INTEC växer obehindrat med Omnia

Teknikkonsultföretaget INTEC har byggt ett nytt intranät och integrerat dokumenthanterings- och ledningssystem på Omnia-plattformen. Lösningen bidrar till högre produktivitet och ger det unga företaget obegränsad växtkraft samt bättre kontroll och kvalitet på information och processer. Plattformen förbättrar också internt samarbete, projektstyrning, kunskapsutveckling samt kompetens- och resursutnyttjande.

– Med Omnia har vi skapat en helhetslösning som inte bara håller ihop företaget och stärker vår interna kommunikation utan som även ger oss bättre kompetensutnyttjande, styrning, kontroll och kvalitet i våra projekts processer. Från att tidigare hanterat dokument, processer och projekt med enkel fildelning och Teams sköter vi idag allt från internkommunikation till kvalitetsledning, dokumenthantering och projekthantering i Omnia. Lösningen säkerställer att alla får effektiv åtkomst till relevant information och att våra processer, projekt och dokument skapas och hanteras på ett enhetligt och korrekt sätt. Det har även blivit enklare för oss att utveckla och dela kunskap och kompetens. Idag går det till exempel mycket snabbare att hitta och allokera intern kompetens till olika projekt. Och med vår Omniabaserade kunskapsbank kan medarbetarna dela och vidareutveckla sin kompetens inom allt från utföranden till programvaror, säger Filip Eriksson, Intranätansvarig och gruppledare på INTEC.

Skalbar mobil standardlösning för snabbväxande rörlig organisation

INTEC är ett ungt företag som arbetar främst med projektering, installationssamordning, besiktning, miljösamordning, riskhantering, kalkyl och utredningar inom el, VVS, energi, industri och brandskydd. INTEC startade verksamheten i slutet av 2020 och har på bara drygt ett år vuxit till 250 medarbetare utspridda på ett femtontal kontor över hela Sverige.

Under företagets första månader hanterades all intern information, kommunikation och dokumentation samt alla projekt med hjälp av en enkel serverbaserad mappstruktur, mejl och Teams. INTEC:s ledning insåg ganska snart att företaget behövde skapa en integrerad lösning för kommunikation, kvalitetsledning, dokument- och projekthantering. Företaget övervägde att skapa en egenutvecklad lösning men valde Omnia som plattform efter en kostnads- och teknisk analys.

– Med Omnia kunde vi få mycket färdig funktionalitet från start, vilket skulle spara oss tid. Plattformen passar också vårt arbetssätt med hög mobil tillgänglighet och kraftfulla verktyg som gör det enkelt att skapa, hålla reda på och uppdatera innehåll. Dessutom har Omnia inbyggda processverktyg som gjort det möjligt för oss att bygga ett robust kvalitetsledningssystem som uppfyller alla ISO-krav på ett pålitligt och effektivt sätt, framhåller Filip.

Införandet av Omnia, inklusive skapandet av nya dokumenthanterings- och kvalitetsledningssystem, påbörjades på våren 2021. Sex månader senare, i november, lanserades intranätet.

– Lanseringen skapade en frigörande kraft i hela organisationen! I och med vår snabba tillväxt var behovet av en konsoliderad informations- och kommunikationsplattform akut. Med facit i hand borde vi startat projektet långt tidigare. Lösningen har verkligen förenklat våra interna processer, samarbeten och internkommunikation. Omnias skalbarhet ger oss också möjlighet att växa obehindrat, understryker Filip.

Bättre kvalitet, enhetlighet och gemenskap

Filip berättar att största utmaningen under införandeprojektet var att de skulle bygga allting från grunden. De hade inga befintliga system att utgå från, vilket gjorde det svårt att fastställa behoven och veta hur mycket innehåll och funktionalitet som skulle vara med i första versionen och vad de kunde vänta med.

– Vi fick lägga mycket tid på att diskutera innehåll, funktionalitet, navigation och metadata. Det vill säga hur det ska göras, var innehållet ska finnas och för vem. När väl informations- och navigationsstrukturen var på plats var det enkelt att skapa och fylla intranätet med innehåll. Vi anlitade Omnias UX-konsult Sara Olsson för att få hjälp med navigationen, vilket var mycket värdefullt och resulterade i att vi gjorde om hela strukturen som vi själva skapat. Intranätets navigation och gränssnitt är idag enormt uppskattat, menar Filip.

Förutom integrerat dokument- och kvalitetsledningssystem innehåller INTEC:s intranät även projektplatser, personalhandbok, eventhantering, kunskapsbank och en onboardinglösning för nyanställda. Allt innehåll är behörighets- och målstyrt så att användarna får snabb åtkomst till relevant information. Ledningssystemet är skapat med Omnias visuella processkarta så att man kan klicka sig fram till olika processer.

– Alla projekt, processer och dokument hålls ihop och skapas med mallar i Omnia. Själva flödena i projekt och samarbeten drivs via Teams, men vi använder Omnia för att med Teamsmallar automatiskt skapa projekten och hantera dokument, kompetens och andra projektresurser. Genom att hantera all kommunikation och information i Omnia får vi högre kvalitet, enhetlighet och pålitlighet i våra processer och dokumentation. Dessutom leder lösningen till ökad samhörighet eftersom alla i organisationen nu tar del av samma information och lättare kan hitta och kommunicera med sina kollegor, poängterar Filip.

Självgående kunskaps- och kompetensutveckling

Kunskapsbanken är utvecklad som ett diskussionsforum med Omnias Community-verktyg och innehåller allt från teknikspecifik kunskap till hur man manövrerar interna system. Det är fritt för alla medarbetare att skapa, publicera, dela och kommentera kunskapsartiklar, dokument och utbildningsvideor här.

– Det är en till stor del självgående kunskaps- och utbildningsplattform. Även om vi skapar mycket innehåll och utbildning på beställning, så vill många i organisationen dela med sig av sina kunskaper. Det är väldigt kraftfullt då medarbetarna på ett enkelt och effektivt sätt kan hjälpa varandra och samtidigt bygga upp en levande kunskapsbank som utvecklar vår kompetens och konkurrenskraft, konstaterar Filip och tillägger:

– Under den korta tid som vi haft lösningen igång kan vi redan se hur kunskapsutvecklingen tagit fart. Medarbetarna investerar mycket tid på att utveckla sin kompetens. Många går in i kunskapsdatabasen så fort de får tid över eller en lucka mellan olika projekt för att dela eller bättra på sina kunskaper. Omnias smarta sökfilter, prenumerations- och notifieringsfunktioner gör det också enkelt att hålla sig uppdaterad om och få ut ny kunskap.