Koenigsegg växlar upp den digitala arbetsplatsen med Omnia

Megacarstillverkaren Koenigsegg har byggt ett helt nytt intranät med integrerat dokumenthanterings- och ledningssystem på Omniaplattformen. Den nya lösningen effektiviserar internkommunikationen, minskar ledtider och vässar kvalitativa processer.

– Med Omnia har vi växlat upp vår digitala arbetsplats rejält. Den nya lösningen ger oss möjlighet att samla och strömlinjeforma den interna kommunikationen, process- och samarbetsmiljön på ett lättillgängligt och effektivt sätt. Med sömlös integration mot Microsoft 365 och vårt nya Omniabaserade lednings- och dokumenthanteringssystem kommer medarbetarna åt nyheter och organisatorisk information, administrativa verktyg och verksamhetsprocesser på ett ställe. Detta leder till högre effektivitet, kortare informations- och beslutsvägar och bättre processkvalitet, säger Gert Mårs, IT-chef på Koenigsegg Automotive.

GhostNet lyfter den interna kommunikationen

Koenigsegg Automotive påbörjade sin resa 1994 med grundaren Christian von Koenigsegg i förarsätet. Ända sedan starten har företagets mission varit att utveckla avancerade, supersnabba och hållbara sportbilar i premiumklassen. Christian von Koenigseggs skapelser har imponerat en hel värld och hans bilar flyttar ständigt fram de teknologiska och aerodynamiska gränserna med nya rekord för vad som är möjligt. Senaste världsrekordet sattes 2019 när en Koenigsegg Regera körde 0-400-0 km/tim på 31,49 sekunder.

Ängelholmbaserade Koenigsegg har 400 anställda och tillverkar sina bilar i en före detta flyghangar som tidigare inhyste en av Sveriges äldsta flygvapenskvadroner och stridsplanen JAS 39 Gripen. Piloterna lyfte och landade ofta i mörker, vilket gav dem smeknamnet Flygande spöken. Skvadronen använde sedan en spöksymbol som sitt sigill på flygplanen. För att hedra dem och deras mod, märker Koenigsegg alla sina bilar med det flygande spöket. GhostNet blev också namnet på företagets nya intranät som Koenigsegg började bygga under våren 2020.

– Egentligen tog vi kontakt med Precio Fishbone för att få hjälp med att skapa ett nytt lednings- och dokumenthanteringssystem, då vi bland annat behövde förbättra hanteringen av styrande dokument. Vi insåg dock snabbt att vi kunde åstadkomma mycket mer och förbättra hela vår digitala arbetsplats med en integrerad lösning för verksamhetsstyrning och internkommunikation på Omnia-plattformen, förklarar Gert.

Före införandet av Omnia hade Koenigsegg inget traditionellt intranät, dokumenthanterings- eller ledningssystem. Det fanns inget formellt system för informationsdelning och informationen var fragmenterad och svår att överblicka och hålla uppdaterad. Mycket av informationsspridningen var mejlbaserad.

– Jag började att arbeta på Koenigsegg i början på 2020 med syfte att bygga upp en ny infrastruktur för IT, kommunikation och verksamhetsstyrning. Microsoft 365 och Teams var sedan tidigare etablerat som företagets primära arbets- och mötesverktyg. Vi ville därför vidareutveckla den digitala arbetsplatsen med utgångspunkt från dessa verktyg. Detta var ett starkt skäl till att Omnia valdes som plattform eftersom den erbjuder smidig integration med Microsofts lösningar. Ett annat skäl var att vi ville ha en standardbaserad lösning med hög flexibilitet och anpassningsförmåga, vilket också karaktäriserar Omnia, framhåller Gert.

Det nya intranätet GhostNet, med integrerat lednings- och dokumenthanteringssystem, lanserades i augusti 2020, knappt sex månader efter projektstart. Gert berättar att intranätet rullades ut på ett relativt mjukt sätt i organisationen, utan stora fanfarer och utbildningsinsatser. Superanvändarna tog till sig och uppskattade GhostNet direkt. För att få övriga medarbetare att börja använda intranätet avbröts mejldistributionen av nyhetsbrev och produktnyheter, vilket var en effektiv metod då alla vill hålla sig uppdaterade.

– Vi har verkligen lyft den interna kommunikationen till en ny nivå. Förutom att det blivit betydligt enklare att hitta information om den egna anställningen, våra processer och bilar kan vi nu också se till att alla nås av samma information samtidigt. Vi inser dock idag att vi behöver sätta in lite mer utbildningsinsatser för att den nya lösningen ska nå sin fulla potential, konstaterar Gert.

En stor del av Koenigseggs medarbetare har rörliga arbeten, utan tillgång till egna datorer. Med Omnias responsiva design får de tillgång till GhostNet via bland annat mobiltelefon. Koenigsegg har också installerat en storbildsskärm, som de kallar GhostNet-TV, i fabrikens fika- och lunchrum där medarbetarna har möjlighet att surfa runt i systemet.

Högre kvalitet och säkerhet med integrerat ledningssystem

Ett av huvudmålen med den nya digitala arbetsplats-lösningen var att skapa bättre struktur, ordning och reda bland information, processer och interna samarbeten. Detta för att förenkla arbetet för medarbetarna, öka transparensen och förbättra sökbarheten men också för att stärka informations-, certifierings- och processkvaliteten.

– Idag är det väldigt enkelt för medarbetarna att hitta, förstå och uppdatera processer och dokument. Alla verksamhetsprocesser finns nu tillgängliga via länkade processkartor under fliken How we work på GhostNet. Här kan användarna klicka sig fram till olika processer och styrande dokument. Fördelen med det integrerade lednings- och dokumentsystemet är också att vi säkerställer att det bara finns en version av varje dokument. Det kan vara rent farligt, i ett ostrukturerat system med flera fillagringsplatser, när flera personer tror att de alla sitter med det senast uppdaterade dokumentet, påpekar Gert.