MQ Marqet skärper sin IQ med Omnia

En av Sveriges största varumärkes- och butikskedjor för kläder har stärkt internkommunikationen, engagemanget och informationshanteringen med ett Omniabaserat intranät. Den nya lösningen har förbättrat det interna samarbetet, ökat effektiviteten och ersatt ett överflöd av redundant information med träffsäkert personifierat innehåll. Det har också blivit lättare att hitta och dela information och kunskap som underlättar arbetet i butiker och på kontor.

– Vårt nya intranät effektiviserar medarbetarnas arbete då de nu har betydligt bättre tillgång till all information de behöver för att göra ett bra jobb. Intranätet fungerar som ett välstrukturerat uppslagsverk för hela företagets resurser. Detta skapar bättre förutsättningar för att leverera starka resultat och nå nya framgångar, säger Cammy Ohlson, HR Partner på MQ Marqet, och fortsätter:

– Intranätet möjliggör träffsäker internkommunikation, där vi nu kan nå hela organisationen samtidigt med enhetlig, relevant och personifierad information. Det ökar engagemanget och skapar en känsla av närhet i alla led, vilket stärker vår gemenskap och Vi-känsla.

Logisk väg mot ökad digitalisering

MQ Marqet (MQ) har utvecklat och drivit kläd- och butikskoncept i över sex decennier. Försäljningen av både egna och andras varumärken samt second hand-plagg sker i drygt 90 egna butiker över hela Sverige och via e-handel. Företaget har sitt huvudkontor i Göteborg och ett produktionskontor i Shanghai och sysselsätter omkring 600 anställda.

MQ:s tidigare intranät var utdaterat och fungerade endast med Internet Explorer, vilket begränsade företagets möjligheter att förbättra funktionaliteten och användarupplevelsen. Dessutom hade informationsstrukturen inte hängt med i utvecklingen och det var svårt att rikta kommunikationen, vilket ledde till att medarbetarna överöstes med icke-relevant information. En stor del av den interna kommunikationen var också mejl- och pappersbaserad. Ett stort digitaliserings- och förbättringsarbete påbörjades för att effektivisera kommunikationen och erbjuda medarbetarna bättre stöd.

– Vi behövde modernisera tekniken, informationsstrukturen och även vårt sätt att kommunicera och arbeta. Medarbetarna behövde få enklare och snabbare åtkomst till information, dokument, kunskap och andra resurser. Ledningen ville kunna effektivisera processer, öka kunskapsdelningen och kompetensutvecklingen samt knyta banden mellan de olika delarna och butikerna närmre varandra, förklarar Cammy.

Efter att ha utvärderat flera aktörer fastnade MQ för Omnia då plattformen ansågs erbjuda den bästa helhetslösningen för företagets behov.

– Vi uppskattade Omnias flexibilitet och möjligheter att anpassa intranätet precis som vi ville ha det. Att plattformen är sömlöst integrerad med Microsoft 365 och har en mobilapp med hög användarupplevelse var också något som övertygade oss. Inget av det som vi velat göra har varit svårt på Omnia. Alla våra speciallösningar har kunnat realiseras på ett eller annat sätt, vilket har varit en stor fördel för oss, konstaterar Cammy.

Införandeprojektet inleddes med att MQ:s projektteam, tillsammans med Omnias coacher, utformade en ny logisk struktur för den interna informationen, kommunikationen och intranätets design. Nyckelpersoner från alla delar av verksamheten och yrkesroller involverades för att tillsammans skapa den optimala strukturen.

– Det var en stor utmaning att konkretisera och prioritera funktionaliteten för att uppnå hög användarnytta och säkerställa att plattformen uppfyller hela organisationens behov. Vi använde oss bland annat av Card Sorting-metoden för att förstå användarnas behov och beteenden. Det är en väldigt effektiv metod, där användarna visualiserar en önskvärd struktur med hjälp av rubrikkort, berättar Cammy.

Skräddarsytt vässar processerna och engagemanget

Det nya intranätet, som behållit det tidigare namnet ”IQ”, tog cirka 8 månader att realisera. Det mesta av innehållet är nyskapat eller uppdaterat. Hela det personaladministrativa systemet, inklusive en chefs- och personalhandbok, med all information kring medarbetarens anställning, är också integrerat. Under införandeprojektet skapade MQ även ett nytt SharePointbaserat och integrerat dokumenthanteringssystem.

– Dokumenthanteringssystemet är logiskt sammanflätat med och har exakt samma informationsstruktur som intranätet. Det gör det enkelt för oss att hålla reda på, uppdatera och länka in dokumenten på rätt plats i intranätet och för användarna att hitta dem, poängterar Cammy.

I stort sett all information och kommunikation på befattningsnivå är idag personifierad. Allt från menyval och nyheter till HR-information, processer, verktyg, samarbeten och dokument är även behörighets- och rollanpassat. Detta var också, enligt Cammy, ett av de viktigaste kraven på den nya lösningen:

– Att göra det lättare för medarbetarna att hitta rätt och samtidigt minska informationsmängden var ett prioriterat mål. Tidigare hanterade vi realistor och annan viktig information i flera olika kanaler, vilket skapade otydlighet och svårigheter att säkerställa att rätt information nådde fram. Nu har vi renodlat kommunikationen och samlat allt på intranätet med en tydligare och mer användarvänlig struktur. Vid snabba förändringar, exempelvis under reor, kampanjer eller viktiga uppdateringar och åtgärder i pågående projekt och processer, använder vi dessutom Omnias sign-off request-funktion för att säkerställa att informationen både når och kvitteras av rätt mottagare.

– Målgruppsstyrningen har resulterat i en mer träffsäker kommunikation som skapar effektivare processer, bättre kontroll och en kommunikation med högre relevans för medarbetarna. Det ökar deras engagemang och intresse för det som finns och händer på IQ och MQ. Hela företaget är därför bättre informerat idag.

Högre produktivitet och starkare gemenskap

Cammy berättar att antalet frågor från medarbetare som söker efter dokument, HR-information, utbildning med mera minskat kraftigt efter lanseringen. Det visar att det blivit lättare att hitta rätt och relevant information. Hon ser också att aktiviteten på intranätet och att interaktionen mellan kollegor i olika delar av verksamheten ökat:

– Varje dag får vi kvitto på att lösningen levererar de resultat vi siktar på. Bara en sådan sak som att alla medarbetare nu har ett eget användarkonto på intranätet, vilket de inte hade tidigare, gör att de hittar varandra och kan nyttja intern kompetens lättare. Det stimulerar och förbättrar gemenskapen och det interna samarbetet samt kunskapsdelningen över alla enheter och geografiska avstånd.

Enligt Cammy är de flesta processer, instruktioner och annan processrelaterad information digitaliserad och lättillgänglig idag. Allt är dessutom direkt kopplat till respektive medarbetares arbetsuppgifter och yrkesroll. Utan att kunna ge några nyckeltal på förbättringen är hon övertygad om att detta, i kombination med den digitala korsbefruktningen mellan verksamhetens olika delar, leder till högre produktivitet och lönsamhet.

– En speciallösning vi adderat till plattformen är en funktion vi kallar för Just nu. Den innehåller riktade meddelanden av kritisk karaktär. Det kan till exempel vara en kampanj eller ett byte av skyltmaterial som måste ske simultant i alla butiker. Dessa meddelanden håller medarbetarna ett extra öga på. Det ger oss både smidigare och effektivare processer och ökad kontroll, understryker Cammy.

Nyfikenhet och kunskap driver MQ framåt

Nästa steg i utvecklingen av intranätet är skapandet av en ny utbildningsportal som kommer att revolutionera MQ:s internutbildning och kompetensutveckling. Portalen ger företaget också möjlighet att digitalisera all internutbildning och få bättre kontroll över den samlade kompetensnivån.

– Vi planerar att utveckla intranätet kontinuerligt baserat på användarnas återkoppling och verksamhetens föränderliga behov. Vi bygger just nu en integrerad utbildningsportal som kommer att få stor betydelse för vår kunskaps- och kompetensutveckling. Den kommer att skapa nyfikenhet och underlätta för medarbetarna att hitta och ta del av både interna och externa utbildningar, framhåller Cammy.