CEJN snabbkopplar företaget med Omnia Express

En av världens ledande tillverkare av snabbkopplingar, CEJN, har med Omnia Express byggt ett intranät från grunden på bara tre månader för att foga samman företaget. Med den nya kommunikationsplattformen skapar CEJN en mer sammanhållen organisation samt effektivare och mer enhetlig internkommunikation.

– Vår nya förstärkta digitala arbetsplats och gemensamma kommunikationsplattform har gett oss betydligt bättre möjligheter att svetsa samman och öka gemenskapen i organisationen och över landsgränserna. Med vårt Omniabaserade intranät blir både den interna kommunikationen och samarbetet bättre. Dessutom är det nu enklare för medarbetarna att hitta och komma åt information, filer och verktyg. Organisationens struktur har också blivit tydligare och intern kunskap och kontaktinformation mer lättillgänglig, säger Henrick Johansson, IT-chef på CEJN.

Rörlig kravspecifikation optimerar flexibiliteten

CEJN har sedan 65 år tillbaka tillverkat snabbkopplingar och tillbehör för tryckluft, hydraulik, vätskor och andningsluft. Företaget har huvudkontoret i Skövde samt 17 säljbolag och fem produktionsanläggningar i Sverige och andra länder. Totalt sysselsätter CEJN-gruppen 600 anställda världen över.

CEJN har tidigare inte haft något riktigt intranät eller en koncerngemensam kommunikationsplattform. Istället har information, dokument och resurser hanterats med en portfölj av olika applikationer och lösningar. Nyheter och andra viktiga interna meddelanden har till största del distribuerats via mejl. 2021 införde CEJN Microsoft 365 i hela företaget, vilket var ett viktigt steg i arbetet med att konsolidera och modernisera koncernens digitala arbetsplats. Nästa steg var att implementera en ny kommunikations- och intranätplattform som integrerar sömlöst med Microsoft 365. Då CEJN bevakat intranätmarknaden under flera år och följt Omnias utveckling visste de redan att den var som klippt och skuren för deras verksamhet.

– När det väl var dags att göra en upphandling av intranätplattform var vi redan på det klara med vilken produkt vi skulle välja. Vi hade en god uppfattning om vad Omnia och Precio Fishbone kunde erbjuda och tyckte att det var ett självklart val. Det är en kraftfull lösning, med hög informations- och användarsäkerhet, som dessutom har en mycket kompetent bemanning bakom sig. Det kändes tryggt då och vi har inte ångrat oss för ett ögonblick, konstaterar David Lindholm, Projektledare på CEJN.

Den lösning som CEJN beslöt att införa är det nya produktkonceptet Omnia Express som främst vänder sig till företag och organisationer med upp till 500 anställda. Lösningen bygger på samma arkitektur och plattform som fullversionen av Omnia, men har paketerats med en mindre omfattande funktionsuppsättning och specialanpassade tjänster för ett snabbt införande. Ny funktionalitet i Omniaplattformen kan sedan aktiveras när behoven och organisationen utvecklas.

– Vi tyckte att Omnia Express passade vår målbild bra. Dels ville vi få ett intranät på plats relativt snabbt, dels ville vi starta i mindre skala för att sedan utöka intranätets funktionalitet successivt i vår takt och när nya behov uppstår. Det är en framtidsorienterad lösning att växa med, framhåller Henrick.

När införandeprojektet startade i februari 2022 var tidplanen för att skapa och lansera en första version av intranätet preliminärt satt till fem veckor. Efter de inledande workshopen beslutade dock CEJN att komplettera och utöka funktionaliteten och lägga mer tid på att strukturera och definiera innehåll. Projektet planerades om och tog tre månader att genomföra. Intranätet lanserades i början på maj.

– Att det tog tre istället för en månad hade enbart med interna utmaningar att göra, som att bestämma och skapa innehåll och informera organisationen om plattformen, samt att vi ville utvidga lösningen något. Bland annat ville vi skapa en riktigt bra personalbok och ett detaljerat organisationsträd så att medarbetarna lättare förstår och enkelt kan orientera sig runt i organisationen. Det berodde också på att vi inte hade en fixerad kravspecifikation när vi drog igång projektet. Men det är vi också glada för då det gett oss större utrymme och flexibilitet att stegvis skapa ett optimalt anpassat intranät, poängterar David.

En enda version av sanningen vässar förbättringsarbetet

Än så länge är intranätet bara infört i den svenska verksamheten. I nästa steg ska hela koncernen med, vilket kräver språkhantering, instruktionsmaterial och informationskampanjer på flera språk. I fas 2 ska även dokumenthantering och ledningssystemet integreras och vidareutvecklas med Omnias verktyg, bland annat för att visualisera processer och underliggande dokument i klickbara processträd. CEJN kommer även att förbättra plattformens målgruppsstyrning för att göra innehållet mer anpassat och relevant för användarna.

– I princip ska allt som användarna behöver i sin vardag finnas i Omnia. Allt från arbetsverktyg, samarbeten, processer, kunskap och intern kompetens till kontaktinformation och styrande dokument ska vara lätt att hitta och komma åt via intranätet. Det leder till högre produktivitet och trivsel samt effektivare samarbeten. När all information konsolideras och blir lättillgänglig för alla får vi en enda version av sanningen, vilket ger bättre förutsättningar för diskussioner kring och gemensamma ansträngningar för att skapa förbättringar, poängterar Henrick.