Dokumentcenter – spar tid och ökar effektiviteten på din arbetsplats

Genom införandet av dokumentcenter i SharePoint effektiviseras hanteringen av företagsdokumentationen . Det centraliserar dokumenthanteringen, förbättrar tillgången på information, och kommer garanterat att spara tid för medarbetarna.

Att leda en verksamhet utan en tydlig vägkarta är som att segla utan kompass. Styrande dokument, rutiner, riktlinjer och andra dokumenttyper kanske inte känns så spännande.  Som företagsledare skapar detta ett lugn och en trygghet i organisationen eftersom alla vet vad som gäller och var rätt version av alla dokument finns.

Sen sparar det enormt mycket tid för alla medarbetare som ofta lägger alldeles för mycket tid på att leta information, alternativt agerar utan kompass eftersom man inte ens är medveten om att den finns. Frågan är ju då – var hamnar man? 

Vad är dokumentcenter? 

Vi brukar kalla en samling dokumentbibliotek i SharePoint med olika dokumenttyper med tillhörande metadata, tillgängliga för hela företaget, eller en grupp av medarbetare, för dokumentcenter.  

I ett dokumentcenter finns ofta dokument som är taggade med viktig information (metadata) och ofta finns dessutom flöden kopplade till dessa. Flöden kan gälla en godkännandeprocess eller en konvertering av godkända dokument till PDF. 

Dokumenten som lagras i ett dokumentcenter kan visas på intranätet och det går att vara säker på att behörigheterna styrs från en central plats – har jag inte rättigheter att se dokumentet så kommer jag inte att se det i olika dokumentlistningar heller. 

Hur kommer jag igång med mitt dokumentcenter? 

Precio Fishbone har en egen modell för att angripa behovet av uppstyrd dokumentation. Vi hjälper er igenom processen att identifiera vilka dokumenttyper som finns i organisationen, identifiera metadata och vilka som ska anges för respektive dokumenttyp samt vilka flöden som behöver finnas. Vi arbetar i workshops tillsammans med nyckelpersoner i företaget – ofta är det medarbetare som skapar dokument, som godkänner och som publicerar dessa – som tillsammans prioriterar och arbetar fram en plan för vilka dokumenttyper vi ska jobba vidare med. 

Vi hjälper er också att konfigurera upp en webbplats för dokumenten, metadata och innehållstyper samt sätter upp flöden enligt Microsofts best practice. 

Vi rekommenderar en mjukstart där en delmängd av alla dokument ingår i en POC (Proof Of Concept) med en mindre mängd användare. När den är implementerad och verifierad kan den med fördel byggas på med fler dokumenttyper. Dokumentation av lösningen tar vi fram hela vägen så att ni sedan kan välja att ta oss till hjälp även framåt eller ta över arbetet med dokumentcenter själva. 

Vad händer sen? 

Eftersom dokumenthantering är ett rörligt mål, nya dokumenttyper och behov kan uppstå, så är vi gärna en del av er dokumentförvaltning och kan bistå er med råd, tips och vägledning även i fortsättningen. 

Eller så väljer ni att fortsätta på egen hand med stöd av dokumentationen och kanske något samtal med oss emellanåt bara. 

Det viktiga är att ni har fått koll på era dokument, vet att de dokument som visas i sökfunktionen faktiskt är korrekta, godkända och tillgängliga! 

Några praktiska tips 

Ofta känns uppgiften övermäktig – ni kanske har filtjänster med dokument, det finns dokument på någons personliga OneDrive, i Teams osv – så tänk på följande tips: 

• Bjud in viktiga personer – som arbetar mycket med dokument och som har mycket att vinna på att det blir ordning och reda bland dokumenten. 
  Kommunicera med några som konsumerar dokument, det vill säga som söker efter dokumenten och hur dom vill hitta dessa. 
• Se till att hitta gemensamma metadata som kan förvaltas på ett ställe och återanvändas och underhållas på ett enkelt och enhetligt sätt. 
• Börja i liten skala! När många dokumenttyper har identifierats så välj ut några få som ni börjar med, sen kan man utöka när det flyter på bra! 

Kom ihåg att tidsbesparingar och minskad frustration hos personalen är den målbild ni siktar mot. 

Vill ni veta mer, tveka inte att kontakta oss så berättar vi gärna mer om hur vi arbetar med dokumentcenter!