Rödl & Partner trimmar processer och kunskapsdelning med Omnia

Det internationella revisions- och konsultföretaget Rödl & Partner har skapat ett nytt processhanteringssystem och intranät baserat på Omnia. Den nya plattformen hjälper företaget att hålla affärskritiska processer och information, som instruktioner och regelverk, uppdaterade och korrekta. Lösningen stöder också Rödl & Partner i arbetet att förbättra den interna kommunikationen, kunskapsdelningen och internt samarbete samt föra verksamhetens olika delar närmre varandra. Tillgängligheten till både lokal och koncerngemensam information har också förbättrats.

– Med Omnia har vi skapat en modern, skalbar, flerspråkig, decentraliserad, koncerngemensam och framtidsorienterad kommunikationsplattform. Det hjälper oss förbättra kunskapsdelningen och vår interna kommunikation, både globalt och lokalt. Lösningen har också stärkt kontrollen över och förenklat hanteringen av våra affärsprocesser och styrande information, säger Edin Visnjic, Senior Manager för Rödl & Partners Center of Excellence Intelligent Automation, och tillägger:

– Hanteringen av och åtkomsten till våra mallar, regler och annan affärskritisk information har förbättrats avsevärt. Våra medarbetare kan nu hitta det de behöver snabbt och enkelt, trygga i förvissningen om att all information är pålitlig. Innehållsägare kan också känna sig säkra på att varje sida, mall och dokument de ansvarar för är uppdaterade och korrekta. Allt tack vare Omnias smarta publicerings- och förvaltningsverktyg.

På jakt efter en modern och skalbar global lösning

Rödl & Partner har sitt huvudkontor i Nürnberg, Tyskland, och hjälper tyska företag över hela världen med revision och andra konsulttjänster. Personalstyrkan på 5 800 advokater, skatterådgivare, management- och IT-konsulter samt revisorer finns på 110 kontor i 50 länder.

Företagets tidigare intranät var föråldrat och saknade nödvändiga funktioner för planerade förbättringar. Bland annat ville de göra det enklare för medarbetarna att hitta instruktioner, regelverk och annan relevant information. De ville också förbättra process- och innehållslivscykelhanteringen samt få bättre stöd för flerspråkigt innehåll och obegränsad skalbarhet för fortsatt expansion.

– Under det senaste decenniet har vi vuxit snabbt över hela världen. Vårt tidigare intranät användes huvudsakligen i Tyskland och det var svårt att modernisera och skala upp. Följaktligen fanns det ett akut behov av att uppgradera vår plattform så att vi kan förbättra den interna kommunikationen, både lokalt och globalt. Vårt huvudfokus har dock varit att skapa en toppmodern process- och innehållshantering, understryker Edin.

Sömlös integration av global och lokal kommunikation

Efter en grundlig marknadsanalys valde Rödl & Partner Omnia som ny plattform för intranät och processhantering. Enligt Edin var det Omnias skalbarhet och breda uppsättning out-of-the-box-funktioner, inklusive plattformens multispråkstöd och funktionalitet för livscykelhantering som avgjorde.

– Omnias förvaltnings- och administrativa funktioner, kraftfulla stöd för flerspråkiga webbplatser och inbyggda funktionalitet för godkännandeprocesser var några egenskaper som stack ut. Vi såg att vi enkelt kunde skapa ett användarorienterat och decentraliserat intranät i flera lager som sömlöst kombinerar koncerngemensam och lokal kommunikation, förklarar Edin.

Utvecklingen och införandet av Omnia startade i mars 2023. Det nya intranätet lanserades senare samma år. I denna första utrullning är det koncerngemensamma globala intranätet tillgängligt för alla medarbetare, men än så länge har bara Tysklands lokala sajt integrerats. Rödl & Partners ambition är att successivt inkludera alla lokala sajter, på varje lands språk.

– En av fördelarna med Omnia är möjligheten att skapa en effektiv och decentraliserad förvaltningsstruktur. Lokala sajtägare och redaktörer kan enkelt skapa och publicera lokala sidor, utan att behöva ta hjälp av huvudkontorets IT-avdelning. Publiceringen görs, bokstavligen talat, bara genom ett klick på startsidan. Vi har också integrerat översättningsapplikationen DeepL i Omnia, som automatiskt översätter allt innehåll till den lokala webbplatsens språk, berättar Franciska Lurz, Business Process Manager.

– Tidigare hanterades i stort sett all innehållspublicering av IT-avdelningen. I cirka 50 workshops, med nyckelpersonerna på våra olika enheter, har vi tillsammans strukturerat innehållet för Tyskland och skapat en problemlösande navigeringsstruktur, fortsätter Franciska.

Automatisk process- och innehållshantering ökar pålitligheten

Edin och hans team har försökt bygga in så mycket automatisering som möjligt i publicerings- och arbetsflödesprocesserna för att eliminera manuellt arbete och öka kvaliteten på informationen. De viktigaste är processerna för godkännande, granskning och arkivering.

– I vår bransch är det mycket viktigt att hålla sig uppdaterad om regulatoriska förändringar, standarder och branschpraxis. Dessutom har Rödl & Partner egna riktlinjer som medarbetarna måste följa. Därför har vi i byggandet av intranätet prioriterat utvecklingen av automatiska flöden kring hanteringen av våra processer och styrande information, konstaterar Edin och exemplifierar:

– Till exempel säkerställer vår Multistep Approval Flow-process att ingenting publiceras förrän det har verifierats och godkänts av rätt beslutsfattare. Våra revisions- och arkiveringsflöden skyddar också allt innehåll från att bli gammalt och inaktuellt.

Gransknings- och arkiveringsflödena är lika enkla som de är geniala. Innehållsägaren blir automatiskt påmind 40 dagar innan revideringsdatumet löper ut. Om han eller hon misslyckas med att granska innehållet i tid arkiveras sidan automatiskt och informationen görs otillgänglig för alla utom ägaren och godkännaren.

– Det är ett självreglerande system eftersom ingen vill vara skyldig till att kritisk information blir otillgänglig för kollegorna. Ägaren blir också repetitivt påmind via e-post och notifieringar. Dessa automatiserade processer sparar oss mycket tid och reducerar manuella fel samt säkerställer hög kvalitet och tillförlitlighet för all information som publiceras på vårt intranät, menar Edin.

En enande plattform

Till skillnad från många andra revisions- och konsultföretag, som är byggda som partnernätverk, möter Rödl & Partner marknaden som ETT bolag, bildat som en internationell koncern. Med en gemensam kommunikationsplattform blir det lättare för företaget att förmedla koncerngemensamma budskap, processer, kärnvärden, nyheter och affärskritisk information. Enligt Edin kommer detta att stärka den organisatoriska sammanhållningen och företagets internationella varumärke:

– Vi tycker att det är viktigt för respektive bolag och enhet att ha sina egna intranät, som kommunicerar lokala och landspecifika nyheter, på det egna språket. Lika viktigt är det att ge alla anställda tillgång till vår koncerngemensamma kommunikation så att de kan ta del av våra gemensamma värderingar och riktlinjer samt andras erfarenheter och kunskap.

– Detta kommer att stärka vårt varumärke och öka engagemanget, samarbetet och kunskapsdelningen i vår världsomspännande organisation. Med Omnia kan vi kombinera lokala hänsyn med vår globala vision på ett sömlöst och effektivt sätt.