Förbättra den interna kommunikationen: Utnyttja styrkan i ett modernt intranät
Med en personalstyrka som är utspridd på olika platser och där distansarbete blir allt vanligare har behovet av effektiv och sömlös internkommunikation aldrig varit större. Organisationer behöver effektiva kommunikationsmetoder för att göra rätt information tillgänglig vid rätt tidpunkt och i den kanal som mottagaren föredrar. Ett modernt intranät är nyckeln till framgång.
Nedan utforskar vi hur organisationer kan utnyttja intranätet för att förbättra den interna kommunikationen. Från att implementera informationspolicyer, planera för effektiv kommunikation, säkerställa användarvänlig användning till att utvärdera och förbättra kommunikationseffektiviteten.
Förväntningar på det moderna intranätet
Innan vi diskuterar dess inverkan på den interna kommunikationen är det viktigt att förstå moderna intranät. Dagens medarbetare söker mer än bara nyhetsuppdateringar eller dokumentarkiv; de vill ha en heltäckande plattform som integrerar olika kanaler som mobilappar, digital skyltning, nyhetsbrev och anslutning till plattformar som Microsoft Teams, Viva Engage eller Slack.
Ett användarvänligt gränssnitt som erbjuder personaliserade upplevelser på olika enheter, fungerar som ett nav för alla behov på den digitala arbetsplatsen. Robusta nätverksfunktioner, samarbetsverktyg och sömlös integration med appar från tredje part är alla viktiga komponenter i ett modernt intranät. Organisationen förväntar sig också anpassningsbar varumärkesprofilering och omfattande förvaltnings- och analysfunktioner för att driva ett framgångsrikt intranätsinitiativ.
När du har skapat ett intranät som täcker ovanstående punkter har du en utmärkt plattform för att förbättra kommunikationsrutinerna - och öka medarbetarnas engagemang.
Att bara ha ett modernt intranät på plats är dock ingen garanti för förbättrad intern kommunikation. Framgång hänger på flera faktorer, från att besluta om en robust förvaltningsplan till att följa upp resultaten med hjälp av realtidsanalyser av användning, räckvidd och användarinteraktioner. Det handlar också om effektiva verktyg för kommunikatörer och om att leverera budskap till rätt användare i rätt kanal. Låt oss utforska några viktiga framgångsfaktorer:
Besluta om informationspolicy
En stark förvaltningsplan med policyer för hur olika typer av innehåll ska hanteras är avgörande för att ditt intranät ska bli framgångsrikt. Planen kommer att stödja konsekvens, användarvänlighet och anpassning till organisationens mål. Den kan innehålla riktlinjer för hantering av innehåll, mallar, layouter, metadata, inställningar och mycket mer. När planen är beslutad lägger den grunden för en positiv användarupplevelse, även när innehållet och lösningen växer över tid.
Förvaltningsplanen kan också innehålla strukturer för att säkerställa att intranätet förblir säkert, kompatibelt, tillgängligt och i linje med organisationens mål.
Effektiva kommunikationsmetoder
Effektiva metoder är avgörande för att förbättra den interna kommunikationen. Genom att skapa en kommunikationshub på intranätet kan du ge ditt team möjlighet att planera, samarbeta, välja kanaler, schemalägga och publicera nya inlägg och innehåll.
Vi rekommenderar att organisationen upprättar en robust innehållsstrategi för att säkerställa att intranätet förblir en värdefull resurs för medarbetarna. En årlig kommunikationsplan kan också vara av stort värde.
Förse kommunikatörer med rätt verktyg
Det moderna intranätet levereras med kraftfulla verktyg för att skapa, publicera, marknadsföra, kvalitetssäkra och utvärdera innehåll. Det är också viktigt att lösningen gör det möjligt att varumärkesanpassa innehållet på ett sätt som speglar organisationens designriktlinjer och kultur.
Du behöver tillgodose flera roller med olika behov inom kommunikationsprocessen, från redaktörer, innehållsägare och designers som efterfrågar en sofistikerad publiceringsmiljö till utgivare som uppdaterar en webbsida ett par gånger om året. Den första gruppen kommer att efterfråga mediehantering, exakt målgruppsanpassning och grundlig analys - medan den senare förväntar sig ett tillräckligt enkelt verktyg.
För att förbättra kommunikationsrutinerna rekommenderar vi också att plattformen ska göra det möjligt att marknadsföra innehåll i interna sociala kanaler som Teams, Viva Engage och via e-post.
Säkerställ en användarupplevelse som främjar delaktighet
För att hålla din publik intresserad måste du rikta rätt meddelanden till rätt personer på den enhet som mottagaren väljer. Det moderna intranätet ger en visuellt tilltalande upplevelse i webbläsare, men gör det också möjligt att ansluta lösningen till Microsoft Teams. För användare som föredrar att använda en mobil intranätapp, titta på nyheter på digitala skyltar eller få ett veckobrev - dessa kanaler bör också vara tillgängliga. Publicera på ett ställe men leverera i många kanaler kan vara mantrat för kommunikationsteamet.
För att säkerställa att alla användare vill använda det moderna intranätet och vet hur de ska göra, kan det vara en bra idé att använda handledningar, videokurser och mikrokurser för att förklara hur medarbetarna kan få ut mesta möjliga av lösningen.
Följ upp och utvärdera resultat
Att titta på siffror hjälper dig att se om ditt intranät fungerar och hitta sätt att göra det bättre. I ett modernt intranät kan du övervaka användning, räckvidd, användarbeteende och användarinteraktioner i realtid - och agera när innehållet behöver marknadsföras ytterligare. Att övervaka och analysera om ditt budskap tas emot av rätt målgrupper ger värdefulla lärdomar för att optimera framtida kommunikation.
För att utvärdera hur den interna kommunikationen fungerar rekommenderar vi också att organisationer använder feedbackkanaler, enkäter och undersökningar för att förstå användarnas åsikter.
Läs mer om att förbättra den interna kommunikationen
Sammanfattningsvis är ett modernt intranät ett kraftfullt verktyg för att förbättra den interna kommunikationen inom organisationer. Genom att ha en solid förvaltningsplan, strukturerade kommunikationsriktlinjer, användarvänliga gränssnitt och möjligheter till övervakning i realtid kan ett modernt intranät driva produktivitet, innovation och organisatorisk framgång.
För att lära dig mer om hur du kan förbättra internkommunikationen med resultat över förväntan, läs denna kundstudie från MAN Energy Solutions eller se detta 14-minuters webbinarium om att förbättra internkommunikationen.
Genom att implementera beprövade metoder och lära sig av andras erfarenhet kan organisationer utnyttja den fulla potentialen hos ett modernt intranät för att förändra sin interna kommunikation. Att ha en strategisk kommunikationsplan och ge konkreta exempel och tips på hur företag kan förbättra sin internkommunikation är avgörande för att driva engagemang och framgång.
Att investera i ett modernt intranät och att prioritera internkommunikation är en nyckel till att skapa en sammanhängande och högpresterande organisation. Genom att sätta medarbetarna i centrum och ge dem de verktyg och den information de behöver kan organisationer frigöra den fulla potentialen hos sin arbetsstyrka och uppnå extraordinära resultat.
Så ta steget idag och börja resan mot att förbättra din internkommunikation genom att utnyttja styrkan i ett modernt intranät. Framtiden för ditt företag och dina medarbetares framgång beror på det.
