Vad är en digital arbetsplats och hur fungerar den?
Vad är en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats är en uppsättning applikationer och verktyg som anställda kan använda för att få sina aktiviteter och uppgifter gjorda. Den digitala arbetsplatsen erbjuder personliga, rollbaserade tjänster samt de applikationer och samarbetsverktyg som krävs för att medarbetarna ska kunna arbeta på vilken enhet som helst, var som helst. För att uppnå detta använder digitala arbetsplatser mobilitetstjänster och digital teknik för att öka medarbetarnas engagemang.
Varför behöver man en digital arbetsplats?
Det finns en oändlig lista med anledningar till varför en organisation eller ett företag bör investera i en modern digital arbetsplats. Till att börja med måste man helt enkelt göra det om man vill locka till sig de bästa talangerna. Över hela världen vänjer sig människor vid att arbeta i moderna digitala och online-miljöer. I efterdyningarna av pandemin förväntar sig många kunskapsarbetare idag en viss grad av digitalisering och avvisar jobb som inte erbjuder en flexibel och hybrid arbetsmodell.
För det andra kommer en digital arbetsplats med all säkerhet att öka din organisations flexibilitet, effektivitet, produktivitet, smidighet, transparens, innovation och övergripande prestanda. Processer kommer att utföras mer effektivt och i stor utsträckning automatiskt, kommunikation och samarbete kommer att löpa smidigare, anställda kommer att lägga mindre tid på att söka efter information, samtal och verktyg och mer tid på att förbättra verksamheten, interna och externa relationer kommer att stärkas och kostnader som vanligtvis hänförs till den traditionella arbetsplatsen, såsom kontorshyra, resekostnader mm., kan minskas.
Missa inte våra inspelade webbinarier
om intranät och den digitala arbetsplatsen
Vad är en strategi för en digital arbetsplats?
Nyckeln till en framgångsrik digital arbetsplats ligger i ett effektivt genomförande av en digital arbetsplatsstrategi som driver på en verklig kulturförändring. Det är kulturen som i slutändan avgör i vilken utsträckning medarbetarna kommer att använda sig av den digitala arbetsplatsen och hur den kommer att förbättra organisationens resultat. För att kunna utveckla en strategi för en digital arbetsplats som leder till framgång måste man först ta reda på hur medarbetarna föredrar att arbeta. Det är meningslöst att försöka implementera en strategi som ser bra ut på pappret, passar alla eller innehåller den senaste tekniken. Börja med att prata med organisationen och utarbeta din strategi därefter.
En strategi för en digital arbetsplats bör omfatta fyra områden:
- Anställda. Det är detta det handlar om - att bygga en digital miljö som hjälper de anställda att arbeta mer effektivt och att kommunicera, samarbeta, lära, växa och knyta kontakter bättre och med mindre ansträngning. Målet är att förbättra medarbetarupplevelsen, skapa relationer över organisatoriska och geografiska gränser och möjliggöra synergisk kunskapsdelning.
- Teknik. Det är uppenbart att det är tekniken som möjliggör den digitala arbetsplatsen. De flesta organisationer har redan en digital verktygslåda på plats som innehåller olika applikationer som e-post, skrivbordsapplikationer etc. Denna verktygslåda måste innehålla all den teknik som behövs för att stödja affärsplanen och de arbetssätt som en grundlig undersökning av medarbetarnas behov och preferenser kommer fram till.
- Kontroller. Detta handlar om de styrningsstrukturer och ledningsprocesser som behövs för att hålla den digitala arbetsplatsen uppdaterad, robust, säker och hälsosam. Informationsflödet måste också överensstämma med organisationens policyer och branschregler.
- Mål. Som med alla större investeringar är det viktigt att ha en tydlig vision av slutmålet. Annars kanske du investerar i en ny plattform och applikationer som inte ger förväntat resultat. Din vision för den digitala arbetsplatsen måste stämma överens med affärsmål och organisationens behov och önskemål. Prata med medarbetarna och gör hemläxan innan du börjar skissa på ramarna för den digitala arbetsplatsen.
Fördelar med en digital arbetsplats
En digital arbetsplats innebär en mängd fördelar för en organisation. Med en digital arbetsplats kan du:
- Öka effektiviteten och produktiviteten. Medarbetarna får jobbet gjort snabbare och med färre fel. Genom att använda automatiserings- och AI-teknik kan många rutinbaserade och även mer sofistikerade processer automatiseras, vilket eliminerar kostnader och tidskrävande manuellt arbete.
- Förbättra sökbarhet och kvalitet. Genom att ha all information och alla dokument tillgängliga på ett och samma ställe och via sökmotorer, skrivbord, samarbetsprogram och andra digitala applikationer minskar den tid och ansträngning som användarna lägger på att leta efter saker. Med rätt verktyg för projekt-, ärende- och processtyrning förbättras kvaliteten på organisationens prestationer. Kvaliteten på processer, produkter och tjänster kommer också att gynnas av en högre grad av digitalisering eftersom det lämnar mindre utrymme för fel, upptäcker avvikelser snabbare och stimulerar innovation på grund av ökad transparens och kunskapsdelning.
- Öka medarbetarnas tillfredsställelse, flexibilitet och skalbarhet. En digital arbetsplats ökar medarbetarnas flexibilitet och ger dem möjlighet att bättre balansera sina liv genom att de kan arbeta var och när det passar dem bäst. Detta tenderar att öka medarbetarnas tillfredsställelse och lojalitet. Det ger också företaget och organisationen ökad flexibilitet och skalbarhet för att växa och ta tillvara nya affärsmöjligheter eller anpassa sig till oväntade störningar i verksamheten.
- Öka transparensen och sammanhållningen. Att samla all kommunikation, information, dokument, mediefiler, verktyg och andra resurser på ett ställe gör det lättare för medarbetarna att få tillgång till och hitta allt de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Om informationen är tillgänglig för alla skapas “en enda version av sanningen”, vilket förstärker informationens ’tillförlitlighet och pålitlighet. Därmed förhindras onödiga feltolkningar, falska nyheter och dåliga beslut baserade på felaktig information. Och när alla får tillgång till samma information samtidigt och enkelt kan diskutera frågor via t.ex. ett socialt medieverktyg som Yammer, stärks den organisatoriska sammanhållningen.
- Attrahera digitala talanger. En digital arbetsplats är helt enkelt en hygienfaktor för människor som värdesätter balans mellan arbete och fritid och har en hybrid- eller distansarbetsmodell som en förutsättning för att ens överväga ett jobb. Dessa potentiella talanger är ofta väl insatta i molntjänster, sociala medier och andra moderna applikationer för kommunikation och samarbete online. Om du vill ha dem ombord måste du tillgodose deras behov.
- Minska omkostnaderna. Med en komplett virtuell arbetsplats kan du skära ner på resekostnader, kontorshyra och andra kostnader som kommer med ett kontor.
- Öka resultatet. En digital arbetsplats och affärsmodell leder till olika kostnadsbesparingar och ger organisationen möjlighet att påskynda processer, lärande, innovation och utveckling, försäljning och time-to-market. Som ett resultat kommer den övergripande prestandan att förbättras, vilket ökar vinsten.
BRANSCHRAPPORT
Omnia - bäst i test sju år i rad
Omnia har tilldelats ClearBox Consultings "Intranet Choice Award" sju år i rad. I den oberoende rapporten "Intranet and Employee Experience Platforms Report" slår man fast att Omnia levererar heltäckande funktionalitet, imponerande prestanda och en utmärkt användarupplevelse på alla klienter, från mobiler till informationstavlor. För mer information, ladda ned den kostnadsfria rapporten här.
Hur skapar man en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats kombinerar i huvudsak tre viktiga element: teknik, processer och kultur. Ramverket för den digitala arbetsplatsen måste omfatta alla dessa element. Här är en färdplan för att skapa en framgångsrik digital arbetsplats:
Definiera nuläget.
Identifiera organisationens nuvarande processer, verktyg och arbetssätt. Ta reda på hur medarbetarna helst vill arbeta och hur den digitala arbetsplatsen kan stödja dessa behov.
Involvera interna intressenter.
Samla projektgruppen för den digitala arbetsplatsen från alla centrala delar av organisationen. Förutom IT-avdelningen kommer även personalavdelningen att spela en viktig roll. Fastställ hur en digital arbetsplats kan stötta medarbetarna i kontakten med kunder och externa parter.
Stäm av mot målen.
Skapa en strategi med tydligt definierade mål i linje med organisationens vision. Identifiera hur den digitala arbetsplatsen kan stödja företagets värderingar, förbättra medarbetarnas arbetstillfredsställelse och andra viktiga faktorer.
Välj rätt plattform.
Implementera den nya plattformen och verktygen för att skapa en enhetlig användarupplevelse, stärka organisationens sammanhållning och uppfylla era mål och behov.
Utse en katalysator för förändring.
Det är alltid svårt för människor att ändra sina arbetsmetoder och ta till sig ny teknik. Etablera processer för förändringshantering för att stödja införandet av en ny digital upplevelse.
Kontinuerliga förbättringar.
Genomför regelbundna medarbetarundersökningar och skapa automatiska rapporter om användarnas beteende. På så sätt kan ni bedöma hur medarbetarna använder den digitala arbetsplatsen och hur den kan utvecklas./p>
Upplev Omnia!
Upptäck hur Omnia kan hjälpa din organisation att öka medarbetarnas engagemang.
Lär dig hur Omnia kan hjälpa din organisation att förbättra intern kommunikation, produktivitet och medarbetarnas engagemang.
Under demonstrationen möter du experter med många års erfarenhet som delar med sig av värdefulla insikter.
Vilka är de olika komponenterna i en digital arbetsplats?
Verktygslådan för att skapa en framgångsrik digital arbetsplats kan delas in i åtta kategorier:
- Produktivitet: Applikationer som hjälper anställda att utföra sina uppgifter effektivt, t.ex. skrivbordsapplikationer som Microsoft Word, Excel och PowerPoint, etc.
- Affärsapplikationer: Online- eller lokala lösningar som ERP, HR-system, ledningssystem och CRM.
- Kommunikation: Applikationer som gör det möjligt för både ledning och anställda att publicera, distribuera och dela information, t.ex. intranät, e-post, bloggar och informationsspecifika portaler.
- Samarbete: Lösningar som stödjer effektiva interna samarbeten som är enkla att hantera och att samarbeta kring och dela information, planer och filer med. Dessa lösningar inkluderar communities, team- och samarbetsytor, online-möten, wikis och appar för sociala medier för företag.
- Meddelanden: Applikationer för snabb kommunikation, t.ex. plattformar för chatt/direktmeddelanden, mobila meddelanden och mikrobloggar.
- Anslutningsmöjlighet/Konnektivitet: Lösningar som hjälper anställda att snabbt hitta och kontakta experter och kollegor i hela organisationen, till exempel medarbetarkataloger, personliga profiler och organisationsscheman.
- Kunskap och innovation: Lösningar som gör det möjligt för organisationen att samla och dela kunskap och att få feedback och idéer från de anställda för att driva förbättringar och innovation, till exempel kunskapsbaser och communities, FAQ, omröstningar och enkätapplikationer.
- Mobilitet: Verktyg och applikationer som gör att de anställda kan arbeta var som helst, som surfplattor, smartphones, bärbara datorer, fjärrscanners, VPN-nätverk, responsiva intranät och intranät som är tillgängliga via inbyggda mobilappar etc.
Upplev Omnia!
Upptäck hur Omnia kan hjälpa din organisation att öka medarbetarnas engagemang.
Lär dig hur Omnia kan hjälpa din organisation att förbättra intern kommunikation, produktivitet och medarbetarnas engagemang.
Under demonstrationen möter du experter med många års erfarenhet som delar med sig av värdefulla insikter.
Fler vanliga frågor
Vad innebär digital transformation på arbetsplatsen?
Digital omvandling, eller transformation, på arbetsplatsen definieras som integrationen av digital teknik i praktiskt taget alla delar av en organisations processer, vilket i grunden påverkar verksamheten och hur värde skapas. Digital transformation är också en fråga om kulturell förändring eftersom det kräver att organisationer förändrar sina sätt att tänka och arbeta. Den utmanar också gamla vanor och långvariga affärsprocesser och utforskar nya metoder, idéer och innovationer.
Vad är en digital medarbetarupplevelse (DEX)?
En relativt ny akronym i HR- och IT-jargongen är "DEX". Det är en förkortning för Digital Employee Experience, som beskriver hur arbetsgivarens teknik påverkar medarbetarna. Om IT-miljön till exempel upplevs som svårnavigerad, belamrad med svåranvända verktyg, erbjuder dåliga sökalternativ och stöds av ett osynligt IT-team, är chansen stor att ditt DEX inte är så bra. Däremot är DEX-indexet förmodligen mycket högt om medarbetarna känner sig bekväma med de verktyg som tillhandahålls, enkelt kan hitta information eller andra resurser och sällan har några problem med tekniken.
Genom att mäta organisationens DEX-index över tid och vidta åtgärder för att förbättra det kommer du att se en ökning av produktivitet, samarbete, engagemang, medarbetarnöjdhet och kvarhållande.
Hur kan ni förbättra er digitala arbetsplats?
Utvecklingen av en digital arbetsplats är aldrig avslutad. När du har implementerat en ny eller moderniserad digital arbetsplats kan du inte lägga fötterna på hyllan. Du har bara gått vidare till nästa fas, styrning och kontinuerlig förbättring.
Kontinuerlig förbättring är avgörande för en hållbar och välmående digital arbetsplats. Skapa policyer för styrning och fastställ och följ upp resultatmått som är anpassade till strategin för den digitala arbetsplatsen. Genomför regelbundna medarbetarundersökningar och skapa automatiska rapporter om användarbeteenden för att förstå hur de används och vad som kan förbättras. Se till att personal som ansvarar för styrningen har representation från alla delar av organisationen för att täcka alla aspekter av användarupplevelsen.
Vad är Omnia?
Omnia är en modern och flexibel Microsoft 365- och SharePoint-baserad samt paketerad intranet-in-a-box-lösning. Plattformen inkluderar spetsteknologi för kommunikation, samarbete och systemadministration som hjälper företag och organisationer att förbättra intern kommunikation, samarbete och kunskapsdelning.
Varför välja Omnia som stöd för din digitala arbetsplats?
Omnia är en prisbelönt intranätplattform som levererar ledande prestanda och en intuitiv, personlig och uppgiftsorienterad användarupplevelse på alla enheter. De kompletta intranätfunktionerna tillgodoser både enkla och komplexa publiceringsscenarier och säkerställer att innehållet ständigt är färskt och korrekt och att användarna hålls uppdaterade. Förutom ett brett utbud av funktioner inkluderar Omnia funktionalitet och stöd för dokumenthanteringssystem, i kombination med ett verktyg för processvisualisering (Process Viewer).
Omnias omfattande sociala funktioner, som smarta mallar och guider för att skapa communities, kan hjälpa en organisation att stärka sammanhållningen på arbetsplatsen och öka kunskapsutbytet och medarbetarnas engagemang. Omnias integrationsfunktioner möjliggör också smidig integration med interna och externa applikationer, vilket ger användarna en enhetlig upplevelse av den digitala arbetsplatsen.
Med Omnia kan ett företag eller en organisation konsolidera och integrera hela sitt informationsarkiv, sina dokument, processer, samarbeten och verktyg på en och samma plats. Med en enda ingångspunkt får organisationerna en "enda version av sanningen" för sina dokument. Detta kommer att öka produktiviteten och medarbetarnas engagemang.
Upptäck hur Omnia kan hjälpa dig!
Vill du stärka dina medarbetares engagemang men vet inte var du ska börja? Vill du veta mer om Omnia eller boka en produktdemo? Kontakta oss, vi finns här för att hjälpa dig!