Intern dialog för en hållbar framtid
Det danska renhållningsföretaget Odense Renovation har förbättrat den interna kommunikationen och sin digitala arbetsplats med ett nytt Omnia-baserat intranät. Den nya plattformen har gjort den digitala arbetsplatsen mer dynamisk och interaktiv. Detta leder till en mer aktiv, transparent och inkluderande intern dialog, vilket ökar kunskapsdelningen och engagemanget. Lösningen har också förenklat navigering och informationssökning.
– Vi ville bort från vår tidigare envägskanal som bara trummade ut ledningens ord och interna nyheter till våra anställda. Med Omnia har vi tagit ett stort steg framåt och skapat en modern, användarvänlig och dynamisk kommunikationsplattform som möjliggör interaktiv och engagerande kommunikation. Den nya lösningen har också gjort det lättare för oss att publicera och nå alla i organisationen med personligt anpassad och relevant information. Tillgängligheten till all typ av information och andra resurser på intranätet har förbättrats avsevärt, säger Thea Madsen, kommunikationskonsult på Odense Renovation.
En plattform för diskussion och kunskapsdelning
Odense Renovation sköter bland annat sophanteringen i Odense Kommun i Danmark, med sina 190 000 invånare. Bolaget erbjuder ett brett utbud av renhållningstjänster och lösningar för fast avfall inom tätorten, såsom insamling av sopor från cirka 100 000 hushåll. Odense Renovation driver också åtta återvinningsstationer, utvinner deponigas från soptippar och tillhandahåller el och fjärrvärme till Odense hushåll.
Företagets tidigare intranät var föråldrat och erbjöd praktiskt taget ingen interaktion eller tvåvägskommunikation. Den användes främst som nyhetskanal och användarna tyckte att det var svårt att hitta relevant information. Ledningen beslöt att investera i en modern plattform för att förbättra intranätets användarvänlighet och användarnytta samt struktur, sökfunktionalitet och organisationens kunskapsdelning, interna dialog och engagemang.
– Cirka 70 % av vår personal arbetar ute på fältet med att hantera avfall och maskiner. Endast 30 % av arbetsstyrkan sitter framför en dator på dagarna. Att hitta en plattform som är extremt enkel att använda för både medarbetarna i frontlinjen och våra kommunikatörer och redaktörer var prioriterat i vår produktanalys. Omnia verkade vara mycket lättanvänd i bägge ändar. Vi gillade också att Omnia baseras på SharePoint, som vi är väl bekanta med och har byggt flera system i, förklarar Thea.
Införandet av Omnia startade i december 2022 och det nya intranätet lanserades i september 2023.
– Anledningen till att det tog nio månader att få allt på plats var dels för att vi har många innehållsägare, dels för att andra samtidiga projekt krävde mycket tid av oss. Om vi hade lagt allt annat åt sidan är jag säker på att vi hade haft intranätet igång på bara några få månader, påpekar Thea.
En enda kommunikationskanal för alla behov
Det nya intranätet är i grunden ett standardinförande av Omnia, eftersom den inbyggda funktionaliteten i Omnia uppfyller de flesta av Odense Renovations behov. Två specialdesignade integrationer har dock utvecklats. Den ena kopplar samman intranätet med Skyfish molnbaserade bilddelningstjänst och den andra väver in Odense Renovations Instagram-flöde på intranätet.
– Målet är att integrera alla våra sociala medie-flöden på intranätet. Detta för att upplysa och inspirera våra medarbetare kring allt som händer i våra externa kanaler, säger Thea.
En av visionerna med det nya intranätet är att skapa en enda kanal för alla kommunikationsbehov och att på detta sätt minska användningen av andra kommunikationsmedel, som e-post. Målet är att medarbetarna ska se intranätet som det primära verktyget för intern kommunikation och informationssökning.
En mer öppen och inkluderande arbetsplats
Enligt Thea är majoriteten av medarbetarna fortfarande något tveksamma till att delta i samtal och uttrycka sina idéer eller tankar om interna eller externa frågor på intranätet. Det finns ett stort intresse för vad ledningen och redaktörerna kommunicerar, men för de flesta är det ett stort steg att själv publicera något eller att kommentera någon annans inlägg. Thea säger att de försöker förändra företagskulturen och få fler att våga öppna och engagera sig:
– Det tar tid att förändra kulturen och gamla vanor. Vårt tidigare intranät erbjöd ingen interaktion eller öppna diskussioner, så det är vad våra medarbetare är vana vid. Den nya lösningen är helt transparent och öppen för alla att publicera vad som helst, utan några restriktioner.
– Målet är att skapa en inkluderande och demokratisk digital gemenskap där alla kan dela sina tankar, idéer och kunskaper med hela organisationen. Detta kräver dock att organisationen anammar ett nytt tänkesätt. Plattformen är på plats och kulturförändringen är på gång.
För att skapa en ny kommunikationskultur försöker Thea och hennes team motivera och inspirera användare att bli mer aktiva och delaktiga genom olika kampanjer, spel och utmaningar.
– Även om vi fortfarande har en hel del att göra för att få medarbetarna mer villiga att dela med sig och interagera, vet vi att de verkligen gillar den nya lösningen och tycker att den stödjer deras arbete bättre. En enkätundersökning förra veckan visade att 67 % tycker att intranätets användarupplevelse är bättre än bra.
– Det är en imponerande siffra i en organisation där de flesta är ambivalenta till förändring. Vi vet också att medarbetarna tycker att det är mycket lättare att hitta relevant information idag, konstaterar Thea och tillägger:
– När vi lanserade Omnia fick vi bara ett fåtal supportsamtal om lösningens olika funktioner. Det är ett kvitto på Omnias höga användarvänlighet och kraftfulla sökfunktionalitet.
