Iterio håller sig innanför boxen med en Omniabaserad digital arbetsplats

Samhällsbyggnadskonsulten Iterio har med stöd av Omnia förbättrat internkommunikationen och mobiliteten och ökat tillgängligheten till olika processverktyg. Den digitala arbetsplatsen innebär stora effektivitets-, projekt- och tidsvinster samt ökat engagemang.

– I våra projekt har vi som måtto att tänka innanför boxen och inte sväva iväg utanför den. Det är lätt att tänka utanför boxen eftersom där inte finns några hinder eller gränser. I våra projekt begränsas vi av budget, lagstiftning, tidsramar och samhällskrav. Med vår nya digitala arbetsplats har vi ökat tillgängligheten till våra projektverktyg, som kvalitetsledningsprocesser och styrdokument, vilket förenklar projekt¬arbetet betydligt för våra konsulter, säger Iterios VD Jonas Jonsson.

Alla projektverktyg på ett ställe förenklar och spar tid

Iterio är ett konsultbolag inom samhällsplanering och samhällsbyggnad. Konsulterna hjälper organisationer som Trafikverket, SLL, kommuner, fastighetsbolag och arkitekter med projektledning, projekterings¬ledning och datasamordning inom geoteknik, miljö och trafik.

Företaget startades 2011 och har idag omkring 100 anställda, med målet att växa vidare i snabb takt. Som en del i verksamhetens utvecklingsarbete ville Iterio lyfta internkommunikationen och öka digitaliseringen av interna processer och verktyg med ett nytt modernt intranät.

– Vi hade tidigare en Sharepointbaserad lösning som vi utvecklade och förvaltade själva. Intranätet fungerade skapligt, men var oattraktivt och komplicerat att administrera. Det var också svårt att integrera lösningen med externa tjänster och att ingjuta nytt liv i intranätet. Många på företaget struntade till och med i att gå in på intranätet, för att till exempel läsa interna nyheter, då det upplevdes som krångligt och tråkigt. Vi behövde en attraktiv, lättadministrerad och framtidsorienterad lösning, förklarar Jonas.

Valet föll på Omnia, som också erbjuder en sömlös och smidig integration med Office 365, vilket var ett av grundkraven. Den nya lösningen infördes 2018 och bygger till största del på Omnias standardkonfiguration. Iterio har dock gjort mindre anpassningar för att bland annat hantera frånvaro och kalenderfunktioner på ett mer verksamhetsnära sätt.

– Det var ett mycket smidigt införandeprojekt och lösningen var enkel för oss att komma igång med. Precio Fishbone hjälpte oss också att anpassa lösningen så att det idag är mycket enkelt att administrera sin egen frånvaro. Lösningen innebär också att alla kan se var kollegorna befinner sig för tillfället, till exempel om någon är sjuk, på semester eller ute på fältet och jobbar. Det är mycket värdefullt vid planering och bemanning av projekt, eller om man behöver konsultera någon kring ett specifikt problem.

Jonas berättar att de i samband med moderniseringen av intranätet började digitalisera och konsolidera många processer, styrdokument och arbetsverktyg för att förenkla och förbättra tillgängligheten. Bland annat har hela kvalitetsledningssystemet lagts in i intranätet, med alla tillhörande mallar och dokument.

– Vi ser enorma fördelar med att alla processer, handledningar och policys för kvalitetsledning i våra projekt finns snabbåtkomligt via intranätet. Det var tidigare pappersbaserat, vilket var tidskrävande och krångligt att använda. Nu när alla resurser finns en knapptryckning bort för våra kvalitets- och projektledare har projekten blivit enklare att driva, med högre kvalitet och effektivitet som följd, framhåller Jonas.

Högre flexibilitet med den digitala arbetsplatsen på fickan

Ungefär hälften av Iterios konsulter arbetar normalt utanför kontoret hos kunder, på fältet eller hemifrån. Kravet på en bra mobil användarupplevelse med hög prestanda var därför mycket viktigt. 

– Vi saknade ett bra mobilt gränssnitt till våra interna kanaler och verktyg tidigare, så införandet av Omnia har verkligen lyft vår mobilitet och flexibilitet. Nu har medarbetarna tillgång till samma funktionalitet, information och resurser, med ett attraktivt och användarvänligt gränssnitt, via sina mobiltelefoner och läsplattor som via sina datorer. Det betyder mycket när man som konsult behöver utföra en undersökning på fältet eller är på resande fot. Dessutom ger den digitala arbetsplatsen möjlighet att ta del av det som sagts och beslutats på möten som man missat, vilket inte var så enkelt tidigare, konstaterar Jonas och tillägger:

– Överhuvudtaget har förutsättningarna för vårt interna samarbete förbättrats. Det har blivit betydligt enklare att hålla alla uppdaterade om allt som händer i verksamheten och i olika projekt. Dels tack vare att administrationen och publicering av information förenklats, dels beroende på den förbättrade användarupplevelsen och mobiliteten. Inte minst är det lättare att hålla sig ajour via notifieringar i appen.

Intranätet har höjt volymen

Jonas berättar att medarbetarna är mycket nöjda med det nya intranätet och de förbättrade möjligheterna att kommunicera internt.

– En mycket positiv effekt är den höga interaktivitet och diskussionsaktivitet som det nya intranätet banat väg för. Folk gillar, delar och kommenterar innehåll med samma glöd som i sociala medier, menar Jonas.