Nytt intranät gör Lejonfastigheters medarbetare mer produktiva och rörliga

Det kommunala fastighetsbolaget Lejonfastigheter i Linköping har med ett nytt Omniabaserat intranät förbättrat den digitala arbetsplatsen och även dess tillgänglighet för medarbetare på fältet. Det har blivit betydligt enklare att hitta, dela, samarbeta kring och hålla information och dokument uppdaterade med den nya lösningen.

– Vårt nya intranät har gjort oss mer produktiva, flexibla och rörliga. Nu har vi en gemensam ingång till och yta för alla verktyg och all gemensam information. Det gör det så mycket enklare att publicera, hitta, dela och uppdatera information, processer och dokument. Omnias mobila gränssnitt och mobilapp betyder också enormt mycket för våra projektledare och andra medarbetare som dagligen besöker våra fastigheter och byggprojekt. Vårt tidigare intranät erbjöd ingen mobil åtkomst. Idag har medarbetarna tillgång till allt när de arbetar på fältet, säger Anders Verde, IT-ansvarig och Förvaltningsledare på Lejonfastigheter.

Maximal funktionalitet med minimal förvaltning

Lejonfastigheter äger, förvaltar, utvecklar samt hyr in och hyr ut lokaler och fastigheter för Linköping kommuns verksamheter inom utbildning, omsorg, kultur, sport och samhällsservice. Företaget är helägt av kommunen och har ett 90-tal medarbetare. Bland företagets 242 ägda och förvaltade fastigheter är Konsert & Kongress, Saab Arena och Linköpings Stora teater några av de mest kända.

Lejonfastigheter hade tidigare ett egenutvecklat SharePointbaserat intranät, men när beslut togs om att införa Microsoft 365 och Microsoft slutade supporta SharePoint 2013 behövde plattformen uppgraderas.

– Vi övervägde först att utveckla ett nytt intranät själva men kom snabbt fram till att det bästa alternativet var att köpa en standardplattform. Förutom att det kostar mer och tar längre tid att skapa en egen lösning, krävs det också en större förvaltningsorganisation att driva den. Dessutom kan vi med en intranätleverantör som Precio Fishbone, som har kunskap och resurser att ligga i framkant, säkerställa att vår lösning alltid följer med tiden. Omnia vann upphandlingen bland annat på grund av plattformens smidiga integration med Microsoft 365, konkurrenskraftigt pris per prestanda och väl utvecklade funktionalitet, förklarar Anders.

Införandeprojektet startade i slutet av sommaren 2020 och det nya intranätet lanserades i januari 2021.

Migrering av en miljon filer

Förutom sömlös integration med Microsoft 365 och Teams erbjuder det nya intranätet ett mer tillgängligt och lättnavigerat gränssnitt och ett nytt diariesystem, utvecklat med Omnias dokumenthantering. Integrationen med Teams sker främst via en intranätapp i Teams, vilket ger användarna tillgång till hela intranätet från Teams.

– Det har varit en stor uppgift att migrera över allt innehåll från det gamla intranätet och även andra källor till Omnia. Inte tekniskt, men utmanande vad gäller gallring, omstrukturering och samordning. Totalt har över en miljon filer förts över. Det har också krävts en del utbildning då det är stor skillnad att arbeta i SharePoint 2013 och den nya integrerade miljön med Omnia, Microsoft 365 och Teams. Vi har dock haft lite draghjälp av pandemin då alla medarbetare snabbt tvingades lära sig allt det nya, poängterar Anders.

Ökad tillgänglighet och effektivitet

Innan det nya intranätet lanserades gjorde Anders och hans team en användarundersökning om hur medarbetarna upplever den digitala arbetsplatsen och intranätet för att få fram ett slags nollvärde. Detta utfall kan de sedan jämföra framtida undersökningar mot för att se hur internt ställda effektmål uppfylls.

– När den nya lösningen varit igång några månader genomförde vi en ny användarundersökning. Bland annat tycker medarbetarna att det blivit enklare och går mycket snabbare att hitta, dela och samarbeta kring information och dokument. Framförallt har Omnia gjort det möjligt för dem att komma åt intranätets alla resurser via mobiltelefon och läsplatta. Detta har bland annat förbättrat produktiviteten ute på fältet och var en viktig anledning till plattformsbytet, framhåller Anders.

Mallar skapar ordning i flöden, dokument och samarbeten

Anders berättar att medarbetarna tycker att den ökade tillgängligheten till all intern information och intranätets resurser gjort det generellt sett lättare att arbeta och få saker gjorda. En viktig anledning är att allt nu är finns samlat på ett enda ställe. Även ledningssystemet och andra verksamhetskritiska verktyg är åtkomliga via intranätet. Med hjälp av Precio Fishbones UX-specialister har intranätets utseende, arkitektur och navigation anpassats efter medarbetarnas arbetssätt och behov.

– Vi har också lagt en del tid på att utveckla välstrukturerade intranätmallar för skapande av bland annat samarbeten i Teams. På så sätt förenklar vi inte bara arbetet för medarbetarna. Vi säkerställer också att våra samarbeten följer samma struktur och processer oavsett hur och var de skapas, understryker Anders.