Sala kommun gör det lätt att hitta rätt med nytt intranät

Sala kommun har med ett nytt Omniabaserat intranät moderniserat och ökat tillgängligheten till sin digitala arbetsplats. Det är nu betydligt enklare för medarbetarna att skapa, komma åt, hitta, redigera och dela information och dokument. Införandet har även inneburit att den interna kommunikationen, samarbetet och delaktigheten i kommunens gemensamma mål stärkts. Informationen har också blivit mer pålitlig, kontrollerad och relevant, vilket ökar engagemanget och tryggheten.

– I min roll som kommunchef tycker jag att lanseringen av intranätet har varit den enskilt mest lyckade insatsen. Det är nu lätt och framförallt möjligt att skapa delaktighet och ny information. Därmed undviks en del onödiga spekulationer ute i verksamheterna om vad som gäller och vad som är på gång. Detta skapar trygghet och, hoppas jag, en nyfikenhet på andra verksamheter inom organisationen, säger Daniel Holmvin, kommunchef på Sala kommun.

Stort behov av effektivare informationshantering och internkommunikation

Sala kommun ligger i Västmanlands län och har omkring 23 000 innevånare. Kommunen kallas också för Silverstaden då det brutits tonvis med silver här från slutet av 1400-talet fram till 1962, då den sista gruvan stängdes. Kommunen har cirka 2100 anställda och nio kontor.

Fram till hösten 2020 hade Sala kommun aldrig tidigare haft ett traditionellt intranät. Det fanns en äldre Sharepointbaserad webbplats där information och dokument kunde delas, men lösningen uppdaterades sällan och saknade många efterfrågade intranätfunktioner, integrationsstöd med mera. Kommunledningen uppmärksammade ett par år tidigare att det var svårt för medarbetarna att hitta och få åtkomst till gemensam information, interna nyheter och dokument. Det fanns även stora behov av att kunna kommunicera och samarbeta mer effektivt och att medarbetare med rörliga arbeten skulle få mobil åtkomst till en gemensam kommunikationsplattform.

– Förutom att vi var i behov av ett modernt intranät för att göra det lättare att publicera, hitta och dela information och kunskap behövde vi även skapa bättre struktur, kontroll och spårbarhet i all information. Till exempel saknades tydligt ägandeskap till informationen i vår tidigare plattform. 2018 påbörjade vi ett arbete för att kartlägga våra processer och behov. Utifrån detta underlag kunde vi genomföra en upphandling som Precio Fishbone vann då Omnia var den mest kompletta lösningen och uppfyllde våra behov på bästa sätt, konstaterar Cecilia Rasmussen, IT-projektledare på Sala kommun.

Lyckade workshops skapade engagemang

Införandet av Omnia kom igång i oktober 2019, varpå projektgruppen startade ett omfattande innehålls- och struktureringsarbete tillsammans med pilotverksamheterna. Införandeprocessen tog sammanlagt ett år och det nya intranätet lanserades först till alla chefer 10 november 2020. Tre veckor senare, den 1 december, öppnades intranätet för hela organisationen.

– Vi ville att cheferna skulle lära känna intranätet först för att sedan vara ambassadörer av plattformen för övriga medarbetare. Inför lanseringen valde vi också att bara publicera innehåll från ett antal pilotverksamheter som HR, Ekonomi och IT. Pilotverksamheterna valdes utifrån att de hade information som berörde många medarbetare. Efter en tids tester, utvärderingar och korrigeringar har vi sedan successivt publicerat innehåll från övriga enheter. Denna stegvisa utrullning har varit framgångsrik och resulterat i ett mycket uppskattat intranät, framhåller Cecilia.

Enligt Cecilia har moderniseringen av informationsplattformen förändrat organisationens arbetssätt i grunden. Det är idag avsevärt enklare att skapa och hitta information, men också att hålla den uppdaterad och relevant samt nå ut till hela organisationen.

– Intranätet är idag vår prioriterade informationskanal till hela organisationen. I samband med lanseringen begränsade vi möjligheten att skicka massmejl. Allt som ska kommuniceras till hela eller stora delar av kommunen ska kanaliseras via intranätet. För information och dialog i samarbeten, som projektgrupper, är det dock Teams som ska användas som kanal, påpekar Cecilia.

Ökad trygghet och gemenskap

Sala kommun implementerar just nu Microsoft 365 och Teams som organisationens primära samarbets- och skrivbordsverktyg, vilket underlättas av att Omnia är förberett för integration med Microsofts lösningar.

– Tack vare Omnias sömlösa integration med Microsoft 365 och Teams och att medarbetarna sedan ett år tillbaka använt och blivit hemmastadda i intranätet underlättas införandet. Med dessa lösningar på plats ökar tillgängligheten till vår samlade information och kommunikation ytterligare eftersom intranätet även kan nås via Teams och Microsoft 365, poängterar Cecilia och fortsätter:

– Sammantaget har det nya intranätet ökat effektiviteten och tryggheten eftersom vi nu snabbt och enkelt kommer åt och hittar tillförlitlig och relevant information. Genom den enhetliga och gränslösa plattformen stärks också gemenskapen, engagemanget och intresset för andras jobb och gemensamma frågor.