Nytt globalt intranät stärker närvaron och innovationskraften på Lindab

Ventilationsbolaget Lindab har skapat ett nytt Omniabaserat intranät som vässar den interna kommunikationen och innovationskraften. Den nya lösningen leder också till förbättrad kunskapsdelning, organisatorisk sammanhållning och effektivitet.

– Med vårt nya Omniabaserade globala intranät har vi underlättat för medarbetarna att utföra sina arbeten och snabbt hitta relevant information och dokument. Alla skrivbordsverktyg och resurser finns nu tillgängliga på en enda plats. Vi når också lättare ut med kritisk och koncerngemensam information till alla, oavsett vad de gör och var i världen de är. Både engagemanget och gemenskapen kommer att stärkas genom ökad närvaro och interaktion på intranätet. Den förbättrade informationsstrukturen, flytten in i molnet och konsolideringen av allt innehåll ökar tillgängligheten rejält och gör det enklare att hålla ordning och styra kommunikationen, säger Annica Pettersson, Projektledare för intern kommunikation på Lindab.

Konsolidering i molnet krymper avstånden

Lindab är ett av Europas ledande ventilationsbolag. Företaget utvecklar, tillverkar, marknadsför och distribuerar produkter och systemlösningar för energieffektiv ventilation och ett hälsosamt inomhusklimat. Lindab erbjuder även lösningar för tak, väggar och takavvattning. Med omkring 5 000 medarbetare finns Lindab med egen verksamhet i 20 länder, i Europa och USA.

Lindabs tidigare intranät bestod av en äldre, decentraliserad och egenutvecklad SharePointbaserad lösning. Företaget ville skapa en modern, gemensam och molnbaserad kommunikations- och samarbetsplattform som knyter ihop hela koncernen och erbjuder ett bättre stöd för medarbetarna.

– Det var svårt att nå ut med information till alla i koncernen och att hitta information och dokument i vårt gamla intranät. Bland annat på grund av att all information och kommunikation var utspridd på olika SharePointsajter och dotterbolagens lokala intranät. Dessutom saknade vi bra funktionalitet för innehållshantering och målgruppsstyrning, vilket ledde till att medarbetarna översköljdes av icke-relevant och inaktuell information. Då vi också infört Microsoft 365, Teams och andra molnbaserade server- och skrivbordsapplikationer ville vi konsolidera och flytta allt in i molnet för hela koncernen, förklarar Annica.

Under hösten 2021 påbörjade Annica och hennes team arbetet med att fasa ut det gamla intranätet och bygga upp ett nytt. Projektet startade med en global användarundersökning för att ta reda på organisationens behov och önskemål.

– Det är otroligt viktigt att fastställa användarnas behov först. Annars riskerar det nya intranätet bara bli en omklädd kopia av det gamla. Organisationens behov förändras hela tiden och skiljer sig en del mellan de olika bolagen, enheterna och länderna. Vi var noga med att skapa en med verkligheten överstämmande behovsbild för alla delar av koncernen innan vi började skissa på det nya intranätet, understryker Annica.

Enligt Annica föll sig valet av plattform naturligt.

– Vi tittade på och jämförde flera intranätplattformar. Omnia framstod som ett givet val då produkten bygger på SharePoint, som vi är vana vid, och innehåller all funktionalitet vi behöver. Dessutom har Omnia rankats högt, år efter år, i flera oberoende marknadsanalyser. Vi såg också att vi kunde bygga ett intranät där den globala och lokala kommunikationen kan samsas sömlöst. Det ger oss möjlighet att krympa avstånden och uppnå en gemensam och enhetlig kommunikation utan att göra avkall på det lokala, framhåller Annica.

Målgruppsstyrning är nyckeln till delaktighet och engagemang

Införandet av Omnia startade i början på 2022 och det nya intranätet lanserades i juni samma år. Intranätet har en tvådelad informations- och navigationsstruktur där all koncerngemensam information, verktyg, HR-tjänster med mera är åtkomligt i den övergripande globala menyn och startsidan. Under den globala menyn finns en lokal meny för den enhet och bolag där medarbetaren är anställd. Här finns lokala nyheter, dokument och andra gemensamma resurser inom respektive enhet och land.

– Inledningsvis lanserade vi den globala sajten till hela organisationen. De lokala sajterna har adderats successivt i takt med att respektive bolag fått migrering och innehåll på plats. Vi är ännu inte mål men räknar med att allt kommer att ha konsoliderats i vårt gemensamma intranät inom en snar framtid. Det kommer att betyda mycket för administrationen av innehållet och för användarnas möjligheter att hitta rätt innehåll, poängterar Annica.

En nyckelkomponent bakom uppbyggnaden av det nya intranätet är målgruppsstyrningen av innehållet. Annica berättar att de bara nosat på målgruppsstyrning i det gamla intranätet. Nu med Omnias targetingfunktionalitet kan Lindab styra all information och kommunikation till rätt mottagare.

– Vi taggar alla nyheter, sidor och dokument så att medarbetarna bara får information som upplevs relevant, vilket är en stor förbättring jämfört med tidigare. Målgruppsstyrningen är helt avgörande för att öka närvaron på intranätet, användarnyttan och engagemanget. Vi försöker också stimulera medarbetarnas intresse för och användning av intranätet genom att tipsa om smarta funktioner, som till exempel Find my colleague och hur man skapar snygga organisationsscheman. Det fungerar väldigt bra, menar Annica.

Med hjälp av taggningen kan Lindabs redaktörer och kommunikationsansvariga också balansera den lokala och globala kommunikationen så att användarna inte bara surfar de lokala sidorna eller de globala. Till exempel kan lokala nyheter taggas som globala för ett visst lands medarbetare så att de måste besöka den globala sidan för att ta del av vissa lokala nyheter.

Ytterligare en viktig komponent för att öka användningen av intranätet och engagemanget är att innehållet är korrekt och uppdaterat. Enligt Annica har det aldrig varit enklare:

– Det finns många kraftfulla funktioner och lösningar i Omnia som underlättar hanteringen och administrationen av innehållet. Till exempel har vi infört rutiner för uppdatering av innehåll, vilket innebär att allt som publiceras måste ha ett revisionsdatum. Den som är ansvarig för sidan, dokumentet eller inlägget får då en påminnelse när det är dags att se över innehållet och vid behov uppdatera det.

Alla ska med

En av målsättningarna med det nya intranätet är att öka samverkan och kunskapsdelningen mellan medarbetare, enheter, bolag och länder. Den uppgraderade, molnbaserade och gemensamma kommunikationsplattformen suddar ut gränserna och för de anställda närmre varandra.

– Vi vill att kunskaps- och erfarenhetsutbytet ska öka mellan alla verksamhetsdelar. Det koncerngemensamma intranätet möjliggör detta på ett enkelt och effektivt sätt. Genom att dela insikter, framsteg och erfarenheter med varandra kommer det interna samarbetet, kompetensutvecklingen och innovationskraften att stärkas i hela Lindab, poängterar Annica och tillägger:

– En viktig del i detta arbete är att öka intranätets tillgänglighet för alla, inte minst de som arbetar i frontlinjen, på fabrikerna eller har andra rörliga arbeten. Det gör vi dels genom att tillgängliggöra intranätet på alla typer av klienter och mobila enheter, dels genom informationsskärmar i gemensamma utrymmen som lunchrum och liknande. Vi har en bra bit kvar innan vi är där vi önskar, framför allt med bolag som vi förvärvat och som inte är fullt integrerade än. Steg för steg går vi i rätt riktning.