Catalyst Housings intranät “The Hive” knyter samman organisationen

Det engelska bostadsföretaget Catalyst Housing stärker internkommunikationen och banden i organisationen med ett nytt Omniabaserat intranät. Lösningen har förbättrat tillgängligheten till Catalysts digitala arbetsplats, med bättre sökmöjligheter, produktivitet och mobilitet samt underlättat sammanslagningen av två stora organisationer.

– Vårt Omniabaserade intranät har kraftigt förbättrat produktiviteten eftersom det nu är betydligt lättare att hitta relevant och korrekt intern information. Till skillnad från hur det var tidigare är nu alla våra verktyg, delade dokument och annan gemensam information tillgänglig via ett enda gränssnitt. Det inkluderar affärskritisk information och andra resurser som exempelvis processer, riktlinjer och formulär, vilket våra medarbetare behöver dagligen. Att ha allt samlat på en plats eliminerar risken för dubbletter och opålitlig eller inaktuell information. Den nya konsoliderade intranätplattformen har också spelat en nyckelroll i arbetet med att svetsa samman Catalyst med Aldwyck Housing Group när Aldwyck fusionerades med Catalyst 2019, säger Parveen Agnihotri, Internal Communications Manager på Catalyst Housing.

Fusion krävde ny intranätplattform

Catalyst är en icke-vinstdrivande så kallad housing association och en av Storbritanniens ledande aktörer inom subventionerade och lågkostnadsbostäder med drygt 37 000 bostäder i London och närliggande distrikt. Catalyst bygger, renoverar och erbjuder ett brett utbud av bostäder riktade till bland annat människor med begränsad ekonomi. Detta inkluderar bostäder till salu, för uthyrning eller med delat ägandeskap. Med sina drygt 1200 medarbetare, som alla drivs av ett starkt socialt patos, skapar Catalyst säkra, hållbara och miljövänliga bostadsmiljöer och grannskap.

Catalysts tidigare intranät bestod av en SharePointbaserad egenutvecklad lösning, vilken saknade moderna funktioner och krävde mycket tid av IT-avdelningen för att lösa enkla layout- och publiceringsbehov. När Catalyst gick samman med Aldwyck Housing Group 2019 aktualiserades behovet av en uppgradering av plattformen. Den nya organisationen behövde en konsoliderad och modern lösning för att effektivt knyta samman medarbetarna och ena organisationen.

– När vi fusionerades blev det tydligt att vi behövde ett nytt molnbaserat intranät där alla gemensamma dokument samt andra resurser och intern information är lättillgänglig för alla. Vi ville ha en standardplattform som är enkel att anpassa och publicera innehåll på och som inte kräver IT-experter för att utföra enkla publicerings- och formgivningsuppgifter. Det var också viktigt att plattformen kan integreras sömlöst med Microsoft 365. Under upphandlingen utmärkte sig Omnia bland konkurrenterna och framstod som den plattform som bäst kunde möta våra behov på ett bra sätt, säger Janice Swart, SharePoint Developer & Administrator på Catalyst Housing.

The Hive lanserades lagom i tid för långtidsisolering

Införandet påbörjades mot slutet av augusti 2019 och utfördes av Omnias brittiska implementeringspartner CPS. Det nya intranätet lanserades i början på december, bara tre månader innan COVID-19 tvingande britterna att isolera sig och arbeta hemifrån.

– Vi hade tur som fick igång det nya intranätet i god tid innan alla behövde växla över till distansarbete. Plattformens betydelse och affärskritiska värde förstärktes av pandemin. Omnia har verkligen hjälpt oss att svetsa samman de två tidigare organisationerna till en gemensam då plattformen på ett effektivt och smidigt sätt stöder organisationsomfattande kommunikation och samarbete. Genom att vara navet för all intern information, nyheter, verktyg och processer har intranätet också haft en avgörande roll i upprätthållandet av vår produktivitet under pandemin. Då allting finns tillgängligt via en enda vy blir det enkelt för medarbetarna att hitta och komma åt information och andra resurser, vilket ökat effektiviteten, poängterar Parveen.

Parveen berättar att tidigare kunde samma information, som en process eller ett regelverk, finnas på många olika platser och i flera versioner. Det gjorde det svårt för användarna att hitta rätt information och att våga lita på den. När nu allt är konsoliderat och tillgängligt via ett gemensamt gränssnitt finns bara en version av sanningen och en väg fram till den.

Högre tillgänglighet, mobilitet och sökeffektivitet

Catalysts dokumenthantering är utvecklad i SharePoint Online och integrerad med Omnia. Det innebär att alla dokument är tillgängliga för åtkomst, redigering och delning via intranätet. En stor del av införandeprojektet har bestått i att skapa nytt samt uppdatera och rensa ut tidigare innehåll och gamla dokument. Införandeteamet har också byggt en ny informations- och navigationsstruktur med syfte att göra det lättare att hitta relevant information och att navigera den digitala arbetsplatsen.

– Sammanslagningen skapade en ny och större organisation som krävde en annan informationsstruktur. Det mesta av intranätets innehåll har ny- eller återskapats. Först tog vi fram en innehållsstruktur. Därefter utformade vi navigationen för att optimera användarupplevelsen. Det visade det sig vara en bra strategi. Användarna är mycket nöjda med det nya intranätet och uppskattar dess lättnavigerade gränssnitt, attraktiva utseende och, inte minst, den förbättrade tillgängligheten. Vårt tidigare intranät erbjöd till exempel ingen mobil åtkomst. Idag fungerar intranätet på vilken enhet som helst, konstaterar Janice.