Malmö stad binder samman organisationen med Omnia

Malmö stad har skapat en ny Omniabaserad digital arbetsplats. Plattformen kopplar samman kommunens medarbetare på ett effektivt sätt med förbättrad interaktivitet, mobilitet, tillgänglighet och internkommunikation.

– Vår nya digitala arbetsplats hjälper oss att utveckla internkommunikationen och stärka medarbetarnas delaktighet och engagemang. Lösningen erbjuder en betydligt bättre informationsstruktur och navigation, vilket underlättar internt samarbete och gör det enklare för medarbetarna att hitta rätt och relevant information. Den förbättrade mobiliteten innebär att tillgängligheten till den digitala arbetsplatsen förbättras. Det gör det lättare att kunna nå ut med information till och involvera medarbetare som saknar egen arbetsdator och har rörliga arbeten, säger Elisabet Lundholm, intranätansvarig och projektledare på Malmö stad.

Plattform för stärkt samarbete och samhörighet

Malmö stad är en stor organisation med 26 000 anställda fördelat på 14 förvaltningar. Medarbetarna arbetar inom allt från skolverksamhet till vård och omsorg, och precis som i landets övriga kommuner skiljer sig verksamheten inom respektive förvaltning mycket åt. Malmös intranät bestod tidigare av en heterogen systemflora som delvis var egenutvecklad. Lösningen saknade bland annat samarbetsfunktionalitet och innehållet var svårnavigerat och omfångsrikt, vilket gjorde det svårt för medarbetarna att hitta relevant information och resurser.

Med syfte att modernisera, renodla och effektivisera den digitala arbetsplatsen införde kommunen Office 365 under 2017-2018. I början på 2020 lanserades sedan ett helt nytt Omniabaserat intranät.

– För att förenkla, hålla jämna steg med utvecklingen och strömlinjeforma plattformen ville vi bort från de specialbyggda lösningarna och standardisera. Vi ville också skapa en plattform där vi enkelt kan rollstyra och målgruppsanpassa information och tjänster, samtidigt som den ger oss möjlighet att binda ihop hela organisationen bättre, förklarar Elisabet och tillägger:

– Omnias arkitektur, funktionalitet och kapacitet att målgruppsanpassa och hantera stora mängder information samt dess smidiga integration med SharePoint och Office 365 gjorde det till en stark kandidat. Intrycket av att Precio Fishbone skulle vara ett starkt stöd i arbetet med att omstrukturera och förbättra informationshanteringen avgjorde beslutet att satsa på Omnia.

80 % mindre innehåll i nya intranätet

Elisabet berättar att en mycket viktig del i skapandet av den nya plattformen och intranätet var att rensa ut och paketera om all information, vilket resulterat i minskad informationsvolym. Detta har möjliggjorts genom ett nytt sätt att strukturera och presentera innehållet.

– Vi har bantat innehållet kraftigt och har idag 80 % mindre information på intranätet. Strukturen har gjorts om i grunden. Tidigare utgick informationsstrukturen primärt från organisationsstrukturen. Nu är all information istället kategoriserad per ämnesområden. Varje förvaltning målgruppsanpassar, kompletterar och rollstyr sedan innehållet. På det här sättet har vi fått en strömlinjeformad informationshantering och navigation som hjälper användarna att snabbt hitta rätt information, sina samarbetsytor och andra resurser. Det blir också tydligare för varje medarbetare vad som är viktigt för just honom eller henne att ta del av då all information är riktad idag, poängterar Elisabet.

Rejäl betatestning skapade en prisad digital arbetsplats

En av projektets större utmaningar har varit planeringen av resurser och tidsåtgången för införandet. Malmö stad sköt fram lanseringsdatumet en tid då plattformen behövde testas längre än de först planerat. Enligt Elisabet var det dock ingen nackdel att förlänga testperioden:

– Vi bjöd in 200 nyfikna medarbetare och chefer plus supportpersonal från hela organisationen att delta i betatestningen. Det var en mycket värdefull och lärorik tid. Med deras input kunde vi finslipa lösningen, som också mottogs väl i organisationen. Lanseringen i mars i år sammanföll med coronautbrottet och ett ökat distansarbete, vilket gav många medarbetare både anledning och inspiration att lära sig nytt.

Förutom det positiva gensvaret från medarbetarna blev satsningen nominerad till DWG:s Digital Workplace of the Year och vann där pris i klassen User Engagement. Utmärkelsen är också kvitto på ett noggrant grundarbete och ordentlig betatestning. Läs mer om utmärkelsen här.

Ökat engagemang och bättre kompetensutnyttjande

Skapandet och användningen av de Office 365-integrerade samarbetsytorna ökar nu snabbt på intranätet. En skräddarsydd funktion för medarbetarprofiler har också ökat tillgängligheten till intern kompetens.

– Profilfunktionen har gjort det enklare att hitta kompetens och knyta nya kontakter, vilket stöder vårt mål att fler ska se nyttan i att vara aktiv på den digitala arbetsplatsen, menar Elisabet.