Med nytt intranät tänder Signify medarbetarnas engagemang

Med ett nytt globalt och Omniabaserat intranät stärker Signify internkommunikationen och medarbetarnas engagemang. Systeminförandet har gjorts i rekordfart och har genomförts helt genom digitala kanaler.

– Med vårt nya koncernomspännande och Omniabaserade intranät förbättrar vi internkommunikationen i alla enheter världen över. Intranätet erbjuder åtkomst till alla relevanta företagsnyheter och samarbetsverktyg och säkerställer att alla medarbetare håller sig uppdaterade om aktuella lokala och globala händelser på ett effektivt och engagerande sätt. Lösningen ger oss betydligt bättre möjligheter att kommunicera Signifys berättelser internt och på det sättet stärka medarbetarnas engagemang för företaget och våra olika affärsområden, säger Elise Peursum, Integrated Communications specialist på Signify.

Distansbaserad implementering genomförd på några få månader

I över 125 år har Signify, som 2016 knoppades av från Philips, varit en pionjär inom ljusteknik och en drivande kraft för många ljustekniska innovationer. Företaget leder bland annat utvecklingen inom LED och uppkopplad ljusteknik, både på konsumentsidan och den professionella marknaden. Med huvudkontor i nederländska Eindhoven och mer än 36000 anställda i över 70 länder erbjuder Signify energibesparande ljusteknik med hög kvalitet över hela världen.

I början på 2019 startade Signify ett förändringsarbete med syfte att förbättra internkommunikationen genom att bland annat införa Teams som centralt mötes- och samarbetsverktyg. Microsoft 365 hade tidigare införts och etablerats som Signifys primära samarbets- och skrivbordsverktyg. En viktig del av förbättringen av den digitala arbetsplatsen var också att uppgradera intranätet.

– Vi gjorde en omfattande analys av marknaden för intranätplattformar där Omnia var ett av de alternativ som vi undersökte. Omnia hamnade på vår lista över de mest intressanta plattformarna och efter en mycket inspirerande demonstration beslutade vi att det var rätt lösning för oss. Det som övertygade oss är att Omnia är en Sharepointbaserad out-of-the-box-lösning med överlägsen prestanda i relation till pris och funktionalitet jämfört med konkurrerande plattformar. Omnia erbjuder också smidig integration med Microsoft 365 och Teams. Den nya plattformen hjälper oss att fortsätta vår digitala resa mot ökad effektivitet och bättre intern kommunikation, spår Signifys chef för IT-plattformar Rob Weijschede.

Införandeprojektet startade i april och det nya intranätet rullades ut över hela världen i slutet av september. Projektet har på grund av coronapandemin hanterats helt på distans via digitala kanaler. Möten och workshops har till exempel genomförts på Teams och tekniska installationer och konfigureringar har utförts via säkra fjärranslutningstekniker.

– Det är en effektiv införandemetod. Självklart är det bra om medlemmarna i projektgruppen träffas någon gång under projektet för att lära känna varandra lite bättre. Men det påverkar inte slutresultatet. Faktum är att virtuella möten tenderar att vara mer effektiva och resultatorienterade än fysiska möten. Under det här projektet märkte vi att det mest effektiva var att ha kortare men fler digitala möten. Vi hade till exempel uppföljnings- och avstämningsmöten varje vecka, förklarar Precio Fishbones projektledare Malin Lindquist.

Signifys berättelser stärker engagemanget

Ett av huvudmålen med det nya intranätet var att personalisera och strömlinjeforma informations- och navigationsstrukturen för att göra informationen mer relevant och lättare att hitta. Det grafiska gränssnittet har också lyfts till en ny nivå.

– Vårt intranät är mer attraktivt, ordnat och träffsäkert idag. Vi har reducerat innehållet och gjort användargränssnittet mer intuitivt och lättare att navigera via färre menyer och valalternativ. En av intranätets mest uppskattade nya egenskaper är den omgjorda nyhetssektionen som vi kallar Globala och lokala nyheter. Eftersom lokala berättelser är mer intressanta för våra medarbetare har de fått en mer framträdande position på startsidan. Intranätets förbättringar och den ökade personliga relevansen kommer att stärka medarbetarengagemanget avsevärt. Vi ser redan betydligt fler kommentarer och Gilla-markeringar på nyhetsartiklarna, noterar Elise.

Det har också blivit enklare att komma åt det nya intranätet via mobila enheter. Det beror bland annat på Omnias smarta responsiva gränssnitt och att användarna inte längre behöver logga in för att läsa nyheter.

– Det förbättrade och mer attraktiva mobila gränssnittet betyder mycket för våra medarbetare som har rörliga arbeten och ofta är ute och träffar kunder och samarbetspartners. De kan nu alltid hålla sig uppdaterade om det som händer på Signify och enkelt komma åt all intern information. Vi planerar också att snart lansera Omniaappen för att göra interna nyheter, samarbets- och kommunikationsverktyg ännu mer lättillgängliga, understryker Elise.