommun.
Med Omnia ges medarbetarna möjlighet att arbeta mobilt och Omnia minskar avståndet mellan rådhuset och de kommunala enheterna. Nu kan anställda i kommunen lättare dela kunskap med varandra och löpande tillhandahålla optimal service till sina medborgare.
Samarbetet mellan Hillerød kommun och Precio Fishbone
Den nya digitala arbetsplatsen har gjort det lättare för anställda att navigera och hitta de dokument de letar efter. En användarundersökning genomförd av kommunen visar att användare är mycket nöjda med sin nya digitala arbetsplats. Baserat på medarbetarundersökningen säger Ulla Iess Andersen:
”Vi har arbetat med Precio Fishbone och Omnia från april till september 2018. Som förväntat har det i en sån process funnits utmaningar på vägen, men vi tog oss igenom dem, genom ett gott samarbete och en bra dialog med Precio Fishbone. Hilda, som vi kallar intranätet, har fått ett gott mottagande. Många säger att det är ett livligt och användarvänligt intranät, och de är positiva till de nya möjligheterna till dialog och samarbete. Vi håller fortfarande på att lära känna systemets möjligheter men det är mitt intryck att våra redaktörer också har använt Omnia eftersom det är lätt att redigera. "
"Våra användare älskar Omnia", säger Christina Lyk Mogensen, intranetchef i Hillerøds kommun.
