Kungsbacka stärker sin digitala arbetsplats med nytt välstädat intranät

Kungsbacka kommun har lyft sin digitala arbetsplats med ett nytt Omniabaserat intranät och integrerad dokumenthantering. Den nya plattformen har gjort det lättare för medarbetarna att hitta, redigera och dela relevant information och styrdokument. Införandet har även resulterat i bättre kommunikation och internt samarbete samt att informations- och dokumentfloran rensats och omstrukturerats för enklare navigering, snabbare sök och effektivare hantering.

– Vår nya Omniabaserade plattform har gjort det mycket lättare för medarbetarna att hitta, redigera och samarbeta kring dokument och annan information. Vi har fått betydligt bättre ordning, kontroll och struktur i vår digitala arbetsplats och bland våra styrande dokument. Idag är intranätet mer renodlat, funktionsrikt och lättare att navigera för användarna. Samtidigt har det blivit enklare för administratörer att underhålla och anpassa lösningen och för redaktörer att publicera innehåll. Omnias integration med Microsoft 365 och Teams har också ökat användbarheten och tillgängligheten betydligt, säger Magnus Almhed, utvecklare på Digitaliseringsenheten, Kungsbacka kommun.

Vildvuxen instängd lösning krävde plattformsbyte

Kungsbacka kommun, med sina drygt 83000 innevånare, ligger vackert inbäddad mellan sjön Lygnern och Kungsbackafjorden på västkusten, knappt 3 mil söder om Göteborg. I kommunen arbetar drygt 7 900 personer. De flesta av dem arbetar inom vård, omsorg och skola. Verksamheten är organiserad inom 9 förvaltningar: Bygg- och miljö, Förskola & Grundskola, Gymnasium & Arbetsmarknad, Individ & Familjeomsorg, Vård & Omsorg, Kultur & Fritid, Kommunstyrelsens förvaltning, Service och Teknik.

Kommunens tidigare och 10 år gamla Episerverbaserade intranät var i stort behov av en förnyelse. Plattformen upplevdes som oinspirerande och innehållet hade blivit vildvuxet och svårnavigerat.

– Vi hade vuxit ur vår tidigare lösning och saknade många funktioner för att kunna kommunicera mer effektivt. Till exempel kunde vi inte distribuera notifieringar från plattformen och integrationsmöjligheterna var högst begränsade. Vi sökte därför efter en modern och standardiserad plattform, i vilken vi inte behöver utveckla så mycket själva, och som effektivt integrerar bland annat Microsofts produkter. Med Omnia fick vi all funktionalitet vi behövde och mycket mer, konstaterar Magnus.

Magnus berättar att Omnias smidiga integration med Microsoft 365 samt att man enkelt kan skapa 365-grupper och team via mallar i Omnia var egenskaper som överglänste alternativen. Införandeprojektet startade våren 2018, varpå projektteamet och redaktörerna på de olika förvaltningarna påbörjade ett omfattande innehålls- och omstruktureringsarbete.

– Det är nyttigt att byta intranätplattform eftersom det ofta medför att struktur, innehåll och processer ses över ordentligt. Vi behövde ta ett rejält omtag kring både intranätets innehåll och dokumentarkiven inför plattformsbytet. Innehållet i det tidigare intranätet var spretigt och organisatoriskt strukturerat, vilket gjorde det relativt svårt att hitta rätt och innebar att samma information kunde finnas på flera ställen. Därför är den nya strukturen ämnesorienterad så att innehållet utgår från användarens arbetsuppgifter, förklarar Magnus.

Enligt Magnus blir informationssökning och navigering mer intuitivt och hållbart i längden med en ämnesorienterad innehållsstruktur.

65 % av dokumenten gallrades bort

Innehållsarbetet innebar också att både tidigare webbsidesinnehåll och dokument rensades, uppdaterades, kategoriserades om, taggades och allokerades till rätt ägare.

– Det var ett digert arbete som tog längre tid än planerat. Bland annat gallrade vi bort cirka 65 % av dokumenten och taggade alla som skulle migreras till den nya Omniabaserade dokumenthanteringen. Vi minskade också antalet webbsidor från 3500 till omkring 1000. På det stora hela har vi fått ett mycket mer välordnat, lätthanterat och städat intranät. Dessutom har vi fått mycket bättre kontroll, ägarstyrning, spårbarhet och revisionshantering av alla dokument, framhåller Magnus.

Det nya intranätet och Microsoft 365 lanserades samtidigt till hela organisationen på våren 2019.

– Att lansera både nytt intranät och nya skrivbordsverktyg samtidigt tror jag var en fördel eftersom lösningarna fungerade som dragplåster för varandra då de är sömlöst integrerade, poängterar Magnus.

70 ninjor leder medarbetarna rätt

Som ett led i förbättringsarbetet kring den digitala arbetsplatsen tog projektteamet initiativ till att starta ett supportnätverk i Teams, för framförallt Microsofts produkter, bestående av kommunens superanvändare.

– Vi har ett 70-tal mycket duktiga medarbetare som vi kallar för ”365-ninjor”, vilka hjälper sina kollegor att förstå och använda Microsoft 365, Teams och intranätet rätt. Det ställs inga formella krav på ninjorna, men de är alla mycket engagerade och skapar stor nytta för organisationen, betonar Magnus.