MEKO servar och samlar den svenska organisationen i Omnia
Sveriges största butiks- och verkstadskoncept för fordonseftermarknaden knyter samman medarbetare, varumärken och internkommunikation med Omnia. Plattformen ökar tillgängligheten till information, verktyg och andra resurser samt förenklar produktion och hantering av innehåll. Lösningen leder till effektivare kommunikation, ökat engagemang och en mer enad organisation.
– Vårt Omniabaserade intranät har gett oss en one-stop-shop för nyheter, information, dokument, verktyg och kunskap. Det är första gången som vi har en samlad kommunikationsplattform där vi enkelt kan navigera oss mellan vårt gemensamma intranät och de olika konceptens extranät, säger Jennie Edling, Kommunikationsansvarig på MEKO Sweden, och tillägger:
– Förutom att lösningen gjort det betydligt enklare för medarbetarna att hålla sig uppdaterade och hitta information, så leder den också till en mer sammansvetsad organisation.
Gemensam plattform vässar och effektiviserar
MEKO:s verksamhet i Sverige är med sina flera bolag och varumärken samt nära 1700 medarbetare Sveriges ledande aktör på eftermarknaden för fordon. Bland varumärkena finns marknadsledande verkstadskoncept som bland annat Mekonomen, MECA och Speedy bilservice. Tillsammans bildar de Sveriges största verkstadskedja med över 1000 anslutna verkstäder och cirka 200 butiker och expresslager.
När Jennie klev in som kommunikationsansvarig fanns ingen gemensam kommunikationsplattform eller ett organisationsomfattande intranät. Kommunikationen var därför lite spretig och utspridd på flera olika plattformar och kanaler. För att skapa en mer effektiv och sammanflätad internkommunikation behövde all information och kommunikation konsolideras i en gemensam plattform, vilket blev ett av Jennies första uppdrag.
– Vi kartlade de gemensamma behoven och förutsättningarna. Sedan mappade vi kravlistan mot relevanta plattformar på marknaden och kom snart fram till att Omnia bäst matchade våra behov. Plattformens flexibilitet och användarvänlighet för både användare och redaktörer bidrar till att skapa ett levande intranät. Integrationen med Microsoft 365 var också en avgörande hygienfaktor, berättar Jennie.
Den första versionen av intranätet byggdes och implementerades hos MEKO på bara tre månader. Därefter har bolagets olika koncepts egna sajter successivt byggts och integrerats som extranät på Omniaplattformen. Lösningen innebär att information och kommunikation både delas och separeras mellan de olika sajterna. Jennie förklarar:
– Våra olika koncepts förutsättningar och kommunikationsbehov skiljer sig åt. Om all information samlas på ett enda intranät skulle det snart bli ett fragmenterat och ganska spretigt landskap. Därför passar den här lösningen oss bra. Rent tekniskt har vi skapat ett antal extranät till vårt gemensamma intranät, där olika typer av kommunikation bedrivs utifrån tydligt definierade beskrivningar.
– Vi delar alltså inte några sidor eller kommunikationsytor mellan de olika sajterna. Däremot kan MEKO sprida information och nyheter till medarbetarna i de olika extranäten och redaktörerna kan publicera nyheter på varandras sajter vid behov.
Mer relevant kommunikation
Förutom målsättningen att skapa en gemensam, lätthanterlig och enhetlig struktur och plattform för all intern information ville MEKO även förbättra kommunikationsprocesserna. Bland annat behövde de reducera mängden mejl och annan typ av ostrukturerad kommunikation utan målgruppsanpassning.
– Tidigare, när vi saknade en gemensam och strukturerad kommunikationsplattform, mejlades det om allt möjligt. Mejlen fungerade både som informationskälla och kommunikationskanal. Nu när vi har en samlad plattform där all information om den egna anställningen, utbildning, processer, events, nyheter med mera finns lättillgängligt har mängden mejl minskat, konstaterar Jennie och tillägger:
– Inte minst har vi reducerat mycket onödig, kostsam och irrelevant kommunikation. Till exempel mejl som skickas för att få bekräftelse på mottagen information och kommunikation som saknar tydlig relevans för mottagaren.
Stärkt engagemang och lärande
Jennie berättar också att internkommunikationen blivit tydligare och mer enhetlig. Konsolideringen av information och kanaler gör att de nu kan kommunicera med alla medarbetare på ett effektivt, enkelt och säkert sätt. Tidigare krävdes många olika lösningar för att nå ut till alla.
– Nu skapar och distribuerar vi alla nyheter och annan information via vår Omniabaserade redaktörsportal. Förvaltningen och hanteringen av information och internkommunikation har förenklats betydligt. Portalens mallar, stavningskontroll och schemaläggningsfunktion samt integration med bild- och videobanker gör det lättare för oss att hålla innehållet fräscht och organisationen uppdaterad, framhåller Jennie.
Intranätet innehåller inte bara all nödvändig information och vidarelänkning till de verktyg som medarbetarna behöver för att utföra sina jobb och sköta sina anställningar. Lösningen har också pre- och onboardingsajter som ger dem som är på väg in i företaget möjlighet att förbereda sig inför anställningen och snabbt bli varma i kläderna. Ett learning center har också integrerats i intranätet. Här kan medarbetarna söka och anmäla sig till både interna och externa utbildningar samt hitta och dela instruktioner och annan kunskap.
– Vårt nya learning center, som vi kallar Lärande & utveckling, hjälper oss att driva på kunskaps- och kompetensutvecklingen. Det är ett smörgåsbord av kunskap och utbildningar som inspirerar och gör det enkelt för medarbetarna att ta ansvar för sin egen kompetensutveckling och dela kunskap, poängterar Jennie och fortsätter:
– Detta, i kombination med relevant personifierad information och att det blivit lättare att hålla sig uppdaterad om allt som händer, stärker medarbetarengagemanget. Att vi nu enkelt kan kommunicera tvärfunktionellt över bolagsgränserna ökar också samsynen, gemenskapen och det interna samarbetet.
I samband med att intranätet i Sverige snart fyller två år ser företaget fram emot fortsatt utvecklingsarbete då de insett att bäst resultat uppnås genom en tät dialog med Omnias coacher.
– Vi ser arbetet med intranätet som något ständigt pågående, i synnerhet med målet att skapa ökat medarbetarengagemang och en levande plattform för internkommunikation, understryker Jennie.
