Resultat över förväntan när MAN Energy Solutions blir helt digitala med Omnia

Genom att fokusera på användarupplevelsen, införa en ny förvaltningsmodell och ta hjälp av Champions för att accelerera organisationens inkörning av systemet har effekterna av MAN Energy Solutions (ES) nya intranät vida överträffat förväntningarna.

Med ett nytt Omnia- och Microsoft 365-baserat intranät har MAN ES tagit ett stort kliv framåt i arbetet med att digitalisera sin arbetsplats.
– Vår vision var att skapa ett modernt intranät som fungerar som nav för vår digitala arbetsplats och gemensam plattform för medarbetarnas digitala verktyg och upplevelser. Resultaten imponerar, säger Joseph Purse, Solution Consultant och UI/UX Team Lead på MAN Energy Solutions.

Från dinosaurie till digital

MAN ES är världens ledande leverantör av stora diesel- och gasmotorer samt turbomaskiner. Företaget erbjuder lösningar som minimerar bränsleförbrukningen och fokuserar på koldioxidreducerande tekniker och digitalisering för att leverera nytta och mervärde till kunderna.

MAN ES, som ägs av Volkswagen-koncernen, är baserat i Augsburg, i Tyskland, och har cirka 14 000 anställda på över 120 anläggningar runt om i världen.

2019 beslöt MAN ES att ersätta sitt tidigare intranät. Det hade tjänat företaget i elva år, men kunde inte längre erbjuda tillräckligt bra stöd till användarna. Faktum är att projektgruppens slogan för initiativet – "Från dinosaurie till digital" – på ett bra sätt fångar företagets nuvarande situation och framtidsvision.

– Vi ville skapa ett intranät som kan stödja nya och mer flexibla arbetssätt och göra det enkelt att hitta och dela information och kunskap. Att göra det lättare att få kontakt med kollegor och engagera sig i vår arbetsplats var också en av våra huvudprioriteringar. Idag ser vi tydligt att vårt nya intranät ökat medarbetarnas engagemang i hela organisationen, påpekar Joseph.

Eftersom Microsoft 365 redan hade introducerats i hela verksamheten 2019, beslutades det att Microsofts 365-verktyg skulle integreras med och vara hörnstenen i det nya intranätet. MAN ES beslöt också att Teams skulle användas för chatt, onlinemöten och uppgiftsbaserade samarbeten samt att SharePoint Online skulle användas för samarbetsytor, lagring och hantering av dokument och filer. Efter en omfattande marknadsundersökning ansåg projektgruppen att Omnia var den plattform som bäst kunde tillgodose deras krav och behov på ett kostnadseffektivt sätt.

En användarcentrerad lösning

Det interna UI/UX-teamet på MAN ES påbörjade processen med att specificera och designa det nya intranätet 2019. Teamet skapade fem arbetsplats-personas för att bättre förstå användarnas behov och förväntningar. De intervjuade sedan representanter för de olika personas, kartlade alla kundprocesser, genomförde användbarhetstester och skapade interaktiva trådskisser av lösningen.

– För några år sedan beslutade företaget att alla nya applikationer och ändringar av befintliga system måste gå via UI/UX-teamet. Detta för att säkerställa att nya lösningar verkligen möter verksamhetens behov. Det nya arbetssättet har haft en mycket positiv inverkan på slutresultaten och användarupplevelsen, framhåller Joseph.

Joseph berättar att hans team pratar med organisationen, bygger interaktiva trådramar och går sedan tillbaka till användarna och frågar: Var det detta ni menade? När de är säkra på att kraven och behoven är tillfredsställda kan utvecklarna börja ta fram slutlösningen. Arbetsmodellen har, enligt Joseph, fungerat utmärkt och spar dem både tid och pengar.

– Vi ser också till att involvera slutanvändarna från dag ett i processen och de interaktiva trådskisserna säkerställer ett praktiskt tillvägagångssätt. Allt arbete har bedrivits i en iterativ designprocess där medarbetarna har bidragit med mycket feedback och därigenom, steg-för-steg, hjälpt oss att förbättra och optimera användarupplevelsen, förklarar Joseph.

UX-teamets arbete och återkopplingen från engagerade slutanvändare har gjort det möjligt att skapa ett användarcentrerat intranät som fullt ut stödjer de nya arbetssätten.

Champions bidrar till framgången

Införandet av det nya Omniabaserade intranätet påbörjades våren 2020, men lades på is i några månader när pandemin bröt ut. Arbetet återupptogs sommaren samma år och det nya intranätet, som heter #CULive, lanserades ett år senare i juni 2021.

Under hela projektet har Josephs team involverat nyckelaktörer, representanter för personas, superanvändare och tidiga användare för att bygga ett intranät med perfekt passform och snabb tillvänjning. Projektgruppen rekryterade även en stor grupp så kallade "Champions" som skulle marknadsföra lösningen och erbjuda stöd till sina kollegor. En intern marknadsföringskampanj skapades också och iscensattes inför lanseringen. För att betona paradigmskiftet från ett utdaterat intranät från "dinosauriernas tidsålder" till den nya digitala tidsåldern genomförde MAN ES en mängd kommunikationsaktiviteter som verkligen stack ut.

Organisationens mottagande av #CULive har varit oerhört positivt. Joseph tror att arbetet som deras Champions gjort, i kombination med en stark kommunikation, ett ambitiöst utbildningsprogram och ett väl fungerande supportforum, har gjort stor skillnad:

– Vi såg till att introducera #CULive för våra Champions och utbilda dem innan lanseringen. Följaktligen hade vi många experter ute i organisationen som var redo att hjälpa sina kollegor på lanseringsdagen. Vi lanserade intranätet successivt och säkerställde att det fanns Champions, alla klädda i t-shirts med texten "I'm a Champion", på varje arbetsplats där medarbetarna loggade in på intranätet för första gången, berättar Joseph och tillägger:

– Från början fanns det 350 Champions och idag, ett år senare, har vi fortfarande 277 aktiva Champions på 75 platser i 47 länder och de gör fortfarande ett fantastiskt jobb!

Ny förvaltningsmodell håller användarna på gott humör och #CULive friskt

En av MAN ES viktigaste lärdomar från det tidigare intranätet är att en bra förvaltnings- och styrmodell gör användarna nöjdare och intranätet hälsosammare. Den förra lösningen hade inget bra stöd för innehållsägande och saknade mycket av den funktionalitet som krävs för att hålla innehållet strukturerat, snyggt och uppdaterat. Med Omnias inbyggda Governancefunktionalitet kan Josephs team enkelt skapa en robust förvaltningsmodell som säkerställer ett hållbart, pålitligt och uppdaterat intranät.

Modellen inkluderar till exempel användarroller och innehållsägande, livscykelprocesser, program för användarrekrytering och processer för att följa upp användartrender och -feedback etc. Enligt Joseph är det helt avgörande för intranätets framgång, användning och livslängd att ha en väl genomarbetad förvaltnings- och styrmodell på plats innan intranätet lanseras.

– Den nya förvaltningsmodellen går hand-i-hand med alla åtgärder vi har vidtagit för att driva på inkörningen av intranätet. En nyckelfaktor för att hålla användarna nöjda är att se till att intranätet alltid är uppdaterat och innehåller korrekt information som är lätt för medarbetarna att hitta, konstaterar Joseph och understryker:

– Nu har vi en förvaltningsmodell på plats som säkerställer att #CULive, och den digitala arbetsplatsen baserad på Microsoft 365, kommer att leverera affärsnytta i många år framöver!

Resultat över förväntan

Genom att introducera ett nytt Omnia- och Microsoft 365-baserat intranät har MAN ES tagit ett stort kliv framåt i digitaliseringen av sin arbetsplats. #CULive stöder flexibelt och mobilt arbete fullt ut och stärker intern kommunikation, samarbete och kunskapsdelning. Lösningen har också bidragit till att öka medarbetarnas engagemang och att förstärka den organisatoriska gemenskapen över hela världen.

– De positiva effekterna av det nya intranätet har inte bara överträffat förväntningarna. Det har även lett till förbättringar som vi inte ens planerade för när vi startade projektet. Lösningen har tagit längre tid och behövt mer resurser än vad som ursprungligen var planerat, men resultatet är fantastiskt, avslutar Joseph.

– Vårt användarorienterade arbetssätt, våra Champions och den nya förvaltningsmodellen har varit nyckelfaktorer för intranätets framgång. #CULive har verkligen hjälpt vårt företag att utvecklas från en dinosaurie till att bli helt digital, konstaterar Joseph.